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Zugriffsmodell

Der Raum gehört dem Unternehmen. Die Personen arbeiten darin.

Bei Diensten, die für den privaten Gebrauch entstanden sind, hat jede Person ihren eigenen Raum und teilt einige Ordner mit den Kollegen: Wechselt sie den Job, gehen die Ordner mit ihr. Files geht vom Gegenteil aus. Das Archiv ist eines, des Unternehmens; die Ordner der ersten Ebene legt die Administration fest; die Personen erhalten einen Zugang mit einer Stufe auf einem Teil des Baums. Niemand «besitzt» den Ordner eines Kunden.

Demo anfragen Überblick über Files

Ein einziger Baum, und die Personen hängen an den Ästen

Die Wurzelordner — Kunden, Verwaltung, Projekte, Qualität — erstellt der Administrator oder wer das Privileg dazu hat. Darunter erbt jeder Ordner die Zugänge vom darüberliegenden, und wo nötig wird eine Person hinzugefügt oder eingeschränkt. Administrator und Manager sehen immer den ganzen Baum: Es gibt keinen Unternehmensordner, den jemand erstellt hat und den kein anderer öffnen kann. Auf jeder Datei bleibt vermerkt, wer sie hochgeladen hat, aber das ist eine Information, kein Eigentum: Die Datei liegt im Ordner, und der Ordner gehört dem Unternehmen. Der persönliche Bereich ist etwas anderes — ein Privileg des Typs, mit eigener Quote, unsichtbar für die Administration — und dient für Entwürfe und Notizen, nicht für die gemeinsame Arbeit.

So funktioniert es

  1. Zeichnen Sie den Baum einmal

    Die Ordner der ersten Ebene spiegeln das Unternehmen, nicht die Personen: nach Abteilung, nach Kunde, nach Auftrag. Die Strukturvorlagen und das Klonen dienen dazu, dasselbe Schema jedes Mal neu zu erstellen, wenn ein neuer Kunde kommt.

  2. Geben Sie Zugänge, keine Kopien

    Eine Person oder Gruppe erhält eine Stufe auf einem Ordner — Manager, Editor, Viewer — und sieht von dort abwärts, was ihr zusteht. Der externe Berater tritt in einen Workspace oder als Gast ein und sieht nur das. Niemand schickt sich Dateien per E-Mail «damit du sie auch hast».

  3. Wenn jemand geht, wird nichts verschoben

    Sie deaktivieren die Person in Kamzan Account und sie verliert den Zugang zu allen Produkten. Die Ordner bleiben, wo sie sind, mit denselben Berechtigungen für alle anderen; auf jeder Datei bleibt der Name dessen, der sie hochgeladen hat, lesbar. Der persönliche Bereich wird für die Person geschlossen, in einem geschützten Archiv: Das Unternehmen öffnet ihn nicht, braucht es aber auch nicht, weil die Arbeit nicht dort war.

Keine Datei des Unternehmens lebt im Drive von jemandem.

Was Sie tun können

  • Wurzelordner vom Unternehmen festgelegt

    Einen Ordner der ersten Ebene zu erstellen ist ein Privileg des Typs, eingeschaltet für Administratoren und Manager und für die anderen ausgeschaltet, wenn Sie wollen: Der Baum wächst nicht zufällig.

  • Die Administration sieht alles

    Administrator und Manager haben Zugriff auf jeden Unternehmensordner, und der Auditor sieht alles, ohne etwas anzufassen. Kein Winkel des Archivs hängt vom guten Willen dessen ab, der ihn erstellt hat.

  • Der Ersteller ist eine Information

    Auf jeder Datei und jedem Ordner bleibt, wer sie hochgeladen hat, mit Datum und Uhrzeit, auch nachdem diese Person gegangen ist. Das dient der Nachverfolgbarkeit, nicht der Entscheidung, wer öffnen darf.

  • Persönlicher Bereich: ein Privileg, nicht die Regel

    Mitarbeitende haben ihn, Externe und Gäste nicht; die Quote pro Person legt das Unternehmen fest und sie zehrt nicht an der Unternehmensquote. Die Administration sieht, wie viel Platz er belegt, nicht, was er enthält.

  • Die Externen innerhalb einer Grenze

    Kanzleien, Lieferanten, Kunden treten als Externe oder Gäste ein: Sie leben in den Workspaces und Ordnern, denen sie zugewiesen sind, mit einem obligatorischen Ablauf des Kontos. Sie haben keinen persönlichen Bereich und erstellen keine Wurzelordner.

  • Eine periodische Erinnerung

    Die Archivkontrollen senden der Administration einen Bericht über Ordner ohne Verantwortlichen, nie genutzte Zugänge, zu lange unbewegte Dateien: Das Unternehmensarchiv bleibt in Ordnung, auch wenn die Personen wechseln.

Häufige Fragen

Wenn ein Mitarbeitender geht, verlieren wir seine Dateien?

Nein. Die Arbeitsdateien liegen in den Ordnern des Unternehmens, und die Ordner gehören nicht ihm: Sie bleiben an ihrem Platz mit denselben Berechtigungen für alle anderen. Es geht nur sein Zugang, und mit ihm der persönliche Bereich, der per Definition das ist, was keine gemeinsame Arbeit war.

Kann ein Mitarbeitender einen «eigenen» Ordner erstellen, den sonst niemand sieht?

Im Unternehmensarchiv nicht: Administrator und Manager sehen immer alles. Für Entwürfe und Notizen gibt es den persönlichen Bereich, der wirklich seiner ist — aber er ist getrennt, hat eine eigene Quote und ist nicht der Ort für die gemeinsame Arbeit.

Können wir auf den persönlichen Bereich verzichten?

Ja: Er ist ein Privileg des Typs und lässt sich ausschalten. Viele Unternehmen behalten ihn nur für Mitarbeitende; Externe und Gäste haben ihn nie.

Wir kommen von Google Drive oder Dropbox: Wie bringen wir das Archiv hinein?

Mit der Migration vom Desktop oder vom gemeinsamen Ordner, indem erst der Unternehmensbaum neu aufgebaut und danach die Zugänge vergeben werden. Es ist der richtige Moment, um keinen Ordner pro Person mehr zu haben.

Die anderen Funktionen von Files

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