Extensão do Files
Quando «palavra-passe e expiração» não chegam
Um orçamento reservado, uma due diligence, um contrato antes da assinatura: a ligação tem de funcionar uma só vez, ou durante vinte minutos, ou só depois de aceitar um acordo de confidencialidade. São as opções «Avançadas» da ligação pública, desbloqueadas por uma permissão dedicada.
Na mesma janela, não num fluxo à parte
Palavra-passe, expiração e verificação do e-mail são de base e estão no formulário da ligação. As opções avançadas aparecem como secção «Avançadas» por baixo, para quem tem a permissão «Segurança avançada de ligações» na pasta: limite de transferências, ligação de utilização única, sessão temporizada, aceitação de NDA. Quatro coisas apenas, as que mudam realmente o risco. O NDA vem de uma biblioteca por empresa que o administrador carrega em Definições — PDF, com um predefinido — e quem abre a ligação lê-o e aceita-o antes de ver o conteúdo: nome, e-mail, data, hora, fuso horário e endereço IP ficam registados para efeitos probatórios.
Como funciona
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Carregue o NDA na biblioteca
Definições → Segurança de ligações: o administrador carrega os PDF dos acordos de confidencialidade e marca um como predefinido. Cada documento é cifrado e separado do arquivo dos ficheiros.
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Abra «Avançadas» na ligação
Ao criar a ligação pública, por baixo das opções de base: máximo N transferências, utilização única, sessão de N minutos, NDA exigido — com que documento. Combina-as conforme necessário: utilização única e NDA para o rascunho de contrato, 3 transferências para a brochura.
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Quem abre passa o portão
A página pública mostra o NDA a ler, pede nome e e-mail e a marca «Li e aceito». Só depois aparece o conteúdo, pelo tempo e as transferências previstos. A segunda abertura de uma ligação de utilização única encontra a porta fechada, mesmo a partir do mesmo browser.
O documento reservado vê-se uma vez, durante vinte minutos, depois de assinar. O resto são boas intenções.
O que pode fazer
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Limite de transferências
A ligação deixa de entregar o ficheiro na transferência N+1. Útil com os orçamentos: um para o cliente, não um para cada reencaminhamento.
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Ligação de utilização única
Uma só abertura. Recarregá-la ou reabri-la já não dá acesso; é precisa uma nova ligação. Para o documento que deve ser visto uma vez e mais nada.
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Sessão temporizada
A partir da primeira abertura o acesso mantém-se válido pelos minutos indicados, depois a ligação fecha-se. Vazio = nenhum limite. É a sala de leitura, não o arquivo.
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NDA com prova de aceitação
Documento à escolha da biblioteca ou o predefinido. A aceitação é registada com e-mail, data, hora, fuso horário e IP, com a informação RGPD na página.
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Uma permissão por pasta
«Segurança avançada de ligações» está no nível de acesso: em «Jurídico» têm-na todos, em «Marketing» ninguém. Requer a extensão Ligações públicas ativa.
Perguntas frequentes
O NDA aceite online tem valor?
A aceitação é registada com identidade declarada e e-mail verificado, data, hora, fuso e IP: é a prova de que aquela pessoa viu aquele documento e clicou «aceito» antes de aceder. Para uma assinatura com valor pleno há o kSign, e as duas coisas podem combinar-se.
A ligação de utilização única consome-se mesmo que o destinatário feche de imediato?
Sim: conta a abertura, não a leitura. Se o destinatário fechou por engano, envia-lhe uma nova ligação — é o preço da utilização única. Para uma margem extra, use a sessão temporizada.
Onde estão os bloqueios de impressão e capturas de ecrã?
São uma função à parte, ao nível da plataforma, e valem também dentro do Files, não só nas ligações: impressão, capturas de ecrã, botão direito e cópia dificultados, com o ecrã que se cobre quando a janela perde o foco. Encontra-os na página Segurança e conservação.
As outras funcionalidades do Files
Leve os ficheiros da sua empresa para a cloud
Peça uma demo: mostramos-lhe como o Files torna o arquivo e a partilha simples e seguros.
Alex