La raccolta di documenti da clienti e fornitori, guidata
Flow trasforma la raccolta di documenti in un percorso guidato: chiedi i file giusti alle persone esterne, con scadenze e promemoria, su server in Europa.
Raccogliere documenti è una caccia infinita
Email avanti e indietro, file sbagliati o nel formato errato, solleciti a mano: senza un percorso guidato la raccolta si trascina e non sai mai a che punto sei.
Il problema
- Email infinite per chiedere e richiedere i documenti.
- File mancanti, sbagliati o nel formato che non va.
- Solleciti a mano e nessuna idea di chi ha caricato cosa.
Con Flow
- Una richiesta guidata: chiedi i file giusti, con scadenze e promemoria automatici.
- Formati e obbligatorietà controllati: arriva solo ciò che serve.
- Stato in tempo reale: sai chi ha caricato, cosa manca e cosa validare.
Dalla richiesta alla cartella ordinata, in un solo flusso
Flow non è un semplice modulo di caricamento: progetti il flusso una volta — quali documenti chiedere, in che ordine, con quali regole — e ogni cliente o fornitore segue lo stesso percorso guidato. Tu controlli avanzamento, scadenze e validazione da un’unica dashboard, e i file arrivano già ordinati nelle cartelle di Kamzan Files.
I tipi di step di caricamento
Un flusso si compone di step: scegli il tipo giusto per ogni richiesta — file singoli, caricamento libero, voci ripetute o una domanda.
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Caricamento singolo
Uno o più box per caricare file singoli. Puoi aggiungere più box nello stesso step.
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Caricamento multiplo
Un unico box dove la persona può caricare più file insieme.
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Caricamento ripetibile
La persona aggiunge N voci con etichetta e file — es. una busta paga per dipendente.
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Domanda
Il partecipante risponde a una domanda a scelta singola, multipla o testo libero.
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Compilabile
La persona compila un modulo con campi predefiniti, direttamente nel flusso.
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Firma
La persona firma un documento in modo digitale, senza stamparlo né scansionarlo.
Costruisci il flusso come vuoi
Definisci aree, topic, step e campi: per ogni step scegli il tipo — caricamento singolo o multiplo, ripetibile, domanda, compilabile o firma — i formati accettati e cosa è obbligatorio. Scegli anche come si presenta a chi carica, a step o in pagina unica, con una panoramica sempre sott’occhio. Trascini, duplichi e riordini in pochi click, senza toccare una riga di codice.
Flusso individuale o co-flusso
Scegli come si compila il flusso: una sola persona dall’inizio alla fine, oppure più persone insieme sullo stesso flusso.
Una persona, dall’inizio alla fine
Una sola persona compila tutti gli step del flusso, in autonomia.
Più persone, ognuna il suo pezzo
Più persone sullo stesso flusso. Per ogni step decidi:
- Assegni lo step alla persona giusta
- Nascondi gli step che non la riguardano
Dalla richiesta alla cartella ordinata, in un solo flusso guidato: i documenti giusti, dalle persone giuste, senza rincorrere nessuno.
Logica condizionale: il flusso si adatta
In base alle risposte, gli step giusti compaiono e quelli inutili spariscono. Ogni persona vede solo ciò che la riguarda — niente campi fuori posto.
Validazione
Ogni documento è controllato prima di chiudere la raccolta
Flow non si limita a raccogliere i file: ti fa verificare che siano quelli giusti. Ogni documento passa per la validazione — un validatore lo approva o lo rifiuta con una motivazione, e chi ha caricato riceve la richiesta di ricaricarlo.
- Approva o rifiuta con motivazione Ogni file diventa approvato, rifiutato o in attesa. Il rifiuto parte con una nota, anche da modelli pronti.
- Più validatori e scadenze Assegni più validatori a una raccolta, con una scadenza entro cui completare i controlli.
- Richiesta di ricaricamento Quando un file è rifiutato, chi ha caricato riceve la richiesta e ricarica solo quel documento.
Validazione dei documenti, con i ruoli giusti
Quando serve, attivi la validazione: ogni documento caricato viene controllato e approvato o rifiutato prima di chiudere la raccolta. Ognuno ha il suo ruolo.
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Caricatori
Caricano i documenti richiesti — anche senza un account: basta il link.
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Validatori
Controllano ogni file e lo approvano o rifiutano, con una motivazione.
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Coordinatori
Supervisionano i flussi per le aziende a cui sono associati.
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Responsabili
Hanno accesso alla raccolta e possono gestire le raccolte.
Flow parla con il resto dell’ecosistema
La raccolta documenti non resta isolata: Flow si integra con gli altri prodotti Kamzan, con un solo accesso e i dati condivisi.
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Kore CRM
Clienti, aziende e contatti sono condivisi con il CRM: invii le richieste ai contatti giusti senza reinserire nulla.
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Ksign
I documenti raccolti passano alla firma digitale con Ksign, senza uscire dall’ecosistema.
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Files
I file validati arrivano ordinati nelle cartelle di Files, con i permessi che già gestisci.
Tutto quello che serve per raccogliere documenti
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Costruttore di flussi
Progetti il flusso con aree, argomenti e step: struttura gerarchica, modalità wizard passo-passo o pagina unica, bozza e pubblicazione.
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Tipi di campo e di step
Campi per PDF, immagini, documenti e fogli — singoli o multipli, obbligatori o facoltativi — più step modulo, domanda e firma digitale.
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Logica condizionale e scadenze
Mostri o nascondi aree e step in base alle risposte e imposti scadenze per flusso, area, argomento o singolo step.
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Portale caricatori e link pubblico
Chi deve caricare accede dal portale con login OTP via email o SMS, oppure da un semplice link pubblico senza account — con l’avanzamento sempre visibile.
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Coordinatori, validatori e uploader
Ruoli dedicati per ogni fase: il coordinatore segue i suoi clienti, il validatore controlla i file e l’uploader carica anche per conto di altri, esterni o interni all’azienda.
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Domande, risposte e commenti
Chi carica fa domande e riceve risposte; il team usa commenti interni e pubblici per coordinarsi su ogni pratica.
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Promemoria e notifiche
Promemoria automatici di scadenza via email e SMS, notifiche di completamento e centro notifiche in-app, con email a marchio dell’azienda.
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Sicurezza e integrazione
File cifrati e isolamento multi-tenant: i documenti raccolti arrivano ordinati nelle cartelle di Kamzan Files, condivisi con il resto dell’ecosistema.
Domande frequenti su Flow
Chi carica i documenti deve avere un account?
No: Flow invia un link sicuro, così gli utenti esterni caricano i file senza un account Kamzan.
Posso decidere quali documenti chiedere?
Sì: con Flow costruisci workflow guidati che indicano esattamente quali documenti caricare e in che ordine.
Posso impostare delle scadenze?
Sì: Flow gestisce scadenze e promemoria automatici, riducendo i solleciti manuali.
Dove sono conservati i documenti raccolti?
I dati di Flow sono su server in Europa, cifrati e conformi al GDPR, integrati con l’ecosistema Kamzan.