Groupes et attributions
Vous attribuez au groupe une fois ; celui qui entre après est déjà dedans
Un groupe a un responsable, une couleur, des sous-groupes et des dossiers. Celui qui en fait partie hérite des dossiers et des niveaux ; celui qui sort les perd. Le consultant a un accès avec date de fin, et le commissaire aux comptes un rôle qui voit tout et ne modifie rien.
L’héritage fait le travail ennuyeux
Direction contient Administration ; Chantiers contient Chantier Nord. Les dossiers attribués au groupe parent arrivent aux sous-groupes ; ceux attribués à un dossier arrivent aux sous-dossiers, avec les exclusions là où il faut. Les attributions ont un niveau, des permissions personnalisées facultatives et une expiration : le lendemain, l’accès n’existe plus. Le panneau « Qui a accès » montre accès directs et hérités, et d’où ils viennent. Et si un changement d’accès doit être motivé, le dossier l’exige.
Comment ça marche
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Créez le groupe, mettez le responsable
Nom, couleur, description, responsable, groupe parent si c’est un sous-groupe. Puis les personnes : celui qui est dedans hérite de tout ce que le groupe a.
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Attribuez des dossiers au groupe, avec expiration si nécessaire
Depuis le dossier ou depuis le groupe : un niveau, d’éventuelles permissions personnalisées, une date de fin. Une attribution expirée disparaît toute seule, et reste dans le journal.
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Désignez les auditeurs
Celui qui gère les membres peut nommer des auditeurs : ils lisent partages, accès et journal d’audit de tout le produit, sans pouvoir modifier, télécharger ni partager.
Celui qui sort du groupe sort des dossiers. Au même instant.
Ce que vous pouvez faire
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Groupes sur deux niveaux
Groupe parent et sous-groupes, responsable et couleur. L’héritage va du parent aux enfants, jamais l’inverse.
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Attributions avec expiration
Personne ou groupe, niveau, permissions personnalisées facultatives, date de fin. Le consultant de la due diligence sort tout seul le 30 juin.
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Héritage avec exclusions
Ce qui vaut sur « Clients » vaut sur chaque client, sauf là où vous avez mis une exclusion ou une exception pour un membre individuel.
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Qui a accès, direct et hérité
Le panneau liste personnes et groupes avec niveau et provenance : depuis ce dossier, depuis un dossier du dessus, depuis un groupe, depuis un espace de travail.
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Motif obligatoire
Sur les dossiers qui l’exigent, chaque changement d’accès doit être motivé : le motif finit dans le registre des changements d’accès.
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Auditeur
Une désignation, pas un type : le commissaire aux comptes ou le DPO voit tout en lecture seule, et son activité reste dans le journal comme celle de tous.
| Origine | Qui le reçoit | S’hérite aux sous-dossiers | Expiration | Visible dans « Qui a accès » |
|---|---|---|---|---|
| Attribution directe | persona | oui | oui | oui |
| Attribution au groupe | gruppo e sottogruppi | oui | oui | oui |
| Membre de l’espace de travail | persona o gruppo | oui | non | oui |
| Partage à une personne | persona | oui | oui | oui |
| Accès à tous les dossiers (type) | Amministratore, Gestore | oui | non | oui |
| Auditeur | designato | oui | non | non |
Questions fréquentes
Combien de niveaux de groupes puis-je avoir ?
Deux : groupe et sous-groupe. Assez pour « Direction › Administration » ou « Chantiers › Chantier Nord », et peu assez pour toujours comprendre d’où vient un accès.
Que voit exactement l’auditeur ?
Partages, attributions, registre des accès et journal d’audit de tout le produit, en lecture seule. Il n’ouvre pas les fichiers, ne télécharge pas, ne partage pas. C’est le rôle pour le commissaire aux comptes, le DPO ou le consultant conformité.
Si je déplace un dossier dans un espace de travail, les anciens accès restent-ils ?
Ils restent, et l’espace de travail vous le signale : « ont accès aux dossiers de cet espace de travail sans en être membres ». De là, vous décidez de les laisser ou de les détacher, un par un.
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Alex