Besprechungsprotokoll: So schreiben Sie es, mit praktischem Beispiel

6. November 2026 Team Kamzan

kMeeting
Riunioni

Ein Besprechungsprotokoll ist das Dokument, das festhält, was besprochen und beschlossen wurde und wer was zu tun hat. Ein gutes Protokoll ist kurz: Wer gefehlt hat, soll in zwei Minuten die Beschlüsse und die nächsten Schritte verstehen. Sie müssen nicht alles mitschreiben, sondern das, was die Arbeit verändert.

Manche Versammlungen, etwa Gesellschafter- oder Eigentümerversammlungen, haben eigene Regeln: Fragen Sie dazu jemanden, der sich damit auskennt. Dieser Leitfaden betrifft Arbeitsbesprechungen.

Was es enthalten muss

Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung.
Teilnehmende und Abwesende.
Themen der Tagesordnung.
Beschlüsse, klar formuliert.
Aufgaben mit Verantwortlichem und Frist.
Nächster Termin, falls geplant.

Wie Sie es in 5 Schritten schreiben

Bereiten Sie die Gliederung vorab vor, ausgehend von der Tagesordnung.
Notieren Sie Beschlüsse und Aufgaben, nicht jeden Satz.
Schreiben Sie es sofort: Nach einigen Tagen gehen die Details verloren.
Lassen Sie es gegenlesen von der Person, die die Besprechung geleitet hat.
Verschicken Sie es innerhalb eines Tages an Teilnehmende und Abwesende.

Ein Beispiel

Fortschrittsbesprechung zum Projekt Website 12. Januar, 10:00 Uhr, online Anwesend: Maria, Paolo, Sara. Abwesend: Luca.

Beschlüsse

Die Lieferung wird für den 26. März bestätigt.
Die neue Preisseite kommt in die erste Version.

Aufgaben

Aufgabe	Verantwortlich	Frist
Texte an den Kunden senden	Maria	15. Januar
Preisseite vorbereiten	Paolo	22. Januar
Zeitplan mit Luca prüfen	Sara	13. Januar

Nächster Termin: 26. Januar, 10:00 Uhr.

Die häufigsten Fehler

Alles mitschreiben: Niemand liest es.
Vage Beschlüsse: „Wir prüfen das“ ist kein Beschluss.
Aufgaben ohne Namen: Was allen gehört, erledigt niemand.
Zu spät verschicken: Nach einer Woche nützt es nichts mehr.

Das Protokoll mit kMeeting

Mit kMeeting entstehen Transkript und Protokoll aus der Aufzeichnung der Besprechung, sodass Sie sie nur noch prüfen müssen. Wenn Sie ein Werkzeug auswählen, lesen Sie wie Sie eine Videokonferenz-Software für Unternehmen auswählen.