Extensión de Files
Cuando «contraseña y caducidad» no bastan
Un presupuesto reservado, una due diligence, un contrato antes de la firma: el enlace debe funcionar una sola vez, o durante veinte minutos, o solo tras aceptar un acuerdo de confidencialidad. Son las opciones «Avanzadas» del enlace público, desbloqueadas por un permiso dedicado.
En la misma ventana, no en un flujo aparte
Contraseña, caducidad y verificación del correo son básicas y están en el formulario del enlace. Las opciones avanzadas aparecen como sección «Avanzadas» debajo, para quien tiene el permiso «Seguridad avanzada de enlaces» sobre la carpeta: límite de descargas, enlace de un solo uso, sesión temporal, aceptación de NDA. Cuatro cosas solo, las que de verdad cambian el riesgo. El NDA viene de una biblioteca por empresa que el administrador carga en Ajustes — PDF, con uno predeterminado — y quien abre el enlace lo lee y acepta antes de ver el contenido: nombre, correo, fecha, hora, zona horaria y dirección IP quedan registrados con fines probatorios.
Cómo funciona
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Carga el NDA en la biblioteca
Ajustes → Seguridad de enlaces: el administrador carga los PDF de los acuerdos de confidencialidad y marca uno como predeterminado. Cada documento está cifrado y separado del archivo de ficheros.
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Abre «Avanzadas» en el enlace
Al crear el enlace público, bajo las opciones básicas: máximo N descargas, un solo uso, sesión de N minutos, NDA requerido — con qué documento. Las combinas según haga falta: un solo uso y NDA para el borrador de contrato, 3 descargas para el folleto.
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Quien abre pasa el control
La página pública muestra el NDA para leer, pide nombre y correo y la casilla «He leído y acepto». Solo después aparece el contenido, durante el tiempo y las descargas previstas. La segunda apertura de un enlace de un solo uso encuentra la puerta cerrada, incluso desde el mismo navegador.
El documento reservado se ve una vez, durante veinte minutos, después de firmar. Lo demás son buenas intenciones.
Qué puedes hacer
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Límite de descargas
El enlace deja de entregar el archivo en la descarga N+1. Útil con presupuestos: uno para el cliente, no uno por cada reenvío.
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Enlace de un solo uso
Una sola apertura. Recargarlo o reabrirlo ya no da acceso; hace falta un enlace nuevo. Para el documento que debe verse una vez y basta.
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Sesión temporal
Desde la primera apertura el acceso sigue válido durante los minutos indicados, luego el enlace se cierra. Vacío = sin límite. Es la sala de lectura, no el archivo.
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NDA con prueba de aceptación
Documento a elegir de la biblioteca o el predeterminado. La aceptación se registra con correo, fecha, hora, zona horaria e IP, con el aviso RGPD en la página.
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Un permiso por carpeta
«Seguridad avanzada de enlaces» está en el nivel de acceso: en «Legal» lo tienen todos, en «Marketing» nadie. Requiere la extensión Enlaces públicos activa.
Preguntas frecuentes
¿El NDA aceptado en línea tiene valor?
La aceptación queda registrada con identidad declarada y correo verificado, fecha, hora, zona e IP: es la prueba de que esa persona vio ese documento y pulsó «acepto» antes de acceder. Para una firma con valor pleno está kSign, y ambas cosas se pueden combinar.
¿El enlace de un solo uso se consume aunque el destinatario lo cierre enseguida?
Sí: cuenta la apertura, no la lectura. Si el destinatario cerró por error, le envías un enlace nuevo — es el precio del un solo uso. Para un margen extra, usa la sesión temporal.
¿Dónde están los bloqueos de impresión y capturas?
Son una función aparte, a nivel de plataforma, y valen también dentro de Files, no solo en los enlaces: impresión, capturas, botón derecho y copia dificultados, con la pantalla que se cubre cuando la ventana pierde el foco. Los encuentras en la página Seguridad y conservación.
Las demás funcionalidades de Files
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Alex