Gruppi e assegnazioni
Assegni al gruppo una volta; chi entra dopo è già dentro
Un gruppo ha un responsabile, un colore, dei sottogruppi e delle cartelle. Chi ne fa parte eredita le cartelle e i livelli; chi esce li perde. Il consulente ha un accesso con la data di fine, e il revisore un ruolo che vede tutto e non modifica niente.
L’eredità fa il lavoro noioso
Direzione contiene Amministrazione; Cantieri contiene Cantiere Nord. Le cartelle assegnate al gruppo padre arrivano ai sottogruppi; quelle assegnate a una cartella arrivano alle sottocartelle, con le esclusioni dove serve. Le assegnazioni hanno un livello, permessi personalizzati facoltativi e una scadenza: il giorno dopo l’accesso non c’è più. Il pannello «Chi ha accesso» mostra accessi diretti ed ereditati, e da dove arrivano. E se un cambio di accesso deve essere motivato, la cartella lo pretende.
Come funziona
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Crea il gruppo, metti il responsabile
Nome, colore, descrizione, responsabile, gruppo padre se è un sottogruppo. Poi le persone: chi è dentro eredita tutto quello che il gruppo ha.
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Assegna cartelle al gruppo, con scadenza se serve
Dalla cartella o dal gruppo: un livello, eventuali permessi personalizzati, una data di fine. Un’assegnazione scaduta sparisce da sola, e resta nel log.
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Designa gli auditor
Chi gestisce i membri può nominare auditor: leggono condivisioni, accessi e log di audit di tutto il prodotto, senza poter modificare, scaricare o condividere.
Chi esce dal gruppo esce dalle cartelle. Nello stesso istante.
Cosa puoi fare
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Gruppi su due livelli
Gruppo padre e sottogruppi, responsabile e colore. L’eredità va dal padre ai figli, mai al contrario.
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Assegnazioni con scadenza
Persona o gruppo, livello, permessi personalizzati facoltativi, data di fine. Il consulente della due diligence esce da solo il 30 giugno.
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Eredità con esclusioni
Quello che vale su «Clienti» vale su ogni cliente, tranne dove hai messo un’esclusione o un’eccezione per un singolo membro.
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Chi ha accesso, diretto ed ereditato
Il pannello elenca persone e gruppi con livello e provenienza: da questa cartella, da una sopra, da un gruppo, da un workspace.
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Motivazione obbligatoria
Sulle cartelle che lo richiedono, ogni cambio di accesso va motivato: la motivazione finisce nel registro dei cambi di accesso.
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Auditor
Una designazione, non una tipologia: il revisore o il DPO vede tutto in sola lettura, e la sua attività resta nel log come quella di tutti.
| Origine | Chi la riceve | Si eredita alle sottocartelle | Scadenza | Si vede in «Chi ha accesso» |
|---|---|---|---|---|
| Assegnazione diretta | persona | sì | sì | sì |
| Assegnazione al gruppo | gruppo e sottogruppi | sì | sì | sì |
| Membro del workspace | persona o gruppo | sì | no | sì |
| Condivisione a persona | persona | sì | sì | sì |
| Accesso a tutte le cartelle (tipologia) | Amministratore, Gestore | sì | no | sì |
| Auditor | designato | sì | no | no |
Domande frequenti
Quanti livelli di gruppi posso avere?
Due: gruppo e sottogruppo. Abbastanza per «Direzione › Amministrazione» o «Cantieri › Cantiere Nord», e poco abbastanza da capire sempre da dove arriva un accesso.
Cosa vede l’auditor esattamente?
Condivisioni, assegnazioni, registro degli accessi e log di audit di tutto il prodotto, in sola lettura. Non apre i file, non scarica, non condivide. È il ruolo per il revisore, il DPO o il consulente 231.
Se sposto una cartella in un workspace, gli accessi vecchi restano?
Restano, e il workspace te lo segnala: «hanno accesso alle cartelle di questo workspace senza esserne membri». Da lì decidi se lasciarli o staccarli, uno per uno.
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Alex