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Quand « mot de passe et expiration » ne suffisent pas

Un devis confidentiel, une due diligence, un contrat avant la signature : le lien doit fonctionner une seule fois, ou pendant vingt minutes, ou seulement après avoir accepté un accord de confidentialité. Ce sont les options « Avancées » du lien public, débloquées par une permission dédiée.

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Dans la même fenêtre, pas dans un flux à part

Mot de passe, expiration et vérification de l’e-mail sont de base et se trouvent dans le formulaire du lien. Les options avancées apparaissent comme section « Avancées » en dessous, pour ceux qui ont la permission « Sécurité avancée des liens » sur le dossier : limite de téléchargements, lien à usage unique, session limitée dans le temps, acceptation d’un NDA. Quatre choses seulement, celles qui changent vraiment le risque. Le NDA vient d’une bibliothèque par entreprise que l’administrateur charge dans Paramètres — PDF, avec un document par défaut — et celui qui ouvre le lien le lit et l’accepte avant de voir le contenu : nom, e-mail, date, heure, fuseau horaire et adresse IP restent enregistrés à des fins probatoires.

Comment ça marche

  1. Chargez le NDA dans la bibliothèque

    Paramètres → Sécurité des liens : l’administrateur charge les PDF des accords de confidentialité et en marque un comme défaut. Chaque document est chiffré et séparé de l’archive des fichiers.

  2. Ouvrez « Avancées » sur le lien

    En créant le lien public, sous les options de base : maximum N téléchargements, usage unique, session de N minutes, NDA requis — avec quel document. Vous les combinez comme il faut : usage unique et NDA pour le projet de contrat, 3 téléchargements pour la brochure.

  3. Celui qui ouvre passe le portail

    La page publique montre le NDA à lire, demande nom et e-mail et la case « J’ai lu et j’accepte ». Ce n’est qu’après qu’apparaît le contenu, pour le temps et les téléchargements prévus. La seconde ouverture d’un lien à usage unique trouve la porte fermée, même depuis le même navigateur.

Le document confidentiel se voit une fois, pendant vingt minutes, après avoir signé. Le reste, ce sont de bonnes intentions.

Ce que vous pouvez faire

  • Limite de téléchargements

    Le lien cesse de livrer le fichier au téléchargement N+1. Utile avec les devis : un pour le client, pas un pour chaque transfert.

  • Lien à usage unique

    Une seule ouverture. Le recharger ou le rouvrir ne donne plus accès ; il faut un nouveau lien. Pour le document qui doit être vu une fois et c’est tout.

  • Session limitée dans le temps

    Dès la première ouverture, l’accès reste valable pendant les minutes indiquées, puis le lien se ferme. Vide = aucune limite. C’est la salle de lecture, pas l’archive.

  • NDA avec preuve d’acceptation

    Document au choix dans la bibliothèque ou celui par défaut. L’acceptation est enregistrée avec e-mail, date, heure, fuseau horaire et IP, avec la notice RGPD sur la page.

  • Une permission par dossier

    « Sécurité avancée des liens » se trouve dans le niveau d’accès : dans « Juridique » tout le monde l’a, dans « Marketing » personne. Nécessite l’extension Liens publics active.

Questions fréquentes

Le NDA accepté en ligne a-t-il une valeur ?

L’acceptation est enregistrée avec identité déclarée et e-mail vérifié, date, heure, fuseau et IP : c’est la preuve que cette personne a vu ce document et a cliqué « j’accepte » avant d’accéder. Pour une signature à pleine valeur il y a kSign, et les deux choses peuvent se combiner.

Le lien à usage unique se consomme-t-il même si le destinataire ferme tout de suite ?

Oui : c’est l’ouverture qui compte, pas la lecture. Si le destinataire a fermé par erreur, vous lui envoyez un nouveau lien — c’est le prix de l’usage unique. Pour une marge en plus, utilisez la session limitée dans le temps.

Où sont les blocages d’impression et de capture d’écran ?

C’est une fonction à part, au niveau de la plateforme, et elle vaut aussi dans Files, pas seulement sur les liens : impression, capture d’écran, clic droit et copie entravés, avec l’écran qui se couvre quand la fenêtre perd le focus. Vous les trouvez sur la page Sécurité et conservation.

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