Zugriffsstufen
Auf diesem Ordner dürfen Sie genau das
Eine Zugriffsstufe ist eine Liste von Berechtigungen mit einem Namen. Manager, Editor, Viewer und Guest sind fertig; Ihre eigenen stellen Sie zusammen, indem Sie ankreuzen, was nötig ist, Berechtigung für Berechtigung, und weisen sie Personen oder Gruppen auf jedem Ordner zu.
Vier fertige Stufen, drei für die Workspaces, Ihre eigenen ohne Limit
Manager macht alles, einschließlich Zugänge verwalten und den Ordner schützen. Editor arbeitet an den Dateien — hochladen, bearbeiten, umbenennen, verschieben, kommentieren, die Editoren nutzen — löscht aber nicht und teilt nicht nach außen. Viewer sieht, lädt herunter und reagiert auf Kommentare. Guest sieht nur, ohne Download. In den Workspaces gibt es drei weitere Presets — Workspace-Manager, -Mitarbeiter und -Gast — die nie nach außen teilen. Jede Berechtigung ist ein Schalter: Die Stufe «Externe Kanzlei», die hochlädt, aber nicht herunterlädt, ist in einer Minute gemacht.
So funktioniert es
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Weisen Sie eine Stufe auf dem Ordner zu
«Zugriff gewähren»: Person oder Gruppe, Stufe, optionaler Ablauf. Die Stufe gilt für den Ordner und alles darunter, sofern nicht weiter unten eine Ausnahme gilt.
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Sehen Sie die effektiven Berechtigungen
Auf jedem Ordner zeigt «Meine Berechtigungen» die Summe dessen, was aus direkten Zuweisungen, Gruppen, Workspaces und den Ordnern darüber kommt. Keine Überraschung.
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Stellen Sie eine eigene Stufe zusammen
In «Zugriffsstufen» kreuzen Sie die Berechtigungen nach Bereich an, geben einen Namen und eine Farbe, legen fest, ob sie Internen, Externen oder beiden vorgeschlagen wird. Von da an steht sie in der Liste wie die anderen.
Die Berechtigung, die nicht in der Stufe ist, ist nicht im Ordner. Punkt.
Was Sie tun können
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Inhalte
Anzeigen, herunterladen, hochladen, Ordner erstellen, bearbeiten, umbenennen, kopieren, verschieben, löschen. Plus die manuelle Sperre der Dateien.
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Klassifizierung und Status
Labels und Dokumentfelder sehen und verwalten; den Status eines Dokuments ändern, seinen Ablauf verwalten, den Verlauf sehen; die Genehmigung von Inhalten anfordern oder erteilen.
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Zusammenarbeit
Notizen; Kommentare — mit vollständigen Namen, Initialen oder anonym sehen, hinzufügen, antworten, reagieren, erwähnen, löschen; Chat des Ordners.
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Freigabe
Per E-Mail teilen, öffentliche Links erstellen, die Galerie als PDF senden. Drei Berechtigungen, weil jede Inhalte aus dem Unternehmen herausbringt.
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Verwaltung
Die Zugänge des Ordners verwalten, ihn schützen, bei jedem Zugriffswechsel eine Begründung verlangen; Dateianfragen, Automatisierungen und Benachrichtigungen verwalten.
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Erweiterungen
Wasserzeichen, Editor, kSign, Transkription, Zeitstempel, Aufbewahrung, Dokumentenchat, Anonymisierung, Tresor, Fristen, Versionen, Ordnerindex, Vorlagen, PDF- und Text-Editor, Pinnwand, Öffnungsverfolgung: Jede Erweiterung hat ihre eigene Berechtigung.
| Berechtigung | Manager | Editor | Viewer | Guest |
|---|---|---|---|---|
| Anzeigen | ja | ja | ja | ja |
| Herunterladen | ja | ja | ja | nein |
| Hochladen, Ordner erstellen | ja | ja | nein | nein |
| Bearbeiten, umbenennen, kopieren, verschieben | ja | ja | nein | nein |
| Löschen | ja | nein | nein | nein |
| Dateien sperren | ja | nein | nein | nein |
| Labels: sehen / verwalten | ● / ● | ● / ● | ● / – | – / – |
| Dokumentstatus und Verlauf | ja | nein | nein | nein |
| Genehmigung anfordern / genehmigen | ● / ● | ● / – | – / – | – / – |
| Notizen: sehen / verwalten | ● / ● | ● / ● | ● / – | – / – |
| Kommentare: sehen / schreiben / löschen | ● / ● / ● | ● / ● / – | ● / – / – | – / – / – |
| Identität in den Kommentaren | nome | nome | iniziali | – |
| Per E-Mail / öffentlichem Link teilen | ja | nein | nein | nein |
| Galerie als PDF | ja | ja | nein | nein |
| Zugänge verwalten, Ordner schützen | ja | nein | nein | nein |
| Dateianfragen: nutzen / verwalten | ● / ● | ● / – | – / – | – / – |
| Automatisierungen: sehen / verwalten | ● / ● | ● / – | – / – | – / – |
| Office-, PDF-, Text-Editor; Versionen | ja | ja | nein | nein |
| Alle Erweiterungen | ja | nein | nein | nein |
Manager 41 Berechtigungen · Editor 32 · Viewer 7 · Guest 1. Die Presets der Workspaces: Workspace-Manager 36 (ohne externe Freigabe), Mitarbeiter 17, Gast 3.
Häufige Fragen
Wenn eine Person zwei Stufen auf demselben Ordner hat?
Das passiert, wenn sie sowohl aus einer Gruppe als auch aus einer direkten Zuweisung kommt. Es gilt die Vereinigung der Berechtigungen, wobei explizite Ausschlüsse immer gewinnen. «Meine Berechtigungen» auf dem Ordner zeigt das Ergebnis.
Kann ich einem Externen die Stufe Manager geben?
Sie können sie zuweisen, aber die den Internen vorbehaltenen Berechtigungen werden für ihn nicht aktiviert: Ein externer Mitarbeiter mit Manager teilt nicht nach außen und verwaltet keine Zugänge. Die Stufe kann auch als «nur intern» markiert werden, um sie gar nicht erst vorzuschlagen.
Ändert das Bearbeiten einer Stufe die bereits gemachten Zuweisungen?
Ja, für alle, die sie haben: Das ist der Sinn einer Stufe. Wenn Sie eine Ausnahme für einen einzigen Ordner wollen, nutzen Sie die eigenen Berechtigungen auf der Zuweisung.
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Alex