Nutzertypen
Wer Sie für Files sind, noch bevor Sie einen Ordner öffnen
Der Typ bestimmt die allgemeinen Privilegien einer Person: ob sie verwaltet, ob sie einen persönlichen Bereich hat, welche Bereiche sie sieht, ob sie intern oder extern zum Unternehmen ist. Fünf fertige, Ihre eigenen so viele, wie nötig.
Fünf Typen, vom Administrator bis zum Gast
Der Administrator macht alles, einschließlich Migration und Wiederherstellung des Tresors. Der Manager verwaltet Mitglieder, Typen, Stufen, Gruppen und Workspaces, aber nicht die Produkteinstellungen. Der Mitarbeitende arbeitet: persönlicher Bereich, Desktop, Dokumentenchat, alle Bereiche. Der Externe ist außerhalb — eine Kanzlei, ein Lieferant — und lebt in den Workspaces, denen er zugewiesen ist, mit der Pinnwand und den Sammlungen. Der Gast ist extern und sieht eine vereinfachte Startseite mit nur den direkten Zugängen. Jedes Privileg wird pro Typ ein- oder ausgeschaltet, und eine Person kann eigene Ausnahmen haben.
So funktioniert es
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Wählen Sie den Typ beim Einladen
In der Einladung wählen Sie den Typ; die Person entsteht schon mit den richtigen Privilegien. Die externen Typen — Externer und Gast — zählen auf die Obergrenze externer Nutzer des Tarifs, nicht auf die der Mitarbeitenden.
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Regeln Sie die Privilegien pro Typ
In «Typenverwaltung» ist jedes Privileg ein Schalter, gruppiert nach Bereich: Verwaltungsaufgaben, Automatisierungen, Archivkontrollen, Aktivitäten, Nutzung, sichtbare Bereiche. Einige hängen von anderen ab: Auditoren zu verwalten erfordert, Mitglieder zu verwalten.
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Erstellen Sie Ihren eigenen, wenn die fünf nicht reichen
«Externe Kanzlei», «Praktikant», «Prüfer»: Ein neuer Typ geht von einem bestehenden aus und ändert nur, was nötig ist. Der Typ, nicht der Name, ist das, was der Server bei jeder Anfrage prüft.
Der Typ ist kein Etikett: Er ist das, was der Server bei jedem Klick prüft.
Was Sie tun können
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Verwaltungsaufgaben
Verwaltung von Mitgliedern, Auditoren, Typen, Zugriffsstufen, Gruppen, Einstellungen, Workspaces, Dokumentvorlagen; Audit-Log, Migration, Impersonierung.
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Nutzungsprivilegien
Persönlicher Bereich, Desktop, Dokumentenchat, Erstellung von Wurzelordnern, Pinnwand, eigenes Ordner-Icon, Freigabe des persönlichen Bereichs an Administratoren, Manager, Gruppen oder alle.
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Sichtbare Bereiche
Dashboard, Sammlungen (geteilt, Favoriten, zuletzt, Wasserzeichen, ablaufend, Zeitstempel, ZIP, Tresor), Galerie, Papierkorb. Ein Gast sieht nur die vereinfachte Startseite.
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Aktivitäten und Archivkontrollen
Wer den Feed der operativen und Sicherheitsaktivitäten sieht, wer die Archivkontrollen verwaltet und die periodischen Berichte erhält.
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Interne und Externe
Externer und Gast sind externe Typen: Sie zählen auf eine separate Obergrenze des Tarifs und können keine den Internen vorbehaltenen Privilegien erhalten.
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Ausnahmen pro Person
Ein Privileg kann für einen einzelnen Nutzer ein- oder ausgeschaltet werden, ohne einen neuen Typ zu erstellen: der Mitarbeitende, der nur den Desktop nutzt.
| Privileg | Administrator | Manager | Mitarbeitender | Externer | Gast |
|---|---|---|---|---|---|
| Intern / extern | int. | int. | int. | est. | est. |
| Verwaltung von Mitgliedern, Typen, Stufen, Gruppen | ja | ja | nein | nein | nein |
| Produkteinstellungen | ja | nein | nein | nein | nein |
| Migration und Tresor-Wiederherstellung | ja | nein | nein | nein | nein |
| Audit-Log | ja | ja | nein | nein | nein |
| Zugriff auf alle Ordner | ja | ja | nein | nein | nein |
| Persönlicher Bereich | ja | ja | ja | nein | nein |
| Desktop-App | ja | ja | ja | nein | nein |
| Dokumentenchat (KI) | ja | ja | ja | nein | nein |
| Workspace | ja | ja | ja | ja | ja |
| Pinnwand | ja | ja | ja | ja | ja |
| Sammlungen, Galerie, Papierkorb | ja | ja | ja | ja | nein |
| Vereinfachte Startseite | nein | nein | nein | nein | ja |
Standardwerte: Jedes Privileg lässt sich pro Typ oder pro einzelne Person ändern.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Typ und Zugriffsstufe?
Der Typ gehört zur Person und gilt überall: Er sagt, ob sie verwaltet, was sie sieht, ob sie einen persönlichen Bereich hat. Die Zugriffsstufe gehört zum Paar Person-Ordner: Sie sagt, was sie dort tun darf. Ein Mitarbeitender kann Manager eines Ordners und Viewer eines anderen sein.
Welchen Typ muss ein externer Kunde haben?
Gast, wenn er nur sehen und herunterladen soll, was Sie ihm zuweisen: Er sieht eine vereinfachte Startseite mit seinen Zugängen. Externer, wenn er mit Ihnen in einem Workspace arbeitet und hochladen, kommentieren, die Pinnwand nutzen soll.
Ist der Tenant-Administrator automatisch Administrator von Files?
Ja: Wer Eigentümer oder Administrator des Unternehmens in Kamzan Account ist, tritt in Files als Administrator ein. Für alle anderen zählt der im Produkt zugewiesene Typ.
Die anderen Funktionen von Files
Bringen Sie die Dateien Ihres Unternehmens in die Cloud
Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Files Speichern und Teilen einfach und sicher macht.
Alex