Niveles de acceso
En esta carpeta puedes hacer exactamente esto
Un nivel de acceso es una lista de permisos con un nombre. Manager, Editor, Viewer y Guest están listos; los tuyos los compones marcando lo necesario, permiso a permiso, y los asignas a personas o grupos en cada carpeta.
Cuatro niveles listos, tres para los espacios, los tuyos sin límite
Manager lo hace todo, incluido gestionar los accesos y proteger la carpeta. Editor trabaja con los archivos — sube, modifica, renombra, mueve, comenta, usa los editores — pero no elimina ni comparte fuera. Viewer ve, descarga y reacciona a los comentarios. Guest solo ve, sin descarga. Dentro de los espacios hay tres preajustes más — Gestor, Colaborador e Invitado del espacio — que nunca comparten hacia fuera. Cada permiso es un interruptor: el nivel «Despacho externo» que sube pero no descarga se hace en un minuto.
Cómo funciona
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Asigna un nivel en la carpeta
«Dar acceso»: persona o grupo, nivel, caducidad opcional. El nivel vale para la carpeta y todo lo que hay debajo, salvo excepción más abajo.
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Mira los permisos efectivos
En cada carpeta «Mis permisos» muestra la suma de lo que llega de las asignaciones directas, los grupos, los espacios y las carpetas de arriba. Sin sorpresas.
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Compón un nivel tuyo
En «Niveles de acceso» marcas los permisos por área, das un nombre y un color, decides si se puede proponer a internos, externos o ambos. Desde entonces está en la lista como los demás.
El permiso que no está en el nivel no está en la carpeta. Punto.
Qué puedes hacer
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Contenidos
Ver, descargar, subir, crear carpetas, modificar, renombrar, copiar, mover, eliminar. Más el bloqueo manual de archivos.
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Clasificación y estado
Ver y gestionar etiquetas y campos de documento; cambiar el estado de un documento, gestionar su flujo, ver el historial; pedir o dar la aprobación de contenidos.
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Colaboración
Notas; comentarios — verlos con nombres completos, iniciales o anónimos, añadir, responder, reaccionar, mencionar, eliminar; chat de la carpeta.
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Compartición
Compartir por correo, crear enlaces públicos, enviar la galería como PDF. Tres permisos, porque cada uno hace salir contenido de la empresa.
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Administración
Gestionar los accesos de la carpeta, protegerla, exigir un motivo en cada cambio de acceso; gestionar solicitudes de archivos, automatizaciones y avisos.
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Extensiones
Marca de agua, editor, kSign, transcripción, sello de tiempo, conservación, chat documental, anonimización, caja fuerte, caducidades, versiones, índice de carpeta, plantillas, editores PDF y texto, Tablón, seguimiento de aperturas: cada extensión tiene su permiso.
| Permiso | Manager | Editor | Viewer | Guest |
|---|---|---|---|---|
| Ver | sí | sí | sí | sí |
| Descargar | sí | sí | sí | no |
| Subir, crear carpetas | sí | sí | no | no |
| Modificar, renombrar, copiar, mover | sí | sí | no | no |
| Eliminar | sí | no | no | no |
| Bloquear archivos | sí | no | no | no |
| Etiquetas: ver / gestionar | ● / ● | ● / ● | ● / – | – / – |
| Estado del documento e historial | sí | no | no | no |
| Pedir aprobación / aprobar | ● / ● | ● / – | – / – | – / – |
| Notas: ver / gestionar | ● / ● | ● / ● | ● / – | – / – |
| Comentarios: ver / escribir / eliminar | ● / ● / ● | ● / ● / – | ● / – / – | – / – / – |
| Identidad en los comentarios | nome | nome | iniziali | – |
| Compartir por correo / enlace público | sí | no | no | no |
| Galería como PDF | sí | sí | no | no |
| Gestionar accesos, proteger la carpeta | sí | no | no | no |
| Solicitudes de archivos: usar / gestionar | ● / ● | ● / – | – / – | – / – |
| Automatizaciones: ver / gestionar | ● / ● | ● / – | – / – | – / – |
| Editores Office, PDF, texto; versiones | sí | sí | no | no |
| Todas las extensiones | sí | no | no | no |
Manager 41 permisos · Editor 32 · Viewer 7 · Guest 1. Preajustes de espacio: Gestor 36 (sin compartición externa), Colaborador 17, Invitado 3.
Preguntas frecuentes
¿Y si una persona tiene dos niveles en la misma carpeta?
Pasa cuando llega tanto de un grupo como de una asignación directa. Vale la unión de los permisos, con las exclusiones explícitas ganando siempre. «Mis permisos» en la carpeta muestra el resultado.
¿Puedo dar a un externo el nivel Manager?
Puedes asignarlo, pero los permisos reservados a internos no se le activan: un Colaborador externo con Manager no comparte fuera ni gestiona accesos. El nivel también se puede marcar «solo internos» para ni siquiera proponerlo.
¿Editar un nivel cambia las asignaciones ya hechas?
Sí, para todos los que lo tienen: ese es el sentido de un nivel. Si quieres una excepción para una sola carpeta, usa los permisos personalizados en la asignación.
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Alex