Modelo de acceso
El espacio es de la empresa. Las personas trabajan dentro.
En los servicios nacidos para uso personal cada persona tiene su espacio y comparte alguna carpeta con los compañeros: cuando cambia de trabajo, las carpetas se van con ella. Files parte del lado opuesto. El archivo es uno, de la empresa; las carpetas de primer nivel las decide quien administra; las personas reciben un acceso, con un nivel, sobre una parte del árbol. Nadie «posee» la carpeta de un cliente.
Un solo árbol, y las personas colgadas de sus ramas
Las carpetas raíz — Clientes, Administración, Proyectos, Calidad — las crea el Administrador, o quien tiene el privilegio de hacerlo. Debajo, cada carpeta hereda los accesos de la de arriba, y donde hace falta se añade una persona o se restringe. El Administrador y el Gestor ven todo el árbol, siempre: no existe una carpeta de empresa que alguien creó y nadie más puede abrir. En cada archivo queda escrito quién lo subió, pero es una información, no una propiedad: el archivo está en la carpeta, y la carpeta es de la empresa. El espacio personal es otra cosa — un privilegio del tipo de usuario, con su propia cuota, invisible para quien administra — y sirve para borradores y apuntes, no para el trabajo compartido.
Cómo funciona
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Dibuja el árbol una vez
Las carpetas de primer nivel reflejan la empresa, no a las personas: por departamento, por cliente, por encargo. Las plantillas de estructura y la clonación sirven para repetir el mismo esquema cada vez que entra un cliente nuevo.
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Da accesos, no copias
Una persona o un grupo recibe un nivel sobre una carpeta — Manager, Editor, Viewer — y de ahí hacia abajo ve lo que le corresponde. El consultor externo entra en un espacio de trabajo o como Guest, y ve solo eso. Nadie se manda archivos por correo «para que tú también lo tengas».
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Cuando alguien se va, nada se mueve
Desactivas a la persona en Kamzan Account y pierde el acceso a todos los productos. Las carpetas se quedan donde están, con los mismos permisos para todos los demás; en cada archivo el nombre de quien lo subió sigue legible. El espacio personal se cierra hacia la persona, en un archivo protegido: la empresa no lo abre, pero no lo necesita, porque el trabajo no estaba ahí.
Ningún archivo de la empresa vive en el drive de alguien.
Qué puedes hacer
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Carpetas raíz decididas por la empresa
Crear una carpeta de primer nivel es un privilegio del tipo de usuario, activo para Administradores y Gestores y desactivado para los demás si lo deseas: el árbol no crece al azar.
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Quien administra lo ve todo
Administrador y Gestor tienen acceso a cada carpeta de empresa, y el Auditor lo ve todo sin tocar nada. Ningún rincón del archivo depende de la buena voluntad de quien lo creó.
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El creador es una información
En cada archivo y carpeta queda quién lo subió, con fecha y hora, incluso después de que esa persona se haya ido. Sirve para la trazabilidad, no para decidir quién puede abrir.
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Espacio personal: un privilegio, no la regla
Los Empleados lo tienen, Colaboradores y Guest no; la cuota por persona la decide la empresa y no consume la de empresa. Quien administra ve cuánto espacio ocupa, no qué contiene.
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Los externos dentro de un límite
Despachos, proveedores, clientes entran como Colaboradores o Guest: viven en los espacios y carpetas a los que están asignados, con una caducidad obligatoria del usuario. No tienen espacio personal y no crean carpetas raíz.
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Un recordatorio periódico
Los controles de archivo envían a quien administra un informe sobre carpetas sin responsable, accesos nunca usados, archivos parados demasiado tiempo: el archivo de empresa se mantiene en orden aunque cambien las personas.
Preguntas frecuentes
Si un empleado se va, ¿perdemos sus archivos?
No. Los archivos de trabajo están en las carpetas de la empresa, y las carpetas no son suyas: se quedan en su sitio con los mismos permisos para todos los demás. Solo se va su acceso, y con él el espacio personal, que por definición es lo que no era trabajo compartido.
¿Puede un empleado crear una carpeta «suya» que nadie más vea?
En el archivo de empresa no: Administrador y Gestor siempre lo ven todo. Para borradores y apuntes está el espacio personal, que sí es suyo — pero está separado, tiene su propia cuota y no es el lugar para el trabajo compartido.
¿Podemos prescindir del espacio personal?
Sí: es un privilegio del tipo de usuario y se puede desactivar. Muchas empresas lo mantienen solo para los Empleados; Colaboradores y Guest nunca lo tienen.
Venimos de Google Drive o Dropbox: ¿cómo traemos el archivo?
Con la migración desde el escritorio o desde la carpeta compartida, reconstruyendo primero el árbol de empresa y asignando después los accesos. Es el buen momento para dejar de tener una carpeta por persona.
Las demás funcionalidades de Files
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Alex