Grupos e atribuições
Atribui ao grupo uma vez; quem entrar depois já está dentro
Um grupo tem um responsável, uma cor, subgrupos e pastas. Quem faz parte dele herda as pastas e os níveis; quem sai perde-os. O consultor tem um acesso com data de fim, e o revisor um papel que vê tudo e não altera nada.
A herança faz o trabalho aborrecido
Direção contém Administração; Obras contém Obra Norte. As pastas atribuídas ao grupo-pai chegam aos subgrupos; as atribuídas a uma pasta chegam às subpastas, com as exclusões onde é preciso. As atribuições têm um nível, permissões personalizadas opcionais e uma expiração: no dia seguinte o acesso já não existe. O painel «Quem tem acesso» mostra acessos diretos e herdados, e de onde vêm. E se uma mudança de acesso tiver de ser justificada, a pasta exige-o.
Como funciona
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Crie o grupo, ponha o responsável
Nome, cor, descrição, responsável, grupo-pai se for um subgrupo. Depois as pessoas: quem está dentro herda tudo o que o grupo tem.
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Atribua pastas ao grupo, com expiração se for preciso
A partir da pasta ou do grupo: um nível, eventuais permissões personalizadas, uma data de fim. Uma atribuição expirada desaparece sozinha, e fica no registo.
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Designe os auditores
Quem gere os membros pode nomear auditores: leem partilhas, acessos e registos de auditoria de todo o produto, sem poder alterar, transferir ou partilhar.
Quem sai do grupo sai das pastas. No mesmo instante.
O que pode fazer
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Grupos em dois níveis
Grupo-pai e subgrupos, responsável e cor. A herança vai do pai para os filhos, nunca ao contrário.
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Atribuições com expiração
Pessoa ou grupo, nível, permissões personalizadas opcionais, data de fim. O consultor da due diligence sai sozinho a 30 de junho.
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Herança com exclusões
O que vale em «Clientes» vale em cada cliente, exceto onde pôs uma exclusão ou uma exceção para um membro individual.
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Quem tem acesso, direto e herdado
O painel lista pessoas e grupos com nível e proveniência: desta pasta, de uma acima, de um grupo, de um espaço de trabalho.
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Justificação obrigatória
Nas pastas que o exigem, cada mudança de acesso tem de ser justificada: a justificação vai para o registo das mudanças de acesso.
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Auditor
Uma designação, não um tipo: o revisor ou o DPO vê tudo só em leitura, e a sua atividade fica no registo como a de todos.
| Origem | Quem o recebe | Herda-se pelas subpastas | Expiração | Vê-se em «Quem tem acesso» |
|---|---|---|---|---|
| Atribuição direta | persona | sim | sim | sim |
| Atribuição ao grupo | gruppo e sottogruppi | sim | sim | sim |
| Membro do espaço de trabalho | persona o gruppo | sim | não | sim |
| Partilha a pessoa | persona | sim | sim | sim |
| Acesso a todas as pastas (tipo) | Amministratore, Gestore | sim | não | sim |
| Auditor | designato | sim | não | não |
Perguntas frequentes
Quantos níveis de grupos posso ter?
Dois: grupo e subgrupo. Suficiente para «Direção › Administração» ou «Obras › Obra Norte», e pouco o bastante para perceber sempre de onde vem um acesso.
O que vê exatamente o auditor?
Partilhas, atribuições, registo dos acessos e registo de auditoria de todo o produto, só em leitura. Não abre os ficheiros, não transfere, não partilha. É o papel para o revisor, o DPO ou o consultor de compliance.
Se mover uma pasta para um espaço de trabalho, os acessos antigos ficam?
Ficam, e o espaço de trabalho assinala-o: «têm acesso às pastas deste espaço de trabalho sem serem membros». A partir daí decide se os deixa ou os desliga, um a um.
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Alex