Dateien mit Kunden teilen: Methoden im Vergleich und Schritte zum Vorgehen
Am praktischsten lassen sich Dateien mit Kunden teilen, indem Sie statt eines E-Mail-Anhangs einen Link zu einem Ordner oder Dokument senden, mit Passwort und Ablaufdatum. Der Kunde öffnet immer die aktuelle Version, und Sie können den Zugriff jederzeit entziehen. Hier die gängigsten Methoden und wie Sie die richtige wählen.
Die gängigsten Methoden
Die E-Mail mit Anhang
Sie ist die einfachste Methode, funktioniert aber nur bei wenigen, kleinen Dateien. Nach dem Versand liegt die Datei nicht mehr in Ihrer Hand, und jede Korrektur erfordert einen erneuten Versand.
Der Link zu einer Datei oder einem Ordner
Sie senden eine Adresse statt der Datei. Sie legen fest, wer sie öffnen darf, wie lange und ob Dokumente heruntergeladen oder hochgeladen werden dürfen. Es gibt keine Größenbeschränkung für Anhänge, und wenn Sie die Datei aktualisieren, sieht der Kunde die neue Version.
Der Kundenbereich
Jeder Kunde hat einen Bereich mit seinen eigenen Dokumenten. Das ist sinnvoll, wenn der Austausch laufend stattfindet, zum Beispiel mit einer Kanzlei oder in einem langen Projekt. Es verlangt zu Beginn etwas mehr Organisation, erspart Ihnen aber die Suche nach Dokumenten zwischen E-Mails.
So wählen Sie
| Situation | Passende Methode |
|---|---|
| Ein kleines Dokument, einmalig | E-Mail mit Anhang oder Link |
| Große Dateien oder mehrere Dokumente | Link zu einem Ordner |
| Vertrauliche Dokumente | Link mit Passwort und Ablaufdatum |
| Sie müssen Dokumente vom Kunden erhalten | Link mit Upload-Anfrage |
| Laufender Austausch mit demselben Kunden | Kundenbereich oder eigener Ordner |
Die Schritte für ein sauberes Vorgehen
- Legen Sie pro Kunde einen Ordner an, damit sich die Dokumente nicht vermischen.
- Bestimmen Sie, was der Kunde tun darf: ansehen, herunterladen, hochladen oder bearbeiten.
- Setzen Sie die nötigen Schutzmaßnahmen: Passwort und Ablaufdatum für vertrauliche Dokumente.
- Senden Sie den Link über den passenden Kanal, und das Passwort getrennt, wenn der Inhalt sensibel ist.
- Prüfen Sie, wer das Dokument geöffnet hat, sofern Ihr Tool das erlaubt.
- Beenden Sie den Zugriff nach Abschluss der Arbeit: Ein vergessener Link bleibt eine offene Tür.
Die häufigsten Fehler
- Mehrere Versionen derselben Datei verschicken: Niemand weiß mehr, welche die richtige ist.
- Private Konten für Arbeitsdateien nutzen: Wenn jemand das Unternehmen verlässt, nimmt er die Dokumente mit.
- Links ohne Ablaufdatum lassen: Nach Monaten weiß niemand mehr, wer sie noch öffnen kann.
- Dokumente per E-Mail anfordern: Sie gehen zwischen den Nachrichten verloren und kommen in unterschiedlichen Formaten an.
Dateien teilen mit Files
Files ist die italienische Cloud für Unternehmen. Auf der Seite zur Freigabe für Kunden sehen Sie, wie Links mit Passwort und Ablaufdatum funktionieren, wie Sie Dokumente anfordern und wie das Protokoll zeigt, wer was geöffnet hat. Die Seite, die der Kunde öffnet, trägt Ihr Logo, und ein Kamzan-Konto ist nicht nötig.
Um Ihre Dokumente vor dem Teilen zu ordnen, lesen Sie, wie die Ablage in Files funktioniert.
Alex