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Estensione di Files

I trenta documenti del cliente arrivano nella sua cartella, già controllati

Una pratica di finanziamento, un onboarding, una due diligence: decine di documenti da chiedere a persone che non hanno un account. Dalla cartella del cliente in Files apri una raccolta di Flow: chi deve consegnare riceve il suo elenco, carica, un validatore controlla — e quello che passa compare nella cartella di Files, collegata alla raccolta.

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Files tiene l’archivio, Flow raccoglie

Flow è il prodotto Kamzan per chiedere documentazione a partecipanti esterni: flussi di documenti richiesti, scadenze, validazione, promemoria. L’estensione lo aggancia a una cartella di Files con un wizard che parte dal tasto destro: nome della raccolta e cliente; quale flusso — l’elenco dei documenti che il cliente deve fornire, definito una volta in Flow; opzioni e scadenze; modalità; validatori — chi controlla che il documento sia quello giusto; partecipanti. Da quel momento la cartella mostra il collegamento alla raccolta, con un click che apre Flow, e i documenti consegnati e validati stanno lì dentro, con i permessi della cartella. Chi non è amministratore di Flow vede la cartella e i documenti; il collegamento lo gestisce chi ha Flow.

Come funziona

  1. Apri la raccolta dalla cartella

    Tasto destro → Richiedi documentazione: il wizard chiede nome e cliente, il flusso di documenti, opzioni, scadenze, modalità, validatori, partecipanti. Sette passi, avanti e indietro.

  2. I partecipanti consegnano in Flow

    Ricevono l’invito, vedono l’elenco di cosa manca, caricano documento per documento. Niente account Kamzan; promemoria e scadenze li gestisce Flow.

  3. Il validato arriva in Files

    Il validatore controlla; i documenti accettati compaiono nella cartella collegata, dove hanno i permessi, le versioni e tutto il resto di Files. Il collegamento alla raccolta resta sulla cartella.

Chiedere trenta documenti è lavoro di Flow. Tenerli è lavoro di Files.

Cosa puoi fare

  • Flussi definiti una volta

    «Onboarding fornitore»: visura, DURC, polizza, IBAN. Definito in Flow, riusato per ogni fornitore, senza riscrivere l’elenco.

  • Validazione prima dell’archivio

    Un documento sbagliato non entra nella cartella: il validatore lo rimanda al partecipante da Flow. In Files arriva quello giusto.

  • Collegamento visibile

    La cartella mostra la raccolta collegata e la apre in Flow con un click. Le raccolte archiviate non compaiono più.

  • Permessi di Files

    I documenti arrivati sono file della cartella: chi la vede li vede, con livelli, watermark, retention, tutto.

Domande frequenti

Che differenza c’è con la Richiesta file?

La Richiesta file è per i membri di Files: uno o pochi documenti, a colleghi con un account. Flow è per esterni senza account, con elenchi lunghi, validazione e promemoria propri. Il link «richiesta documenti» è la versione minima, per un file o due.

Serve avere Flow?

Sì: l’estensione è il ponte, la raccolta la fa Flow. Se Flow non è attivo, la voce non compare.

Chi può aprire una raccolta dalla cartella?

Chi ha il permesso «Richiesta documentazione» sulla cartella e un ruolo in Flow. La gestione della raccolta — partecipanti, scadenze — resta in Flow, agli amministratori di Flow.

Le altre funzionalità di Files

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