Um produto

Extensão do Files

Os trinta documentos do cliente chegam à sua pasta, já controlados

Um processo de financiamento, um onboarding, uma due diligence: dezenas de documentos a pedir a pessoas que não têm conta. A partir da pasta do cliente no Files abre uma recolha do Flow: quem tem de entregar recebe a sua lista, carrega, um validador controla — e o que passa aparece na pasta do Files, associada à recolha.

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O Files guarda o arquivo, o Flow recolhe

O Flow é o produto Kamzan para pedir documentação a participantes externos: fluxos de documentos pedidos, prazos, validação, lembretes. A extensão liga-o a uma pasta do Files com um assistente que parte do botão direito: nome da recolha e cliente; que fluxo — a lista dos documentos que o cliente tem de fornecer, definida uma vez no Flow; opções e prazos; modo; validadores — quem controla que o documento é o certo; participantes. A partir desse momento a pasta mostra a ligação à recolha, com um clique que abre o Flow, e os documentos entregues e validados estão lá dentro, com as permissões da pasta. Quem não é administrador do Flow vê a pasta e os documentos; a ligação gere-a quem tem o Flow.

Como funciona

  1. Abra a recolha a partir da pasta

    Botão direito → Pedir documentação: o assistente pede nome e cliente, o fluxo de documentos, opções, prazos, modo, validadores, participantes. Sete passos, para a frente e para trás.

  2. Os participantes entregam no Flow

    Recebem o convite, veem a lista do que falta, carregam documento a documento. Nenhuma conta Kamzan; lembretes e prazos gere-os o Flow.

  3. O validado chega ao Files

    O validador controla; os documentos aceites aparecem na pasta associada, onde têm as permissões, as versões e tudo o resto do Files. A ligação à recolha fica na pasta.

Pedir trinta documentos é trabalho do Flow. Guardá-los é trabalho do Files.

O que pode fazer

  • Fluxos definidos uma vez

    «Onboarding de fornecedor»: certidão, DURC, apólice, IBAN. Definido no Flow, reutilizado para cada fornecedor, sem reescrever a lista.

  • Validação antes do arquivo

    Um documento errado não entra na pasta: o validador devolve-o ao participante a partir do Flow. Ao Files chega o certo.

  • Ligação visível

    A pasta mostra a recolha associada e abre-a no Flow com um clique. As recolhas arquivadas deixam de aparecer.

  • Permissões do Files

    Os documentos chegados são ficheiros da pasta: quem a vê vê-os, com níveis, marca de água, retenção, tudo.

Perguntas frequentes

Que diferença há em relação ao Pedido de ficheiros?

O Pedido de ficheiros é para os membros do Files: um ou poucos documentos, a colegas com conta. O Flow é para externos sem conta, com listas longas, validação e lembretes próprios. A ligação «pedido de documentos» é a versão mínima, para um ou dois ficheiros.

É preciso ter o Flow?

Sim: a extensão é a ponte, a recolha fá-la o Flow. Se o Flow não estiver ativo, a entrada não aparece.

Quem pode abrir uma recolha a partir da pasta?

Quem tem a permissão «Pedido de documentação» na pasta e um papel no Flow. A gestão da recolha — participantes, prazos — fica no Flow, com os administradores do Flow.

As outras funcionalidades do Files

Leve os ficheiros da sua empresa para a cloud

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