Grupos y asignaciones
Asignas al grupo una vez; quien entra después ya está dentro
Un grupo tiene un responsable, un color, subgrupos y carpetas. Quien forma parte hereda las carpetas y los niveles; quien sale los pierde. El consultor tiene un acceso con fecha de fin, y el auditor un rol que lo ve todo y no cambia nada.
La herencia hace el trabajo aburrido
Dirección contiene Administración; Obras contiene Obra Norte. Las carpetas asignadas al grupo padre llegan a los subgrupos; las asignadas a una carpeta llegan a las subcarpetas, con exclusiones donde haga falta. Las asignaciones tienen un nivel, permisos personalizados opcionales y una caducidad: al día siguiente el acceso ya no está. El panel «Quién tiene acceso» muestra accesos directos y heredados, y de dónde vienen. Y si un cambio de acceso debe justificarse, la carpeta lo exige.
Cómo funciona
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Crea el grupo, pon al responsable
Nombre, color, descripción, responsable, grupo padre si es un subgrupo. Luego las personas: quien está dentro hereda todo lo que tiene el grupo.
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Asigna carpetas al grupo, con caducidad si hace falta
Desde la carpeta o desde el grupo: un nivel, permisos personalizados opcionales, una fecha de fin. Una asignación caducada desaparece sola, y queda en el log.
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Designa a los auditores
Quien gestiona los miembros puede nombrar auditores: leen comparticiones, accesos y log de auditoría de todo el producto, sin poder modificar, descargar ni compartir.
Quien sale del grupo sale de las carpetas. En el mismo instante.
Qué puedes hacer
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Grupos en dos niveles
Grupo padre y subgrupos, responsable y color. La herencia va del padre a los hijos, nunca al revés.
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Asignaciones con caducidad
Persona o grupo, nivel, permisos personalizados opcionales, fecha de fin. El consultor de la due diligence sale solo el 30 de junio.
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Herencia con exclusiones
Lo que vale en «Clientes» vale en cada cliente, salvo donde hayas puesto una exclusión o una excepción para un miembro.
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Quién tiene acceso, directo y heredado
El panel lista personas y grupos con nivel y procedencia: de esta carpeta, de una de arriba, de un grupo, de un espacio.
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Motivo obligatorio
En las carpetas que lo exigen, cada cambio de acceso debe justificarse: el motivo queda en el registro de cambios de acceso.
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Auditor
Una designación, no un tipo: el auditor o el DPO lo ve todo en solo lectura, y su actividad queda en el log como la de todos.
| Origen | Quién lo recibe | Se hereda a las subcarpetas | Caducidad | Se ve en «Quién tiene acceso» |
|---|---|---|---|---|
| Asignación directa | persona | sí | sí | sí |
| Asignación al grupo | gruppo e sottogruppi | sí | sí | sí |
| Miembro del espacio | persona o gruppo | sí | no | sí |
| Compartición a persona | persona | sí | sí | sí |
| Acceso a todas las carpetas (tipo) | Amministratore, Gestore | sí | no | sí |
| Auditor | designato | sí | no | no |
Preguntas frecuentes
¿Cuántos niveles de grupos puedo tener?
Dos: grupo y subgrupo. Suficiente para «Dirección › Administración» u «Obras › Obra Norte», y pocos como para entender siempre de dónde viene un acceso.
¿Qué ve exactamente el auditor?
Comparticiones, asignaciones, registro de accesos y log de auditoría de todo el producto, en solo lectura. No abre archivos, no descarga, no comparte. Es el rol para el auditor, el DPO o el consultor de cumplimiento.
Si muevo una carpeta a un espacio, ¿los accesos antiguos se quedan?
Se quedan, y el espacio lo señala: «tienen acceso a las carpetas de este espacio sin ser miembros». Desde ahí decides si dejarlos o desvincularlos, uno a uno.
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Alex