Modello di accesso
Lo spazio è dell’azienda. Le persone ci lavorano dentro.
Nei servizi nati per il consumo personale ogni persona ha il suo spazio e condivide qualche cartella con i colleghi: quando cambia lavoro, le cartelle vanno via con lei. Files parte dal verso opposto. L’archivio è uno, dell’azienda; le cartelle di primo livello le decide chi amministra; le persone ricevono un accesso, con un livello, su una parte dell’albero. Nessuno «possiede» la cartella di un cliente.
Un albero solo, e le persone appese ai rami
Le cartelle radice — Clienti, Amministrazione, Progetti, Qualità — le crea l’Amministratore, o chi ha il privilegio di farlo. Sotto, ogni cartella eredita gli accessi da quella sopra, e dove serve si aggiunge una persona o si restringe. L’Amministratore e il Gestore vedono tutto l’albero, sempre: non esiste una cartella aziendale che qualcuno ha creato e nessun altro può aprire. Su ogni file resta scritto chi lo ha caricato, ma è un’informazione, non una proprietà: il file sta nella cartella, e la cartella è dell’azienda. Lo spazio personale è un’altra cosa — un privilegio della tipologia, con una quota sua, invisibile a chi amministra — e serve per bozze e appunti, non per il lavoro condiviso.
Come funziona
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Disegna l’albero una volta
Le cartelle di primo livello rispecchiano l’azienda, non le persone: per reparto, per cliente, per commessa. I template di struttura e la clonazione servono a rifare lo stesso schema ogni volta che entra un cliente nuovo.
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Dai accessi, non copie
Una persona o un gruppo riceve un livello su una cartella — Manager, Editor, Viewer — e da lì in giù vede quello che le spetta. Il consulente esterno entra in un workspace o con un Guest, e vede solo quello. Nessuno si manda file per email «così ce l’hai anche tu».
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Quando qualcuno esce, non si sposta niente
Disattivi la persona in Kamzan Account e perde l’accesso a tutti i prodotti. Le cartelle restano dove sono, con gli stessi permessi per tutti gli altri; su ogni file il nome di chi lo ha caricato resta leggibile. Lo spazio personale si chiude verso la persona, in un archivio protetto: l’azienda non lo apre, ma non ne ha bisogno, perché il lavoro non era lì.
Nessun file dell’azienda vive nel drive di qualcuno.
Cosa puoi fare
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Cartelle radice decise dall’azienda
Creare una cartella di primo livello è un privilegio della tipologia, acceso per Amministratori e Gestori e spento per gli altri se lo vuoi: l’albero non cresce a caso.
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Chi amministra vede tutto
Amministratore e Gestore hanno accesso a ogni cartella aziendale, e l’Auditor vede tutto senza toccare niente. Nessun angolo dell’archivio dipende dalla buona volontà di chi l’ha creato.
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Il creatore è un’informazione
Su ogni file e cartella resta chi l’ha caricato, con data e ora, anche dopo che quella persona è uscita. Serve alla tracciabilità, non a decidere chi può aprire.
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Spazio personale: un privilegio, non la regola
I Dipendenti lo hanno, Collaboratori e Guest no; la quota per persona la decide l’azienda e non mangia quella aziendale. Chi amministra vede quanto spazio occupa, non cosa contiene.
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Gli esterni dentro un confine
Studi, fornitori, clienti entrano come Collaboratori o Guest: vivono nei workspace e nelle cartelle a cui sono assegnati, con una scadenza obbligatoria dell’utenza. Non hanno spazio personale e non creano cartelle radice.
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Un promemoria periodico
I controlli archivio mandano a chi amministra un report su cartelle senza responsabile, accessi mai usati, file fermi da troppo: l’archivio aziendale resta in ordine anche quando le persone cambiano.
Domande frequenti
Se un dipendente se ne va, perdiamo i suoi file?
No. I file di lavoro stanno nelle cartelle dell’azienda, e le cartelle non sono sue: restano al loro posto con gli stessi permessi per tutti gli altri. Va via solo il suo accesso, e con lui lo spazio personale, che è per definizione ciò che non era lavoro condiviso.
Un dipendente può creare una cartella «sua» che nessun altro vede?
Nell’archivio aziendale no: Amministratore e Gestore vedono sempre tutto. Per le bozze e gli appunti c’è lo spazio personale, che è davvero suo — ma è separato, ha una quota propria e non è il posto per il lavoro condiviso.
Possiamo fare a meno dello spazio personale?
Sì: è un privilegio della tipologia e si spegne. Molte aziende lo tengono solo per i Dipendenti; Collaboratori e Guest non lo hanno mai.
Arriviamo da Google Drive o Dropbox: come portiamo dentro l’archivio?
Con la migrazione dal desktop o dalla cartella condivisa, ricostruendo l’albero aziendale prima e assegnando gli accessi dopo. È il momento buono per smettere di avere una cartella per persona.
Le altre funzionalità di Files
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Alex