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Erweiterung von Files

Wenn «Passwort und Ablauf» nicht reichen

Ein vertrauliches Angebot, eine Due Diligence, ein Vertrag vor der Unterzeichnung: Der Link soll nur einmal funktionieren, oder zwanzig Minuten lang, oder erst nach Annahme einer Vertraulichkeitsvereinbarung. Das sind die «erweiterten» Optionen des öffentlichen Links, freigeschaltet durch eine eigene Berechtigung.

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Im selben Fenster, nicht in einem separaten Ablauf

Passwort, Ablauf und E-Mail-Verifizierung sind Standard und stehen im Formular des Links. Die erweiterten Optionen erscheinen als Abschnitt «Erweitert» darunter, für alle mit der Berechtigung «Erweiterte Link-Sicherheit» auf dem Ordner: Download-Limit, Einmal-Link, zeitlich begrenzte Sitzung, NDA-Annahme. Nur vier Dinge, die, die das Risiko wirklich verändern. Das NDA kommt aus einer Bibliothek pro Unternehmen, die der Administrator in den Einstellungen hochlädt — PDF, mit einem Standard — und wer den Link öffnet, liest und akzeptiert es, bevor er den Inhalt sieht: Name, E-Mail, Datum, Uhrzeit, Zeitzone und IP-Adresse bleiben zu Beweiszwecken gespeichert.

So funktioniert es

  1. Laden Sie das NDA in die Bibliothek

    Einstellungen → Link-Sicherheit: Der Administrator lädt die PDFs der Vertraulichkeitsvereinbarungen hoch und markiert eines als Standard. Jedes Dokument ist verschlüsselt und vom Dateiarchiv getrennt.

  2. Öffnen Sie «Erweitert» am Link

    Beim Erstellen des öffentlichen Links, unter den Basisoptionen: maximal N Downloads, Einmal-Link, Sitzung von N Minuten, NDA erforderlich — mit welchem Dokument. Sie kombinieren sie nach Bedarf: Einmal-Link und NDA für den Vertragsentwurf, 3 Downloads für die Broschüre.

  3. Der Öffnende passiert das Tor

    Die öffentliche Seite zeigt das zu lesende NDA, fragt Name und E-Mail und das Häkchen «Gelesen und akzeptiert». Erst danach erscheint der Inhalt, für die vorgesehene Zeit und Downloads. Die zweite Öffnung eines Einmal-Links findet die Tür verschlossen, auch vom selben Browser.

Das vertrauliche Dokument wird einmal gesehen, zwanzig Minuten lang, nach der Unterzeichnung. Der Rest sind gute Absichten.

Was Sie tun können

  • Download-Limit

    Der Link liefert die Datei beim Download N+1 nicht mehr aus. Nützlich bei Angeboten: eines für den Kunden, nicht eines für jede Weiterleitung.

  • Einmal-Link

    Eine einzige Öffnung. Neu laden oder erneut öffnen gibt keinen Zugang mehr; ein neuer Link ist nötig. Für das Dokument, das einmal gesehen werden soll und fertig.

  • Zeitlich begrenzte Sitzung

    Ab der ersten Öffnung bleibt der Zugang für die angegebenen Minuten gültig, dann schließt sich der Link. Leer = kein Limit. Es ist der Lesesaal, nicht das Archiv.

  • NDA mit Annahmenachweis

    Dokument nach Wahl aus der Bibliothek oder das Standarddokument. Die Annahme wird mit E-Mail, Datum, Uhrzeit, Zeitzone und IP registriert, mit der DSGVO-Information auf der Seite.

  • Eine Berechtigung pro Ordner

    «Erweiterte Link-Sicherheit» steht in der Zugriffsstufe: In «Recht» haben sie alle, in «Marketing» niemand. Erfordert die aktive Erweiterung Öffentliche Links.

Häufige Fragen

Hat das online akzeptierte NDA Gültigkeit?

Die Annahme wird mit erklärter Identität und verifizierter E-Mail, Datum, Uhrzeit, Zeitzone und IP registriert: Das ist der Nachweis, dass diese Person dieses Dokument gesehen und vor dem Zugriff auf «akzeptieren» geklickt hat. Für eine Unterschrift mit voller Gültigkeit gibt es kSign, und beides lässt sich kombinieren.

Verbraucht sich der Einmal-Link auch, wenn der Empfänger sofort schließt?

Ja: Die Öffnung zählt, nicht das Lesen. Wenn der Empfänger versehentlich geschlossen hat, schicken Sie ihm einen neuen Link — das ist der Preis des Einmal-Links. Für etwas mehr Spielraum nutzen Sie die zeitlich begrenzte Sitzung.

Wo sind die Druck- und Screenshot-Sperren?

Das ist eine separate Funktion auf Plattformebene, die auch innerhalb von Files gilt, nicht nur bei Links: Drucken, Screenshot, Rechtsklick und Kopieren erschwert, mit Bildschirm, der sich abdeckt, wenn das Fenster den Fokus verliert. Sie finden sie auf der Seite Sicherheit und Aufbewahrung.

Die anderen Funktionen von Files

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