Das Dokument wird dort bearbeitet, wo es ist, ohne es herunterzuladen

So funktioniert es

1. 01

   Im Editor öffnen

   Aus der Vorschau, «Im Editor öffnen»: Word, Excel, PowerPoint und die offenen Formate werden in OnlyOffice bearbeitet. Die Datei bleibt im Archiv verschlüsselt; die vorherige Version bleibt 90 Tage.

2. 02

   Annotieren, kommentieren, erwähnen

   Acht Werkzeuge auf dem PDF, vom Freihandstrich bis zum Pfeil. Im Kommentarpanel schreiben Sie @Giulia und sie erhält die Benachrichtigung; die Reaktionen schließen die Diskussion ohne eine weitere Nachricht.

3. 03

   Wer die Datei geöffnet hat, sehen Sie

   Wenn ein Kollege die Datei vom Desktop öffnet, erscheint das Schloss-Symbol in Echtzeit bei allen anderen. Die Sperre läuft von selbst ab, wenn der Computer ausgeschaltet wird.

Was Sie tun können

• OnlyOffice integriert

  Dokumente, Tabellen und Präsentationen im Browser, mit PDF-Vorschau jeder Office-Datei auch ohne sie zu öffnen.

• PDF-Annotator

  Stift, Textmarker, Text, Rechteck, Kreis, Pfeil, Linie, Radierer. Das annotierte PDF ist eine neue Version, das Original bleibt.

• Text- und Code-Editor

  Über vierzig Erweiterungen — .md, .json, .csv, .sql, .py — mit Zeilennummern und Syntaxhervorhebung, direkt an der Datei im Archiv.

• Kommentare mit Erwähnungen und Reaktionen

  Diskussionen mit Antworten zu Dateien und Ordnern, Erwähnungen mit Autovervollständigung, gelesen/ungelesen. Externe Autoren werden bei Bedarf anonymisiert.

• Chat und Pinnwand

  Ein an den Ordner oder Workspace gebundener Chat mit seinen Mitgliedern. Auf der Pinnwand werden Dateien, Ordner und Hinweise für alle angeheftet.

• Dokumentvorlagen

  Das Angebot, das Auftragsschreiben, das Protokoll: fertige Vorlagen, aus denen die neue Datei entsteht, schon im richtigen Ordner.

Vertiefungen

Schreiben und kommentieren

• Kollaborativer Editor

  Kein «herunterladen, bearbeiten, als v2 hochladen». Das Word, Excel oder PowerPoint öffnet sich im Browser, in Files, mit OnlyOffice. Öffnet es auch ein Kollege, schreiben Sie gemeinsam in derselben Sitzung, und das Abzeichen auf der Datei sagt «Marco + 1 weitere arbeiten daran».

• Texteditor

  Eine .txt-Notiz, die .yaml-Konfiguration, das aus dem ERP exportierte .json, die .md der Verfahrensanweisung: Sie öffnen und korrigieren sich in Files, mit einem Editor, der das Format versteht. Ohne Download, ohne Editor-App, ohne erneutes Hochladen.

• Unternehmensdokumente

  In jedem Unternehmen kursiert eine «Briefpapier_v3_FINAL_ok.docx» per E-Mail. Mit Unternehmensdokumente leben die Vorlagen an einem Ort: Wer einen Brief schreiben muss, macht «Neu aus Vorlage» im Kundenordner, und das Dokument entsteht schon formatiert, bereit im Online-Editor.

• Kommentare

  «Haben wir Klausel 4 nun geändert?» — im Chat gefragt, geht es verloren; als Kommentar auf dem Vertrag geschrieben, bleibt es dort mit der Antwort, der Reaktion und wer es gelesen hat. Die Kommentare liegen auf der Datei oder dem Ordner, mit Erwähnungen, die benachrichtigen, Threads, die Ordnung halten, und einem Zähler für Ungelesene.

An PDFs arbeiten

• PDF-Annotation

  Der zu prüfende Vertragsentwurf, der Plan mit dem zu markierenden Fehler, das mit «Genehmigt» zu stempelnde Angebot: Man öffnet das PDF in Files und zeichnet darüber — Stift, Textmarker, Text, Pfeile, Formen, Stempel, Notizen. Dann speichert man: auf dem Original, als neue Version, oder auf einer Kopie.

• PDF-Formulare ausfüllen

  Die Selbsterklärung, das Bankformular, der Urlaubsantrag: PDFs mit fertigen Feldern. In Files füllen Sie sie aus, wo sie liegen — Text, Kästchen, Dropdowns, Auswahlen, Unterschrift — und speichern das ausgefüllte Formular als neue Version oder als Kopie. Kein Drucken, kein schiefer Scan.

• PDF bearbeiten

  Das originale Word gibt es nicht mehr, das PDF hat einen Tippfehler auf Seite 3 und der Anhang fehlt. PDF bearbeiten öffnet die Datei im OnlyOffice-Editor: Sie schreiben den Text neu, fügen Seiten hinzu oder entfernen sie, speichern. Die vorherige Version bleibt im Verlauf; wenn Sie möchten, arbeiten Sie auf einer Kopie.

Zurückgehen

• Versionen

  Jemand hat über das richtige Angebot gespeichert. Die neu hochgeladene Preisliste hatte die falsche Spalte. Der in OnlyOffice korrigierte Vertrag hat einen Artikel verloren. In Files ist keines davon ein Problem: Jedes Mal, wenn sich der Inhalt einer Datei ändert, bleibt der vorherige im Verlauf, mit Nummer, Datum und Größe. Er wird heruntergeladen, an seinen Platz zurückgelegt.