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Extension de Files

Un e-mail par destinataire, avec son lien et son mot de passe

Au lieu de copier un lien dans Outlook, vous écrivez les adresses dans Files : chaque personne reçoit son propre e-mail avec son propre lien, son propre mot de passe — par SMS si vous voulez, sur un autre canal — et vous voyez si l’e-mail a été remis. Quand trois cabinets reçoivent le même bilan, vous savez qui l’a ouvert.

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Indépendant des liens publics

Le partage par e-mail est un canal à part : il peut s’activer même dans une entreprise qui a éteint les liens publics, parce que le destinataire est nommé, pas n’importe qui possède l’URL. Les options sont les mêmes — permissions, mot de passe, expiration, vérification de l’e-mail ou OTP, déclaration de prise de connaissance — mais appliquées à des personnes précises, une ligne chacune : adresse, et s’il le faut indicatif et numéro pour le mot de passe par SMS. Le texte, vous l’écrivez ou le prenez dans un modèle de l’entreprise ; l’envoi est enregistré avec le résultat — remis, en vérification, non enregistré — et tout finit dans l’historique du partage.

Comment ça marche

  1. Écrivez les destinataires

    Clic droit → Partager → E-mail. Une ligne par personne : Tab passe de l’adresse à l’indicatif au numéro, Entrée ouvre la ligne suivante. Les adresses déjà utilisées se complètent depuis le carnet d’adresses.

  2. Permissions, sécurité, texte

    Rôle ou permissions une à une, mot de passe — avec l’option de l’envoyer par SMS —, expiration, vérification de l’e-mail ou OTP, prise de connaissance. Objet et message, vous les écrivez ou les choisissez dans un modèle ; avec un préréglage de l’administrateur, la fenêtre est déjà remplie.

  3. Envoyez et contrôlez le résultat

    Chaque destinataire a son badge : e-mail remis, envoyé et en vérification, SMS parti. L’historique du partage dit qui a reçu quoi et quand ; un destinataire de trop s’exclut sans refaire l’envoi aux autres.

Trois destinataires, trois liens, trois réponses à la question « qui l’a ouvert ? ».

Ce que vous pouvez faire

  • Mot de passe sur un autre canal

    Si l’entreprise a configuré un fournisseur SMS, le mot de passe voyage par message et le lien par e-mail : celui qui n’intercepte que l’un des deux n’ouvre rien. Le numéro s’enregistre dans le carnet d’adresses.

  • Modèles d’e-mail et de SMS

    Objet et corps prêts pour les cas récurrents — « Envoi des documents du dossier », « Brouillon à relire » — avec le message personnalisé là où le modèle le prévoit.

  • Résultat de remise

    Pas « envoyé » et c’est tout : remis, en vérification, résultat non enregistré. Quand le client dit « je ne l’ai pas reçu », vous avez la réponse avant de répondre.

  • Carnet d’adresses qui se remplit tout seul

    Chaque adresse utilisée finit dans le carnet d’adresses personnel de l’utilisateur, avec le téléphone s’il y en avait un. La fois suivante, il suffit de commencer à écrire.

  • Seulement le nom de l’entreprise

    Si vous préférez, la page que le destinataire ouvre montre « Partagé par Rossi & Partners », pas votre nom et votre e-mail.

  • Un interrupteur pour toute l’entreprise

    Comme pour les liens publics, l’administrateur peut éteindre le partage par e-mail : l’onglet disparaît, ainsi que la permission correspondante dans les niveaux d’accès.

Questions fréquentes

Quelle différence avec envoyer le lien public depuis Outlook ?

Le lien public est unique pour tous ; ici chaque destinataire a le sien, donc statistiques, prise de connaissance et exclusions sont par personne. En plus, l’envoi part de Files, avec le résultat de remise et l’historique, et le mot de passe peut voyager par SMS.

Le destinataire doit-il avoir un compte ?

Non. Il reçoit un e-mail avec le lien vers la page de Files ; si vous avez mis un mot de passe ou la vérification de l’e-mail, il les saisit là. Pour partager avec des collègues qui ont déjà Kamzan, on utilise en revanche l’accès direct au dossier.

Puis-je envoyer à plusieurs personnes à la fois ?

Oui : une ligne par personne dans la même fenêtre, mêmes options pour tous, un lien chacun. Et si ensuite l’un ne devait pas le recevoir, vous l’excluez de ce seul partage.

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