如何与客户共享文件：各种方法对比与操作步骤

与客户共享文件，最实用的做法是发送指向文件夹或文档的链接，并设置密码和有效期，而不是把文件作为邮件附件发出去。客户打开的始终是最新版本，您也可以随时收回访问权限。下面介绍最常用的几种方法以及如何选择。

最常用的方法

带附件的邮件

这是最简单的方法，但只适合少量体积较小的文件。文件一经发出，就不再受您控制，每次修改都需要重新发送。

文件或文件夹链接

您发送的是一个地址，而不是文件本身。您可以决定谁能打开、可以打开多久，以及对方能否下载或上传文档。没有附件大小限制，而且您更新文件后，客户看到的就是新版本。

客户专区

每位客户都有一个存放自己文档的空间。当双方需要持续交换文件时，例如与专业事务所合作或参与周期较长的项目，这种方式很有用。起步时需要多花一点心思整理，但可以免去在邮件里翻找文档的麻烦。

如何选择

场景	适用方法
单个小文档，一次性发送	带附件的邮件或链接
文件较大或有多个文档	文件夹链接
保密文档	带密码和有效期的链接
需要接收客户的文档	带上传请求的链接
与同一客户持续交换	客户专区或专属文件夹

做好共享的步骤

1. 为每位客户准备一个文件夹，避免文档混在一起。
2. 选择客户可以做什么：查看、下载、上传或编辑。
3. 加上必要的保护：保密文档设置密码和有效期。
4. 通过合适的渠道发送链接，内容敏感时，密码单独发送。
5. 查看谁打开了文档，前提是您的工具支持这项功能。
6. 工作结束后关闭访问权限：被遗忘的链接始终是一扇敞开的门。

最常见的错误

• 发送同一文件的多个版本：没有人再知道哪个才是正确的。
• 用个人账号存放工作文件：员工离职时，文档也随之带走。
• 链接不设有效期：几个月后，没人记得还有谁能打开。
• 通过邮件向客户索要文档：文件淹没在邮件中，格式也五花八门。

用 Files 共享文件

Files 是面向企业的意大利云服务。在与客户共享文件这一页，您可以了解带密码和有效期的链接如何运作、如何向客户索取文档，以及谁打开了什么的记录。客户打开的页面带有您的标识，也不需要 Kamzan 账号。

在共享之前先整理好文档，请阅读Files 的归档功能介绍。