Colabora con seguridad: las tres modalidades para compartir documentos en Kamzan
Una plataforma, tres soluciones: descubre cómo compartir archivos de forma eficaz y protegida, según el contexto y el destinatario.
El problema de compartir documentos
En el trabajo diario, compartir documentos es una acción tan habitual que parece evidente. Y sin embargo, precisamente por eso, es una de las actividades más descuidadas en cuanto a seguridad, control y cumplimiento.
Demasiado a menudo documentos empresariales importantes — contratos, informes, listas de precios, folletos, archivos sensibles — se envían por correo electrónico, se reenvían en aplicaciones de mensajería o se cargan en plataformas gratuitas, sin ninguna garantía real de:
- control sobre los accesos
- gestión de las versiones
- protección frente a difusión no autorizada
- cumplimiento de las normativas (p. ej. RGPD)
- trazabilidad de las acciones realizadas
Estos métodos “rápidos” e informales pueden resultar cómodos a corto plazo, pero exponen a la empresa a errores, ineficiencias, pérdida de credibilidad y riesgos legales.
La verdad es que no todas las acciones de compartir son iguales. Cada situación requiere un nivel de protección y gestión diferente. Por eso Kamzan ha desarrollado tres modalidades distintas para compartir, cada una pensada para responder a necesidades empresariales específicas.
1. Compartir interno
Para una colaboración estructurada y continua.
El compartir interno es el corazón de la colaboración en Kamzan. Esta modalidad permite crear entornos reservados y controlados dentro de la plataforma, con accesos gestionados y trazados en detalle.
Cuándo usarla
- Para proyectos en equipo, incluso multisede o interfuncionales
- Para clientes o partners con acceso continuado a materiales confidenciales
- Para organizar la documentación empresarial de forma ordenada y compartida
Funcionalidades clave
- Creación de espacios dedicados para cada grupo, proyecto o cliente
- Permisos personalizados (visualización, carga, edición, descarga, renombrado) + delegación de permisos
- Trazabilidad completa de las actividades (quién ha hecho qué y cuándo)
- Notificaciones automáticas sobre cargas y modificaciones
- Acceso con tu marca y seguro, también desde el móvil
Es la modalidad ideal cuando se quiere garantizar colaboración activa, actualizaciones continuas y control total.
2. Compartir por correo electrónico
Para envíos profesionales y protegidos hacia el exterior.
¿Necesitas enviar un documento a un cliente o proveedor externo sin darle acceso a una carpeta entera? El compartir por correo electrónico de Kamzan es una alternativa válida a los adjuntos tradicionales, que ofrece profesionalidad, seguridad y trazabilidad.
Cuándo usarla
- Para enviar contratos, presupuestos o documentos confidenciales
- Para compartir archivos puntualmente con usuarios externos
- Para garantizar una comunicación coherente con tu marca
Funcionalidades clave
- Envío mediante correo electrónico con tu marca (con logotipo, colores y nombre de dominio corporativo)
- Protección con contraseña y fecha de caducidad
- Trazabilidad de los accesos
- Posibilidad de revocar el acceso en cualquier momento
Una solución elegante y segura, que pone en valor la imagen de la empresa incluso en los pequeños gestos cotidianos.
3. Compartir mediante enlace público
Para una difusión amplia pero bajo control.
No siempre quien recibe un documento ya forma parte de tu ecosistema. En estos casos, Kamzan te permite crear enlaces públicos protegidos, ideales para materiales informativos o documentos que distribuir a un público amplio, manteniendo siempre la trazabilidad y la seguridad.
Cuándo usarla
- Para enviar folletos, presentaciones, listas de precios
- Para difundir materiales mediante boletines, sitio web o códigos QR
- Para colaboraciones temporales o sin registro
Funcionalidades clave
- Creación de enlaces con acceso público pero controlado
- Opción para establecer contraseñas, límites de acceso y caducidades temporales
- Estadísticas y trazabilidad de las aperturas
- Coherencia visual gracias al entorno con tu marca
Una modalidad flexible y potente, que combina apertura y control en una sola herramienta.
Deja de compartir documentos como simples adjuntos
Con Kamzan puedes elegir la modalidad para compartir más adecuada a cada contexto, evitando soluciones improvisadas e inseguras.