Níveis de acesso
Nesta pasta pode fazer exatamente isto
Um nível de acesso é uma lista de permissões com um nome. Gestor, Editor, Visualizador e Convidado estão prontos; os seus compõe-os assinalando o que é preciso, permissão a permissão, e atribui-os a pessoas ou grupos em cada pasta.
Quatro níveis prontos, três para os espaços de trabalho, os seus sem limite
Gestor faz tudo, incluindo gerir os acessos e proteger a pasta. Editor trabalha nos ficheiros — carrega, altera, muda o nome, move, comenta, usa os editores — mas não elimina e não partilha para fora. Visualizador vê, transfere e reage aos comentários. Convidado vê e mais nada, sem transferência. Dentro dos espaços de trabalho há três predefinições a mais — Gestor, Colaborador e Convidado do espaço de trabalho — que nunca partilham para o exterior. Cada permissão é um interruptor: o nível «Escritório externo» que carrega mas não transfere faz-se num minuto.
Como funciona
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Atribua um nível na pasta
«Conceder acesso»: pessoa ou grupo, nível, expiração opcional. O nível vale para a pasta e para tudo o que está por baixo, salvo uma exceção mais abaixo.
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Veja as permissões efetivas
Em cada pasta «As minhas permissões» mostra a soma do que chega das atribuições diretas, dos grupos, dos espaços de trabalho e das pastas acima. Nenhuma surpresa.
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Componha um nível seu
Em «Níveis de acesso» assinala as permissões por área, dá um nome e uma cor, decide se é proponível a internos, externos ou ambos. A partir desse momento está na lista como os outros.
A permissão que não está no nível não está na pasta. Ponto final.
O que pode fazer
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Conteúdos
Visualizar, transferir, carregar, criar pastas, alterar, mudar o nome, copiar, mover, eliminar. Mais o bloqueio manual dos ficheiros.
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Classificação e estado
Ver e gerir etiquetas e campos do documento; mudar o estado de um documento, gerir o seu fluxo, ver o histórico; pedir ou dar a aprovação dos conteúdos.
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Colaboração
Notas; comentários — vê-los com nomes completos, iniciais ou anónimos, acrescentá-los, responder, reagir, mencionar, eliminar; chat da pasta.
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Partilha
Partilhar por e-mail, criar ligações públicas, enviar a galeria como PDF. Três permissões, porque cada uma faz sair conteúdo da empresa.
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Administração
Gerir os acessos da pasta, protegê-la, exigir uma justificação a cada mudança de acesso; gerir pedidos de ficheiros, automatizações e notificações.
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Extensões
Marca de água, editor, kSign, transcrição, carimbo temporal, conservação, chat documental, anonimização, cofre, prazos, versões, índice da pasta, modelos, editor de PDF e texto, Quadro, rastreio de aberturas: cada extensão tem a sua permissão.
| Permissão | Gestor | Editor | Visualizador | Convidado |
|---|---|---|---|---|
| Visualizar | sim | sim | sim | sim |
| Transferir | sim | sim | sim | não |
| Carregar, criar pastas | sim | sim | não | não |
| Alterar, mudar o nome, copiar, mover | sim | sim | não | não |
| Eliminar | sim | não | não | não |
| Bloquear os ficheiros | sim | não | não | não |
| Etiquetas: ver / gerir | ● / ● | ● / ● | ● / – | – / – |
| Estado do documento e histórico | sim | não | não | não |
| Pedir aprovação / aprovar | ● / ● | ● / – | – / – | – / – |
| Notas: ver / gerir | ● / ● | ● / ● | ● / – | – / – |
| Comentários: ver / escrever / eliminar | ● / ● / ● | ● / ● / – | ● / – / – | – / – / – |
| Identidade nos comentários | nome | nome | iniziali | – |
| Partilhar por e-mail / ligação pública | sim | não | não | não |
| Galeria como PDF | sim | sim | não | não |
| Gerir acessos, proteger a pasta | sim | não | não | não |
| Pedidos de ficheiros: usar / gerir | ● / ● | ● / – | – / – | – / – |
| Automatizações: ver / gerir | ● / ● | ● / – | – / – | – / – |
| Editor Office, PDF, texto; versões | sim | sim | não | não |
| Todas as extensões | sim | não | não | não |
Gestor 41 permissões · Editor 32 · Visualizador 7 · Convidado 1. As predefinições dos espaços de trabalho: Gestor 36 (sem partilha externa), Colaborador 17, Convidado 3.
Perguntas frequentes
Se uma pessoa tiver dois níveis na mesma pasta?
Acontece quando chega tanto de um grupo como de uma atribuição direta. Vale a união das permissões, com as exclusões explícitas a ganhar sempre. «As minhas permissões» na pasta mostra o resultado.
Posso dar a um externo o nível Gestor?
Pode atribuí-lo, mas as permissões reservadas aos internos não se lhe ativam: um Colaborador externo com Gestor não partilha para fora e não gere acessos. O nível pode também marcar-se «só internos» para nem sequer o propor.
Alterar um nível muda as atribuições já feitas?
Sim, para todos os que o têm: é o sentido de um nível. Se quiser uma exceção para uma só pasta, usa as permissões personalizadas na atribuição.
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Alex