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Erweiterung von Files

Eine E-Mail pro Empfänger, mit seinem Link und seinem Passwort

Statt einen Link in Outlook zu kopieren, schreiben Sie die Adressen in Files: Jede Person erhält ihre eigene E-Mail mit ihrem eigenen Link, ihrem eigenen Passwort — wenn Sie wollen per SMS, auf einem anderen Kanal — und Sie sehen, ob die E-Mail zugestellt wurde. Wenn drei Kanzleien denselben Abschluss erhalten, wissen Sie, wer ihn geöffnet hat.

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Unabhängig von den öffentlichen Links

Die Freigabe per E-Mail ist ein eigener Kanal: Sie kann auch in einem Unternehmen aktiviert werden, das die öffentlichen Links abgeschaltet hat, weil der Empfänger benannt ist, nicht jeder, der die URL hat. Die Optionen sind dieselben — Berechtigungen, Passwort, Ablauf, E-Mail-Verifizierung oder OTP, Kenntnisnahmeerklärung — aber auf bestimmte Personen angewendet, eine Zeile je Person: Adresse, und wenn nötig Vorwahl und Nummer für das Passwort per SMS. Den Text schreiben Sie selbst oder nehmen ihn aus einer Vorlage des Unternehmens; der Versand wird mit dem Ergebnis registriert — zugestellt, in Prüfung, nicht registriert — und alles landet im Verlauf der Freigabe.

So funktioniert es

  1. Schreiben Sie die Empfänger

    Rechtsklick → Teilen → E-Mail. Eine Zeile pro Person: Tab wechselt von Adresse zu Vorwahl zu Nummer, Enter öffnet die nächste Zeile. Bereits verwendete Adressen werden aus dem Adressbuch vervollständigt.

  2. Berechtigungen, Sicherheit, Text

    Rolle oder einzelne Berechtigungen, Passwort — mit der Option, es per SMS zu senden —, Ablauf, E-Mail-Verifizierung oder OTP, Kenntnisnahme. Betreff und Nachricht schreiben Sie oder wählen sie aus einer Vorlage; mit einer Voreinstellung des Administrators ist das Fenster schon ausgefüllt.

  3. Senden und Ergebnis prüfen

    Jeder Empfänger hat sein Abzeichen: E-Mail zugestellt, gesendet und in Prüfung, SMS abgeschickt. Der Verlauf der Freigabe sagt, wer was wann erhalten hat; ein Empfänger zu viel wird ausgeschlossen, ohne den Versand an die anderen zu wiederholen.

Drei Empfänger, drei Links, drei Antworten auf die Frage «Wer hat es geöffnet?».

Was Sie tun können

  • Passwort auf einem anderen Kanal

    Wenn das Unternehmen einen SMS-Anbieter konfiguriert hat, reist das Passwort per Nachricht und der Link per E-Mail: Wer nur eines von beiden abfängt, öffnet nichts. Die Nummer wird im Adressbuch gespeichert.

  • E-Mail- und SMS-Vorlagen

    Betreff und Text fertig für die wiederkehrenden Fälle — «Versand Vorgangsdokumente», «Entwurf zur Durchsicht» — mit der individuellen Nachricht, wo die Vorlage sie vorsieht.

  • Zustellergebnis

    Nicht einfach «gesendet»: zugestellt, in Prüfung, Ergebnis nicht registriert. Wenn der Kunde sagt «ist nicht angekommen», haben Sie die Antwort, bevor Sie antworten.

  • Adressbuch, das sich von selbst füllt

    Jede verwendete Adresse landet im persönlichen Adressbuch des Nutzers, mit Telefon, wenn vorhanden. Beim nächsten Mal reicht es, zu tippen zu beginnen.

  • Nur der Name des Unternehmens

    Wenn Sie möchten, zeigt die Seite, die der Empfänger öffnet, «Geteilt von Rossi & Partner», nicht Ihren Namen und Ihre E-Mail.

  • Ein Schalter für das ganze Unternehmen

    Wie bei den öffentlichen Links kann der Administrator die Freigabe per E-Mail abschalten: Der Reiter und die entsprechende Berechtigung in den Zugriffsstufen verschwinden.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zum Senden des öffentlichen Links aus Outlook?

Der öffentliche Link ist einer für alle; hier hat jeder Empfänger seinen eigenen, also sind Statistiken, Kenntnisnahme und Ausschlüsse pro Person. Zudem geht der Versand von Files aus, mit Zustellergebnis und Verlauf, und das Passwort kann per SMS reisen.

Muss der Empfänger ein Konto haben?

Nein. Er erhält eine E-Mail mit dem Link zur Files-Seite; wenn Sie ein Passwort oder die E-Mail-Verifizierung gesetzt haben, gibt er sie dort ein. Um mit Kollegen zu teilen, die schon Kamzan haben, nutzt man dagegen den direkten Zugang zum Ordner.

Kann ich an viele Personen zugleich senden?

Ja: eine Zeile pro Person im selben Fenster, dieselben Optionen für alle, ein Link je Person. Und wenn einer es doch nicht erhalten sollte, schließen Sie ihn aus dieser einen Freigabe aus.

Die anderen Funktionen von Files

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