Gruppen und Zuweisungen
Sie weisen der Gruppe einmal zu; wer danach eintritt, ist schon drin
Eine Gruppe hat einen Verantwortlichen, eine Farbe, Untergruppen und Ordner. Wer dazugehört, erbt die Ordner und die Stufen; wer austritt, verliert sie. Der Berater hat einen Zugang mit Enddatum, und der Prüfer eine Rolle, die alles sieht und nichts ändert.
Die Vererbung erledigt die langweilige Arbeit
Geschäftsleitung enthält Verwaltung; Baustellen enthält Baustelle Nord. Die der Übergruppe zugewiesenen Ordner kommen bei den Untergruppen an; die einem Ordner zugewiesenen kommen bei den Unterordnern an, mit Ausschlüssen, wo nötig. Die Zuweisungen haben eine Stufe, optionale eigene Berechtigungen und einen Ablauf: Am Tag danach gibt es den Zugang nicht mehr. Das Panel «Wer hat Zugriff» zeigt direkte und geerbte Zugänge und woher sie kommen. Und wenn ein Zugriffswechsel begründet werden muss, verlangt der Ordner es.
So funktioniert es
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Erstellen Sie die Gruppe, setzen Sie den Verantwortlichen
Name, Farbe, Beschreibung, Verantwortlicher, Übergruppe, wenn es eine Untergruppe ist. Dann die Personen: Wer drin ist, erbt alles, was die Gruppe hat.
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Weisen Sie der Gruppe Ordner zu, bei Bedarf mit Ablauf
Vom Ordner oder von der Gruppe aus: eine Stufe, eventuelle eigene Berechtigungen, ein Enddatum. Eine abgelaufene Zuweisung verschwindet von selbst und bleibt im Log.
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Bestimmen Sie die Auditoren
Wer die Mitglieder verwaltet, kann Auditoren ernennen: Sie lesen Freigaben, Zugänge und Audit-Log des ganzen Produkts, ohne ändern, herunterladen oder teilen zu können.
Wer die Gruppe verlässt, verlässt die Ordner. Im selben Augenblick.
Was Sie tun können
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Gruppen auf zwei Ebenen
Übergruppe und Untergruppen, Verantwortlicher und Farbe. Die Vererbung geht von der Übergruppe zu den Untergruppen, nie umgekehrt.
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Zuweisungen mit Ablauf
Person oder Gruppe, Stufe, optionale eigene Berechtigungen, Enddatum. Der Berater der Due Diligence geht am 30. Juni von selbst.
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Vererbung mit Ausschlüssen
Was auf «Kunden» gilt, gilt für jeden Kunden, außer wo Sie einen Ausschluss oder eine Ausnahme für ein einzelnes Mitglied gesetzt haben.
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Wer Zugriff hat, direkt und geerbt
Das Panel listet Personen und Gruppen mit Stufe und Herkunft: von diesem Ordner, von einem darüber, von einer Gruppe, von einem Workspace.
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Pflichtbegründung
Auf Ordnern, die es verlangen, muss jeder Zugriffswechsel begründet werden: Die Begründung landet im Register der Zugriffswechsel.
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Auditor
Eine Ernennung, kein Typ: Der Prüfer oder der Datenschutzbeauftragte sieht alles schreibgeschützt, und seine Aktivität bleibt im Log wie die aller anderen.
| Herkunft | Wer ihn erhält | Wird an Unterordner vererbt | Ablauf | Sichtbar in «Wer hat Zugriff» |
|---|---|---|---|---|
| Direkte Zuweisung | persona | ja | ja | ja |
| Zuweisung an die Gruppe | gruppo e sottogruppi | ja | ja | ja |
| Mitglied des Workspace | persona o gruppo | ja | nein | ja |
| Freigabe an Person | persona | ja | ja | ja |
| Zugriff auf alle Ordner (Typ) | Amministratore, Gestore | ja | nein | ja |
| Auditor | designato | ja | nein | nein |
Häufige Fragen
Wie viele Gruppenebenen kann ich haben?
Zwei: Gruppe und Untergruppe. Genug für «Geschäftsleitung › Verwaltung» oder «Baustellen › Baustelle Nord», und wenig genug, um immer zu verstehen, woher ein Zugriff kommt.
Was sieht der Auditor genau?
Freigaben, Zuweisungen, Zugriffsprotokoll und Audit-Log des ganzen Produkts, schreibgeschützt. Er öffnet keine Dateien, lädt nicht herunter, teilt nicht. Es ist die Rolle für den Prüfer, den Datenschutzbeauftragten oder den Compliance-Berater.
Wenn ich einen Ordner in einen Workspace verschiebe, bleiben die alten Zugänge?
Sie bleiben, und der Workspace meldet es Ihnen: «haben Zugriff auf die Ordner dieses Workspace, ohne Mitglied zu sein». Von dort entscheiden Sie, ob Sie sie lassen oder abtrennen, einen nach dem anderen.
Die anderen Funktionen von Files
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Alex