Videokonferenz-Software für Unternehmen: So wählen Sie die richtige Plattform
Für die Wahl einer Videokonferenz-Software für Ihr Unternehmen gehen Sie davon aus, wie Sie Besprechungen tatsächlich abhalten: wie viele Personen teilnehmen, ob externe Kunden dabei sind und was nach dem Gespräch bleiben soll. Die Videoqualität ist inzwischen fast überall ähnlich: den Unterschied machen Kontrolle, Sicherheit und die Anbindung an die Werkzeuge, die Sie täglich nutzen.
Worauf Sie achten sollten
- Wie Gäste hereinkommen: Ein Kunde muss per Link teilnehmen können, ohne ein Konto anzulegen.
- Wer wen hereinlässt: Ein Warteraum und Moderationsrechte des Organisators vermeiden böse Überraschungen.
- Wo die Daten liegen: Fragen Sie, wo Aufzeichnungen und Transkripte landen.
- Vertraulichkeit: Für heikle Termine braucht es zusätzlichen Schutz, etwa Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
- Aufzeichnung und Einwilligung: Die Teilnehmenden müssen wissen, wann die Besprechung aufgezeichnet wird.
- Was danach bleibt: Aufzeichnung, Transkript und Protokoll sparen Zeit.
- Anbindung an die Arbeit: Kalender, Einladungen und Erinnerungen sollten ohne manuelle Schritte funktionieren.
Fragen, die Sie sich vorab stellen sollten
- Wie viele Besprechungen haben Sie pro Woche, und mit wie vielen Personen?
- Wie viele davon betreffen Kunden oder externe Lieferanten?
- Halten Sie Online-Kurse ab, bei denen die Anwesenheit erfasst werden muss?
- Wer muss nachlesen können, was beschlossen wurde?
Die Wahl nach Einsatzzweck
| Hauptzweck | Was am meisten zählt |
|---|---|
| Interne Besprechungen | Schneller Start und Kalender |
| Termine mit Kunden | Link ohne Konto und Warteraum |
| Vertrauliche Termine | Verschlüsselung und Kontrolle über die Daten |
| Schulung aus der Ferne | Anwesenheit, Quiz und Teilnahmebescheinigungen |
| Beschlüsse zum Nachlesen | Transkript und Protokoll |
Die häufigsten Fehler
- Nur auf den Preis schauen: Die Zeit, die nach der Besprechung verloren geht, kostet mehr als die Lizenz.
- Private Konten nutzen: Aufzeichnungen und Kontakte bleiben außerhalb des Unternehmens.
- Die Gäste vergessen: Wenn der Kunde Mühe hat hereinzukommen, beginnt die Besprechung schlecht.
- Ohne Test entscheiden: Machen Sie einen Probelauf mit einer echten Besprechung.
Besprechungen mit kMeeting
kMeeting ist die Videokonferenz von Kamzan: Sie läuft im Browser, ohne Installation, auf Servern in Europa. Kunden kommen per Link herein, für vertrauliche Termine gibt es die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, und aus der Aufzeichnung entstehen Transkript und Protokoll.
Wenn Sie für die Protokolle zuständig sind, lesen Sie wie Sie ein Besprechungsprotokoll schreiben.
Alex