Niveaux d’accès
Sur ce dossier, vous pouvez faire exactement ceci
Un niveau d’accès est une liste de permissions avec un nom. Manager, Éditeur, Lecteur et Invité sont prêts ; les vôtres, vous les composez en cochant ce qu’il faut, permission par permission, et vous les attribuez à des personnes ou des groupes sur chaque dossier.
Quatre niveaux prêts, trois pour les espaces de travail, les vôtres sans limite
Manager fait tout, y compris gérer les accès et protéger le dossier. Éditeur travaille sur les fichiers — dépose, modifie, renomme, déplace, commente, utilise les éditeurs — mais ne supprime pas et ne partage pas à l’extérieur. Lecteur voit, télécharge et réagit aux commentaires. Invité voit et c’est tout, sans téléchargement. Dans les espaces de travail, il y a trois préréglages de plus — Gestionnaire, Collaborateur et Invité de l’espace de travail — qui ne partagent jamais vers l’extérieur. Chaque permission est un interrupteur : le niveau « Cabinet externe » qui dépose mais ne télécharge pas se fait en une minute.
Comment ça marche
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Attribuez un niveau sur le dossier
« Fournir l’accès » : personne ou groupe, niveau, expiration facultative. Le niveau vaut pour le dossier et pour tout ce qu’il y a en dessous, sauf exception plus bas.
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Regardez les permissions effectives
Sur chaque dossier, « Mes permissions » montre la somme de ce qui vient des attributions directes, des groupes, des espaces de travail et des dossiers du dessus. Aucune surprise.
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Composez un niveau à vous
Dans « Niveaux d’accès », vous cochez les permissions par domaine, donnez un nom et une couleur, décidez si le niveau peut être proposé aux internes, aux externes ou aux deux. Dès lors, il est dans la liste comme les autres.
La permission qui n’est pas dans le niveau n’est pas dans le dossier. Point.
Ce que vous pouvez faire
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Contenus
Afficher, télécharger, déposer, créer des dossiers, modifier, renommer, copier, déplacer, supprimer. Plus le verrouillage manuel des fichiers.
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Classification et état
Voir et gérer étiquettes et champs de document ; changer l’état d’un document, gérer son flux, voir l’historique ; demander ou donner l’approbation des contenus.
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Collaboration
Notes ; commentaires — les voir avec noms complets, initiales ou anonymes, en ajouter, répondre, réagir, mentionner, supprimer ; chat du dossier.
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Partage
Partager par e-mail, créer des liens publics, envoyer la galerie en PDF. Trois permissions, parce que chacune fait sortir du contenu de l’entreprise.
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Administration
Gérer les accès du dossier, le protéger, exiger un motif à chaque changement d’accès ; gérer demandes de fichiers, automatisations et notifications.
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Extensions
Filigrane, éditeur, kSign, transcription, horodatage, conservation, chat documentaire, anonymisation, coffre-fort, échéances, versions, index du dossier, modèles, éditeur PDF et texte, Tableau, suivi des ouvertures : chaque extension a sa permission.
| Permission | Manager | Éditeur | Lecteur | Invité |
|---|---|---|---|---|
| Afficher | oui | oui | oui | oui |
| Télécharger | oui | oui | oui | non |
| Déposer, créer des dossiers | oui | oui | non | non |
| Modifier, renommer, copier, déplacer | oui | oui | non | non |
| Supprimer | oui | non | non | non |
| Verrouiller les fichiers | oui | non | non | non |
| Étiquettes : voir / gérer | ● / ● | ● / ● | ● / – | – / – |
| État du document et historique | oui | non | non | non |
| Demander l’approbation / approuver | ● / ● | ● / – | – / – | – / – |
| Notes : voir / gérer | ● / ● | ● / ● | ● / – | – / – |
| Commentaires : voir / écrire / supprimer | ● / ● / ● | ● / ● / – | ● / – / – | – / – / – |
| Identité dans les commentaires | nome | nome | iniziali | – |
| Partager par e-mail / lien public | oui | non | non | non |
| Galerie en PDF | oui | oui | non | non |
| Gérer les accès, protéger le dossier | oui | non | non | non |
| Demandes de fichiers : utiliser / gérer | ● / ● | ● / – | – / – | – / – |
| Automatisations : voir / gérer | ● / ● | ● / – | – / – | – / – |
| Éditeur Office, PDF, texte ; versions | oui | oui | non | non |
| Toutes les extensions | oui | non | non | non |
Manager 41 permissions · Éditeur 32 · Lecteur 7 · Invité 1. Les préréglages des espaces de travail : Gestionnaire 36 (sans partage externe), Collaborateur 17, Invité 3.
Questions fréquentes
Si une personne a deux niveaux sur le même dossier ?
Ça arrive quand elle arrive à la fois d’un groupe et d’une attribution directe. C’est l’union des permissions qui vaut, avec les exclusions explicites qui gagnent toujours. « Mes permissions » sur le dossier montre le résultat.
Puis-je donner à un externe le niveau Manager ?
Vous pouvez l’attribuer, mais les permissions réservées aux internes ne s’activent pas pour lui : un Collaborateur externe avec Manager ne partage pas à l’extérieur et ne gère pas les accès. Le niveau peut aussi être marqué « internes seulement » pour ne même pas le proposer.
Modifier un niveau change-t-il les attributions déjà faites ?
Oui, pour tous ceux qui l’ont : c’est le sens d’un niveau. Si vous voulez une exception pour un seul dossier, vous utilisez les permissions personnalisées sur l’attribution.
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Alex