Como partilhar ficheiros com clientes: métodos comparados e passos a seguir
A forma mais prática de partilhar ficheiros com clientes é enviar uma ligação para uma pasta ou para um documento, com palavra-passe e prazo de validade, em vez de os anexar a um email. O cliente abre sempre a versão atualizada e o utilizador pode retirar o acesso quando quiser. Eis os métodos mais usados e como escolher.
Os métodos mais usados
O email com anexo
É o método mais simples, mas só funciona com poucos ficheiros leves. Depois de enviado, o ficheiro deixa de estar sob o seu controlo e cada correção obriga a um novo envio.
A ligação para um ficheiro ou para uma pasta
Envia um endereço em vez do ficheiro. Pode decidir quem o pode abrir, durante quanto tempo e se a pessoa pode descarregar ou carregar documentos. Não há limites de anexo e, se atualizar o ficheiro, o cliente vê a nova versão.
A área reservada
Cada cliente tem um espaço com os seus próprios documentos. É útil quando a troca é contínua, por exemplo com um escritório profissional ou num projeto longo. Exige um pouco mais de organização no início, mas evita procurar os documentos entre os emails.
Como escolher
| Situação | Método adequado |
|---|---|
| Um documento leve, pontual | Email com anexo ou ligação |
| Ficheiros pesados ou vários documentos | Ligação para uma pasta |
| Documentos reservados | Ligação com palavra-passe e validade |
| Precisa de receber documentos do cliente | Ligação com pedido de carregamento |
| Troca contínua com o mesmo cliente | Área reservada ou pasta dedicada |
Os passos para o fazer bem
- Prepare uma pasta por cliente, para que os documentos não se misturem.
- Escolha o que o cliente pode fazer: ver, descarregar, carregar ou modificar.
- Aplique as proteções necessárias: palavra-passe e validade para os documentos reservados.
- Envie a ligação pelo canal certo, e a palavra-passe em separado se o conteúdo for sensível.
- Verifique quem abriu o documento, se a sua ferramenta o permitir.
- Feche o acesso quando o trabalho terminar: uma ligação esquecida continua a ser uma porta aberta.
Os erros mais comuns
- Enviar várias versões do mesmo ficheiro: já ninguém sabe qual é a correta.
- Usar contas pessoais para ficheiros de trabalho: quando alguém sai, os documentos saem com a pessoa.
- Deixar as ligações sem validade: passados meses, ninguém se lembra de quem ainda as pode abrir.
- Pedir documentos por email: perdem-se entre as mensagens e chegam em formatos diferentes.
Partilhar ficheiros com o Files
O Files é a cloud italiana para empresas. Na página sobre a partilha com clientes pode ver como funcionam as ligações com palavra-passe e validade, o pedido de documentos e o registo de quem abriu o quê. A página que o cliente abre apresenta o seu logótipo e não é preciso uma conta Kamzan.
Para organizar os documentos antes de os partilhar, leia como funciona o arquivo do Files.
Alex