Modelo de acesso
O espaço é da empresa. As pessoas trabalham dentro dele.
Nos serviços nascidos para o consumo pessoal cada pessoa tem o seu espaço e partilha algumas pastas com os colegas: quando muda de emprego, as pastas vão com ela. O Files parte do sentido oposto. O arquivo é um só, da empresa; as pastas de primeiro nível decide-as quem administra; as pessoas recebem um acesso, com um nível, numa parte da árvore. Ninguém «possui» a pasta de um cliente.
Uma só árvore, e as pessoas penduradas nos ramos
As pastas raiz — Clientes, Administração, Projetos, Qualidade — cria-as o Administrador, ou quem tem o privilégio de o fazer. Por baixo, cada pasta herda os acessos da que está acima, e onde é preciso acrescenta-se uma pessoa ou restringe-se. O Administrador e o Gestor veem toda a árvore, sempre: não existe uma pasta da empresa que alguém criou e mais ninguém pode abrir. Em cada ficheiro fica escrito quem o carregou, mas é uma informação, não uma propriedade: o ficheiro está na pasta, e a pasta é da empresa. O espaço pessoal é outra coisa — um privilégio do tipo, com uma quota própria, invisível a quem administra — e serve para rascunhos e apontamentos, não para o trabalho partilhado.
Como funciona
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Desenhe a árvore uma vez
As pastas de primeiro nível refletem a empresa, não as pessoas: por departamento, por cliente, por encomenda. Os modelos de estrutura e a clonagem servem para refazer o mesmo esquema sempre que entra um cliente novo.
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Dê acessos, não cópias
Uma pessoa ou um grupo recebe um nível numa pasta — Gestor, Editor, Visualizador — e daí para baixo vê o que lhe compete. O consultor externo entra num espaço de trabalho ou como Convidado, e vê só isso. Ninguém envia ficheiros por e-mail «para que também o tenhas».
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Quando alguém sai, nada se move
Desativa a pessoa na Kamzan Account e ela perde o acesso a todos os produtos. As pastas ficam onde estão, com as mesmas permissões para todos os outros; em cada ficheiro o nome de quem o carregou continua legível. O espaço pessoal fecha-se para a pessoa, num arquivo protegido: a empresa não o abre, mas não precisa, porque o trabalho não estava lá.
Nenhum ficheiro da empresa vive no drive de alguém.
O que pode fazer
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Pastas raiz decididas pela empresa
Criar uma pasta de primeiro nível é um privilégio do tipo, ligado para Administradores e Gestores e desligado para os outros se quiser: a árvore não cresce ao acaso.
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Quem administra vê tudo
Administrador e Gestor têm acesso a todas as pastas da empresa, e o Auditor vê tudo sem tocar em nada. Nenhum canto do arquivo depende da boa vontade de quem o criou.
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O criador é uma informação
Em cada ficheiro e pasta fica quem o carregou, com data e hora, mesmo depois de essa pessoa ter saído. Serve à rastreabilidade, não a decidir quem pode abrir.
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Espaço pessoal: um privilégio, não a regra
Os Colaboradores internos têm-no, Colaboradores externos e Convidados não; a quota por pessoa decide-a a empresa e não consome a da empresa. Quem administra vê quanto espaço ocupa, não o que contém.
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Os externos dentro de um limite
Escritórios, fornecedores, clientes entram como Colaboradores externos ou Convidados: vivem nos espaços de trabalho e nas pastas a que estão atribuídos, com uma expiração obrigatória do utilizador. Não têm espaço pessoal e não criam pastas raiz.
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Um lembrete periódico
Os controlos de arquivo enviam a quem administra um relatório sobre pastas sem responsável, acessos nunca usados, ficheiros parados há demasiado tempo: o arquivo da empresa mantém-se em ordem mesmo quando as pessoas mudam.
Perguntas frequentes
Se um colaborador se for embora, perdemos os seus ficheiros?
Não. Os ficheiros de trabalho estão nas pastas da empresa, e as pastas não são dele: ficam no seu lugar com as mesmas permissões para todos os outros. Vai-se embora só o seu acesso, e com ele o espaço pessoal, que é por definição o que não era trabalho partilhado.
Um colaborador pode criar uma pasta «sua» que mais ninguém vê?
No arquivo da empresa não: Administrador e Gestor veem sempre tudo. Para os rascunhos e os apontamentos há o espaço pessoal, que é realmente seu — mas é separado, tem uma quota própria e não é o lugar para o trabalho partilhado.
Podemos dispensar o espaço pessoal?
Sim: é um privilégio do tipo e desliga-se. Muitas empresas mantêm-no só para os Colaboradores internos; Colaboradores externos e Convidados nunca o têm.
Vimos do Google Drive ou do Dropbox: como trazemos o arquivo para dentro?
Com a migração a partir do desktop ou da pasta partilhada, reconstruindo a árvore da empresa antes e atribuindo os acessos depois. É o momento certo para deixar de ter uma pasta por pessoa.
As outras funcionalidades do Files
Leve os ficheiros da sua empresa para a cloud
Peça uma demo: mostramos-lhe como o Files torna o arquivo e a partilha simples e seguros.
Alex