Collabora in sicurezza: le tre tipologie di condivisione documenti su Kamzan
Una piattaforma, tre soluzioni: scopri come condividere file in modo efficace e protetto, in base al contesto e al destinatario.
Il problema della condivisione documenti
Nel lavoro quotidiano, condividere documenti è un’azione così abituale da sembrare scontata. Eppure, proprio per questo, è una delle attività più trascurate sul piano della sicurezza, del controllo e della conformità.
Troppo spesso documenti aziendali importanti — contratti, report, listini, brochure, file sensibili — vengono inviati via e-mail, inoltrati su app di messaggistica o caricati su piattaforme gratuite, senza alcuna reale garanzia di:
- controllo sugli accessi
- gestione delle versioni
- protezione da diffusione non autorizzata
- rispetto delle normative (es. GDPR)
- tracciabilità delle azioni eseguite
Queste modalità “veloci” e informali possono risultare comode nell’immediato, ma espongono l’azienda a errori, inefficienze, perdita di credibilità e rischi legali.
La verità è che non tutte le condivisioni sono uguali. Ogni situazione richiede un livello di protezione e gestione differente. Per questo Kamzan ha sviluppato tre modalità distinte di condivisione, ognuna pensata per rispondere a specifiche esigenze aziendali.
1. Condivisione interna
Per una collaborazione strutturata e continua.
La condivisione interna è il cuore della collaborazione su Kamzan. Questa modalità consente di creare ambienti riservati e controllati all’interno della piattaforma, con accessi gestiti e tracciati nel dettaglio.
Quando usarla
- Per progetti in team, anche multisede o interfunzionali
- Per clienti o partner che hanno accesso continuativo a materiali riservati
- Per organizzare la documentazione aziendale in modo ordinato e condiviso
Funzionalità chiave
- Creazione di spazi dedicati per ogni gruppo, progetto o cliente
- Permessi personalizzati (visualizzazione, caricamento, modifica, download, rinomina) + delega dei permessi
- Tracciamento completo delle attività (chi ha fatto cosa e quando)
- Notifiche automatiche su caricamenti e modifiche
- Accesso brandizzato e sicuro, anche da mobile
È la modalità ideale quando si vuole garantire collaborazione attiva, aggiornamenti continui e controllo totale.
2. Condivisione via e-mail
Per invii professionali e protetti verso l’esterno.
Hai bisogno di inviare un documento a un cliente o a un fornitore esterno, senza dargli accesso a un’intera cartella? La condivisione via e-mail di Kamzan è una valida alternativa agli allegati tradizionali, offrendo professionalità, sicurezza e tracciabilità.
Quando usarla
- Per inviare contratti, preventivi o documenti riservati
- Per condividere file una tantum con utenti esterni
- Per garantire una comunicazione coerente con il proprio brand
Funzionalità chiave
- Invio tramite e-mail brandizzata (con logo, colori e nome dominio aziendale)
- Protezione con password e data di scadenza
- Tracciamento degli accessi
- Possibilità di revocare l’accesso in qualsiasi momento
Una soluzione elegante e sicura, che valorizza l’immagine aziendale anche nei piccoli gesti quotidiani.
3. Condivisione tramite link pubblico
Per una diffusione ampia ma sotto controllo.
Non sempre chi riceve un documento è già parte del tuo ecosistema. In questi casi, Kamzan ti consente di creare link pubblici protetti, ideali per materiali informativi o documenti da distribuire a un pubblico ampio, mantenendo comunque tracciabilità e sicurezza.
Quando usarla
- Per inviare brochure, presentazioni, listini prezzi
- Per diffondere materiali tramite newsletter, sito web o QR code
- Per collaborazioni temporanee o senza registrazione
Funzionalità chiave
- Creazione di link con accesso pubblico ma controllato
- Opzione per impostare password, limiti di accesso e scadenze temporali
- Statistiche e tracciamento delle aperture
- Coerenza visiva grazie all’ambiente brandizzato sulla tua identità
Una modalità flessibile e potente, che coniuga apertura e controllo in un solo strumento.
Smetti di condividere documenti come allegati qualsiasi
Con Kamzan puoi scegliere la modalità di condivisione più adatta a ogni contesto, evitando soluzioni improvvisate e non sicure.