Extensão do Files
Um e-mail por destinatário, com a sua ligação e a sua palavra-passe
Em vez de copiar uma ligação para o Outlook, escreve os endereços no Files: cada pessoa recebe o seu e-mail com a sua ligação, a sua palavra-passe — se quiser por SMS, noutro canal — e você vê se o e-mail foi entregue. Quando três escritórios recebem o mesmo balanço, sabe quem o abriu.
Independente das ligações públicas
A partilha por e-mail é um canal próprio: pode ligar-se mesmo numa empresa que desligou as ligações públicas, porque o destinatário é nomeado, não qualquer pessoa que tenha o URL. As opções são as mesmas — permissões, palavra-passe, expiração, verificação do e-mail ou OTP, declaração de tomada de conhecimento — mas aplicadas a pessoas precisas, uma linha cada: endereço, e se for preciso indicativo e número para a palavra-passe por SMS. O texto escreve-o você ou vai buscá-lo a um modelo da empresa; o envio é registado com o resultado — entregue, em verificação, não registado — e tudo vai para o histórico da partilha.
Como funciona
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Escreva os destinatários
Botão direito → Partilhar → E-mail. Uma linha por pessoa: Tab passa de endereço a indicativo a número, Enter abre a linha seguinte. Os endereços já usados completam-se a partir da lista de contactos.
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Permissões, segurança, texto
Papel ou permissões individuais, palavra-passe — com a opção de a enviar por SMS —, expiração, verificação de e-mail ou OTP, tomada de conhecimento. Assunto e mensagem escreve-os ou escolhe-os de um modelo; com uma predefinição do administrador a janela já está preenchida.
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Envie e controle o resultado
Cada destinatário tem o seu distintivo: e-mail entregue, enviado e em verificação, SMS enviado. O histórico da partilha diz quem recebeu o quê e quando; um destinatário a mais exclui-se sem refazer o envio aos outros.
Três destinatários, três ligações, três respostas à pergunta «quem a abriu?».
O que pode fazer
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Palavra-passe noutro canal
Se a empresa tiver configurado um fornecedor de SMS, a palavra-passe viaja por mensagem e a ligação por e-mail: quem intercetar só um dos dois não abre nada. O número guarda-se na lista de contactos.
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Modelos de e-mail e SMS
Assunto e corpo prontos para os casos recorrentes — «Envio de documentos do processo», «Rascunho a rever» — com a mensagem personalizada onde o modelo o prevê.
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Resultado de entrega
Não «enviado» e mais nada: entregue, em verificação, resultado não registado. Quando o cliente diz «não me chegou», tem a resposta antes de responder.
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Lista de contactos que se preenche sozinha
Cada endereço usado vai para a lista de contactos pessoal do utilizador, com o telefone se existia. Da próxima vez basta começar a escrever.
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Só o nome da empresa
Se preferir, a página que o destinatário abre mostra «Partilhado por Rossi & Partner», não o seu nome e o seu e-mail.
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Um interruptor para toda a empresa
Como as ligações públicas, o administrador pode desligar a partilha por e-mail: desaparece o separador e a permissão correspondente nos níveis de acesso.
Perguntas frequentes
Que diferença há em relação a enviar a ligação pública a partir do Outlook?
A ligação pública é uma para todos; aqui cada destinatário tem a sua, portanto estatísticas, tomada de conhecimento e exclusões são por pessoa. Além disso o envio parte do Files, com o resultado de entrega e o histórico, e a palavra-passe pode viajar por SMS.
O destinatário tem de ter uma conta?
Não. Recebe um e-mail com a ligação para a página do Files; se tiver posto uma palavra-passe ou a verificação do e-mail, introdu-la aí. Para partilhar com colegas que já têm Kamzan, pelo contrário, usa-se o acesso direto à pasta.
Posso enviar a muitas pessoas ao mesmo tempo?
Sim: uma linha por pessoa na mesma janela, as mesmas opções para todos, uma ligação para cada um. E se depois um não devia recebê-la, exclui-o só dessa partilha.
As outras funcionalidades do Files
Leve os ficheiros da sua empresa para a cloud
Peça uma demo: mostramos-lhe como o Files torna o arquivo e a partilha simples e seguros.
Alex