I fascicoli del personale, ordinati e conservati a norma

Anagrafika raccoglie aziende, dipendenti e i loro documenti in un unico fascicolo e li manda in conservazione sostitutiva a norma di legge.

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Dati anagrafici sparsi tra Excel, gestionali e cartelle

Le stesse informazioni copiate in tre posti diversi, rubriche disallineate e documenti che non si trovano quando servono. Nessuno sa più quale sia la versione giusta.

Senza Anagrafika

  • Anagrafiche duplicate tra Excel, gestionale e rubrica
  • Documenti in cartelle anonime, scollegati dalla scheda
  • Nessuna fonte di verità: quale dato è quello aggiornato?

Con Anagrafika

  • Un’unica scheda per ogni azienda e ogni persona
  • Ogni documento collegato alla scheda a cui appartiene
  • Una sola fonte di verità, sempre allineata

Un fascicolo per ogni dipendente, dalla raccolta alla conservazione

Per ogni azienda e ogni dipendente, Anagrafika tiene insieme i documenti del rapporto di lavoro: li carichi nel fascicolo, li organizzi per tipologia, controlli che sia tutto completo e li mandi in conservazione sostitutiva a norma. Niente più cartelle sparse: un solo registro, sempre aggiornato e a prova di verifica.

Enti e persone, in relazione tra loro

Non liste piatte e scollegate: Anagrafika mette in relazione enti legali (aziende, persone giuridiche) e persone fisiche, così capisci a colpo d’occhio chi appartiene a cosa e che rapporto ha con l’azienda.

Contesto sempre chiaro Da una scheda azienda vedi le persone collegate; da una persona, gli enti di riferimento.

Ogni documento attaccato alla scheda giusta

Contratti, certificati, visure: ogni documento vive nel contesto a cui appartiene, classificato per tipologia. Niente più cartelle anonime dove non ritrovi nulla.

Tipi documento configurabili Definisci le tue tipologie (contratti, certificati, visure…) e classifica tutto di conseguenza.

Persone, aziende e documenti da un’unica ricerca

Una sola barra di ricerca per tutto: digiti un nome, una ragione sociale o un documento e trovi subito la scheda giusta, con il suo contesto. Basta saltare tra strumenti diversi.

Tutto da un solo punto Persone, enti e documenti nello stesso risultato, senza cambiare schermata.

Tutto quello che serve per i fascicoli del personale

  • Anagrafiche di aziende e dipendenti

    Registri le aziende con partita IVA e codice fiscale e i dipendenti collegati, in un unico elenco centralizzato.

  • Fascicolo documentale

    Ogni dipendente ha il suo fascicolo: carichi i documenti, li scarichi e li ritrovi sempre al posto giusto.

  • Tipologie e categorie

    Una libreria di tipi documento — lettera di assunzione, CCNL, TFR — organizzati in categorie, con i tipi obbligatori in evidenza.

  • Profili e checklist di completezza

    Definisci per ruolo i documenti attesi e obbligatori: il fascicolo mostra cosa manca e quanto è completo.

  • Import massivo da CSV

    Carichi i dipendenti da un file CSV: il separatore viene riconosciuto da solo, con anteprima ed errori segnalati.

  • Versioni e storico

    Ogni documento conserva tutte le sue versioni, con chi le ha caricate e quando: niente sovrascritture cieche.

  • Firma e condivisione sicure

    Richiedi la firma elettronica di un documento con Ksign e condividilo con link protetti da password e scadenza.

  • Conservazione a norma

    I documenti vanno in conservazione sostitutiva con profili AgID, certificati digitali e ricevute tracciate.

Conservazione a norma

I documenti in conservazione sostitutiva, a norma di legge

Anagrafika non si limita ad archiviare i documenti: li manda in conservazione sostitutiva secondo le regole AgID, così mantengono pieno valore legale nel tempo e reggono a un controllo o a una verifica.

  • Profili di conservazione AgID Ogni tipo di documento è associato al profilo di conservazione AgID corretto, senza doverci pensare ogni volta.
  • Certificati e ambiente di prova Carichi i certificati digitali dell’organizzazione e provi il versamento in staging prima di passare alla produzione.
  • Registro dei versamenti e ricevute Segui ogni documento da “in attesa” a “conservato” e scarichi le ricevute PDF e XML rilasciate dal conservatore.

Domande frequenti su Anagrafika

Che cos’è la conservazione sostitutiva?

È la conservazione digitale a norma di legge: i documenti vengono versati a un conservatore secondo le regole AgID e mantengono valore legale nel tempo, senza bisogno della carta.

Posso provare la conservazione prima di usarla sul serio?

Sì: c’è un ambiente di staging separato dalla produzione, così verifichi certificati e versamenti prima che la conservazione abbia effetto reale.

Come carico molti dipendenti in una volta sola?

Con l’import da CSV: Anagrafika riconosce il separatore, mostra un’anteprima e segnala gli errori prima di confermare.

Dove sono conservati i dati?

I dati di Anagrafika sono su server in Europa, cifrati e conformi al GDPR, integrati con l’ecosistema Kamzan.