Livelli di accesso
Su questa cartella puoi fare esattamente questo
Un livello di accesso è un elenco di permessi con un nome. Manager, Editor, Viewer e Guest sono pronti; i tuoi li componi spuntando quello che serve, permesso per permesso, e li assegni a persone o gruppi su ogni cartella.
Quattro livelli pronti, tre per i workspace, i tuoi senza limite
Manager fa tutto, compreso gestire gli accessi e proteggere la cartella. Editor lavora sui file — carica, modifica, rinomina, sposta, commenta, usa gli editor — ma non cancella e non condivide fuori. Viewer vede, scarica e reagisce ai commenti. Guest vede e basta, senza download. Dentro i workspace ci sono tre preset in più — Gestore, Collaboratore e Ospite del workspace — che non condividono mai verso l’esterno. Ogni permesso è un interruttore: il livello «Studio esterno» che carica ma non scarica si fa in un minuto.
Come funziona
-
Assegna un livello sulla cartella
«Fornisci accesso»: persona o gruppo, livello, scadenza facoltativa. Il livello vale per la cartella e per tutto quello che c’è sotto, a meno di un’eccezione più in basso.
-
Guarda i permessi effettivi
Su ogni cartella «I miei permessi» mostra la somma di quello che arriva dalle assegnazioni dirette, dai gruppi, dai workspace e dalle cartelle sopra. Nessuna sorpresa.
-
Componi un livello tuo
In «Livelli di accesso» spunti i permessi per area, dai un nome e un colore, decidi se è proponibile a interni, esterni o entrambi. Da quel momento è nell’elenco come gli altri.
Il permesso che non c’è nel livello non c’è nella cartella. Punto.
Cosa puoi fare
-
Contenuti
Visualizzare, scaricare, caricare, creare cartelle, modificare, rinominare, copiare, spostare, cancellare. Più il blocco manuale dei file.
-
Classificazione e stato
Vedere e gestire etichette e campi documento; cambiare lo stato di un documento, gestirne il flusso, vedere lo storico; chiedere o dare l’approvazione dei contenuti.
-
Collaborazione
Note; commenti — vederli con nomi completi, iniziali o anonimi, aggiungerli, rispondere, reagire, menzionare, cancellare; chat della cartella.
-
Condivisione
Condividere via email, creare link pubblici, inviare la galleria come PDF. Tre permessi, perché ognuno fa uscire contenuto dall’azienda.
-
Amministrazione
Gestire gli accessi della cartella, proteggerla, richiedere una motivazione a ogni cambio di accesso; gestire richieste file, automazioni e notifiche.
-
Estensioni
Filigrana, editor, kSign, trascrizione, marca temporale, conservazione, chat documentale, anonimizzazione, cassaforte, scadenze, versioni, indice cartella, template, editor PDF e testo, Bacheca, tracciamento aperture: ogni estensione ha il suo permesso.
| Permesso | Manager | Editor | Viewer | Guest |
|---|---|---|---|---|
| Visualizzare | sì | sì | sì | sì |
| Scaricare | sì | sì | sì | no |
| Caricare, creare cartelle | sì | sì | no | no |
| Modificare, rinominare, copiare, spostare | sì | sì | no | no |
| Cancellare | sì | no | no | no |
| Bloccare i file | sì | no | no | no |
| Etichette: vedere / gestire | ● / ● | ● / ● | ● / – | – / – |
| Stato documento e storico | sì | no | no | no |
| Chiedere approvazione / approvare | ● / ● | ● / – | – / – | – / – |
| Note: vedere / gestire | ● / ● | ● / ● | ● / – | – / – |
| Commenti: vedere / scrivere / cancellare | ● / ● / ● | ● / ● / – | ● / – / – | – / – / – |
| Identità nei commenti | nome | nome | iniziali | – |
| Condividere via email / link pubblico | sì | no | no | no |
| Galleria come PDF | sì | sì | no | no |
| Gestire accessi, proteggere la cartella | sì | no | no | no |
| Richieste file: usare / gestire | ● / ● | ● / – | – / – | – / – |
| Automazioni: vedere / gestire | ● / ● | ● / – | – / – | – / – |
| Editor Office, PDF, testo; versioni | sì | sì | no | no |
| Tutte le estensioni | sì | no | no | no |
Manager 41 permessi · Editor 32 · Viewer 7 · Guest 1. I preset dei workspace: Gestore 36 (senza condivisione esterna), Collaboratore 17, Ospite 3.
Domande frequenti
Se una persona ha due livelli sulla stessa cartella?
Succede quando arriva sia da un gruppo sia da un’assegnazione diretta. Vale l’unione dei permessi, con le esclusioni esplicite che vincono sempre. «I miei permessi» sulla cartella mostra il risultato.
Posso dare a un esterno il livello Manager?
Puoi assegnarlo, ma i permessi riservati agli interni non gli si accendono: un Collaboratore esterno con Manager non condivide fuori e non gestisce accessi. Il livello si può anche marcare «solo interni» per non proporlo nemmeno.
Modificare un livello cambia le assegnazioni già fatte?
Sì, per tutti quelli che ce l’hanno: è il senso di un livello. Se vuoi un’eccezione per una cartella sola, usi i permessi personalizzati sull’assegnazione.
Le altre funzionalità di Files
Porta i file della tua azienda nel cloud
Richiedi una demo: ti mostriamo come Files rende l’archiviazione e la condivisione semplici e sicure.
Alex