Große Dateien versenden: die besten Methoden für Unternehmen

Um große Dateien zu versenden, ist es am praktischsten, sie in eine Cloud hochzuladen und dem Empfänger einen Link zu schicken, statt sie an eine E-Mail anzuhängen. Die meisten Postfächer begrenzen Anhänge auf wenige Dutzend Megabyte, während bei einem Link die Größe vom verwendeten Dienst abhängt.

Warum E-Mail nicht ausreicht

Schwere Anhänge werden oft vom Server des Empfängers abgelehnt, füllen die Postfächer und liegen in vielen Kopien herum. Das Limit ist von Anbieter zu Anbieter verschieden, und Sie kennen nicht immer das Limit des Empfängers: Die Nachricht kann ausgerechnet dann zurückkommen, wenn Sie es eilig haben.

Die wichtigsten Methoden

Ein Link aus einer Cloud

Sie laden die Datei hoch und senden die Adresse. Der Empfänger lädt sie herunter, wann Sie es erlauben, und Sie können ein Passwort und ein Ablaufdatum festlegen. Das ist die geeignetste Methode für den Arbeitsalltag.

Ein Dienst für den temporären Versand

Sie laden die Datei hoch, und der Dienst hält sie einige Tage online. Das ist praktisch für einen einmaligen Versand, bietet aber meist keine Zugriffskontrolle, und die Datei landet nicht im Firmenarchiv. Prüfen Sie vor der Nutzung für Geschäftsdokumente, wo die Daten bleiben.

Ein geteilter Ordner

Wenn der Austausch laufend stattfindet, teilen Sie einen ganzen Ordner. Alle arbeiten mit denselben Dateien, und Sie müssen nicht bei jeder Änderung erneut senden.

Komprimierung

Ein ZIP-Archiv hilft, viele Dateien zu einer zusammenzufassen, verkleinert aber Videos, Fotos und PDFs, die bereits komprimiert sind, kaum. Es dient vor allem dazu, Dokumente zusammenzuhalten.

So wählen Sie aus

Situation	Geeignete Methode
Eine große Datei an einen Kunden senden	Link mit Passwort und Ablaufdatum
Viele Dateien zum selben Projekt	Geteilter Ordner
Viele Dokumente gemeinsam versenden	ZIP-Archiv und Link
Sie müssen Dokumente von einem Kunden erhalten	Link mit Upload-Anfrage

Was Sie vor dem Versand prüfen sollten

1. Das Limit pro Datei des verwendeten Dienstes.
2. Den verfügbaren Speicherplatz, Ihren und den des Unternehmens.
3. Die Verbindung: Wenn sie abbricht, kann der Upload fortgesetzt werden, oder müssen Sie von vorn beginnen?
4. Wer den Link öffnen kann und für wie lange.
5. Den Dateinamen: Wer die Datei erhält, sollte sofort verstehen, worum es geht.

Die häufigsten Fehler

• Private Konten für Geschäftsdateien nutzen: Die Dokumente bleiben außerhalb der Kontrolle des Unternehmens.
• Eine Datei auf viele E-Mails verteilen: Das Zusammensetzen ist mühsam, und Teile gehen verloren.
• Den Link für immer offen lassen: Entziehen Sie den Zugriff, wenn er nicht mehr gebraucht wird.
• Verschiedene Versionen versenden: Wenn sich die Datei ändert, aktualisieren Sie die geteilte, statt eine neue zu senden.

Große Dateien versenden mit Files

Bei Files hängt das Limit pro Datei von der Konfiguration Ihres Unternehmens ab: In der Regel sind es 5 GB. Überschreitet eine Datei das Limit, meldet Files dies vor Beginn des Uploads. Wer über einen externen Link hochlädt, hat ein Limit von 100 MB pro Datei. Große Dateien werden blockweise hochgeladen, und wenn die Verbindung abbricht, wird der Upload dort fortgesetzt, wo er unterbrochen wurde.

Nach dem Hochladen wird die Datei per Link mit Passwort und Ablaufdatum geteilt. Wenn Sie stattdessen überlegen, wie Sie den Dokumentenaustausch organisieren, lesen Sie wie Sie Dateien mit Kunden teilen.