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Erweiterung von Files

Die dreißig Dokumente des Kunden kommen in seinem Ordner an, schon geprüft

Ein Finanzierungsvorgang, ein Onboarding, eine Due Diligence: Dutzende Dokumente, die von Personen ohne Konto anzufordern sind. Aus dem Ordner des Kunden in Files eröffnen Sie eine Flow-Sammlung: Wer liefern muss, erhält seine Liste, lädt hoch, ein Prüfer kontrolliert — und was durchkommt, erscheint im Files-Ordner, verknüpft mit der Sammlung.

Demo anfragen Überblick über Files

Files führt das Archiv, Flow sammelt

Flow ist das Kamzan-Produkt, um Dokumentation von externen Teilnehmern anzufordern: Flüsse angeforderter Dokumente, Fristen, Validierung, Erinnerungen. Die Erweiterung verbindet es mit einem Files-Ordner über einen Assistenten, der per Rechtsklick startet: Name der Sammlung und Kunde; welcher Fluss — die Liste der Dokumente, die der Kunde liefern muss, einmal in Flow definiert; Optionen und Fristen; Modus; Prüfer — wer kontrolliert, dass das Dokument das richtige ist; Teilnehmer. Von diesem Moment an zeigt der Ordner die Verknüpfung zur Sammlung, mit einem Klick, der Flow öffnet, und die gelieferten und geprüften Dokumente liegen darin, mit den Berechtigungen des Ordners. Wer nicht Flow-Administrator ist, sieht den Ordner und die Dokumente; die Verknüpfung verwaltet, wer Flow hat.

So funktioniert es

  1. Eröffnen Sie die Sammlung aus dem Ordner

    Rechtsklick → Dokumentation anfordern: Der Assistent fragt Name und Kunde, den Dokumentenfluss, Optionen, Fristen, Modus, Prüfer, Teilnehmer. Sieben Schritte, vor und zurück.

  2. Die Teilnehmer liefern in Flow

    Sie erhalten die Einladung, sehen die Liste dessen, was fehlt, laden Dokument für Dokument hoch. Kein Kamzan-Konto; Erinnerungen und Fristen verwaltet Flow.

  3. Das Geprüfte kommt in Files an

    Der Prüfer kontrolliert; die akzeptierten Dokumente erscheinen im verknüpften Ordner, wo sie die Berechtigungen, Versionen und alles andere von Files haben. Die Verknüpfung zur Sammlung bleibt auf dem Ordner.

Dreißig Dokumente anzufordern ist Arbeit für Flow. Sie zu behalten ist Arbeit für Files.

Was Sie tun können

  • Einmal definierte Flüsse

    «Lieferanten-Onboarding»: Registerauszug, Unbedenklichkeitsbescheinigung, Police, IBAN. In Flow definiert, für jeden Lieferanten wiederverwendet, ohne die Liste neu zu schreiben.

  • Validierung vor dem Archiv

    Ein falsches Dokument kommt nicht in den Ordner: Der Prüfer schickt es aus Flow an den Teilnehmer zurück. In Files kommt das richtige an.

  • Sichtbare Verknüpfung

    Der Ordner zeigt die verknüpfte Sammlung und öffnet sie mit einem Klick in Flow. Archivierte Sammlungen erscheinen nicht mehr.

  • Berechtigungen von Files

    Die angekommenen Dokumente sind Dateien des Ordners: Wer ihn sieht, sieht sie, mit Stufen, Wasserzeichen, Aufbewahrung, allem.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zur Dateianfrage?

Die Dateianfrage ist für die Mitglieder von Files: ein oder wenige Dokumente, an Kollegen mit einem Konto. Flow ist für Externe ohne Konto, mit langen Listen, eigener Validierung und Erinnerungen. Der Link «Dokumentenanfrage» ist die Minimalversion, für eine oder zwei Dateien.

Braucht man Flow?

Ja: Die Erweiterung ist die Brücke, die Sammlung macht Flow. Ist Flow nicht aktiv, erscheint der Eintrag nicht.

Wer kann eine Sammlung aus dem Ordner eröffnen?

Wer die Berechtigung «Dokumentenanfrage» auf dem Ordner und eine Rolle in Flow hat. Die Verwaltung der Sammlung — Teilnehmer, Fristen — bleibt in Flow, bei den Flow-Administratoren.

Die anderen Funktionen von Files

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