Un produit

Modèle d’accès

L’espace appartient à l’entreprise. Les personnes y travaillent.

Dans les services nés pour l’usage personnel, chaque personne a son espace et partage quelques dossiers avec les collègues : quand elle change de travail, les dossiers partent avec elle. Files part dans le sens opposé. L’archive est unique, celle de l’entreprise ; les dossiers de premier niveau sont décidés par l’administration ; les personnes reçoivent un accès, avec un niveau, sur une partie de l’arborescence. Personne ne « possède » le dossier d’un client.

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Une seule arborescence, et les personnes accrochées aux branches

Les dossiers racine — Clients, Administration, Projets, Qualité — sont créés par l’Administrateur, ou par celui qui a le privilège de le faire. En dessous, chaque dossier hérite des accès de celui du dessus, et là où il faut on ajoute une personne ou on restreint. L’Administrateur et le Gestionnaire voient toute l’arborescence, toujours : il n’existe pas de dossier d’entreprise que quelqu’un a créé et que personne d’autre ne peut ouvrir. Sur chaque fichier reste écrit qui l’a déposé, mais c’est une information, pas une propriété : le fichier est dans le dossier, et le dossier est à l’entreprise. L’espace personnel est autre chose — un privilège du type, avec son propre quota, invisible pour l’administration — et sert pour les brouillons et les notes, pas pour le travail partagé.

Comment ça marche

  1. Dessinez l’arborescence une fois

    Les dossiers de premier niveau reflètent l’entreprise, pas les personnes : par service, par client, par commande. Les modèles de structure et le clonage servent à refaire le même schéma chaque fois qu’un nouveau client arrive.

  2. Donnez des accès, pas des copies

    Une personne ou un groupe reçoit un niveau sur un dossier — Manager, Éditeur, Lecteur — et à partir de là voit ce qui lui revient. Le consultant externe entre dans un espace de travail ou avec un Invité, et ne voit que ça. Personne ne s’envoie des fichiers par e-mail « comme ça tu l’as aussi ».

  3. Quand quelqu’un part, rien ne bouge

    Vous désactivez la personne dans Kamzan Account et elle perd l’accès à tous les produits. Les dossiers restent là où ils sont, avec les mêmes permissions pour tous les autres ; sur chaque fichier, le nom de celui qui l’a déposé reste lisible. L’espace personnel se ferme pour la personne, dans une archive protégée : l’entreprise ne l’ouvre pas, mais n’en a pas besoin, parce que le travail n’était pas là.

Aucun fichier de l’entreprise ne vit dans le drive de quelqu’un.

Ce que vous pouvez faire

  • Dossiers racine décidés par l’entreprise

    Créer un dossier de premier niveau est un privilège du type, activé pour Administrateurs et Gestionnaires et désactivé pour les autres si vous le voulez : l’arborescence ne grandit pas au hasard.

  • L’administration voit tout

    Administrateur et Gestionnaire ont accès à chaque dossier d’entreprise, et l’Auditeur voit tout sans toucher à rien. Aucun coin de l’archive ne dépend de la bonne volonté de celui qui l’a créé.

  • Le créateur est une information

    Sur chaque fichier et dossier reste qui l’a déposé, avec date et heure, même après que cette personne est partie. Ça sert à la traçabilité, pas à décider qui peut ouvrir.

  • Espace personnel : un privilège, pas la règle

    Les Employés l’ont, Collaborateurs et Invités non ; le quota par personne, c’est l’entreprise qui le décide et il ne mange pas celui de l’entreprise. L’administration voit combien d’espace il occupe, pas ce qu’il contient.

  • Les externes dans un périmètre

    Cabinets, fournisseurs, clients entrent comme Collaborateurs ou Invités : ils vivent dans les espaces de travail et les dossiers auxquels ils sont assignés, avec une expiration obligatoire du compte. Ils n’ont pas d’espace personnel et ne créent pas de dossiers racine.

  • Un rappel périodique

    Les contrôles d’archive envoient à l’administration un rapport sur les dossiers sans responsable, les accès jamais utilisés, les fichiers immobiles depuis trop longtemps : l’archive de l’entreprise reste en ordre même quand les personnes changent.

Questions fréquentes

Si un employé s’en va, perdons-nous ses fichiers ?

Non. Les fichiers de travail sont dans les dossiers de l’entreprise, et les dossiers ne sont pas à lui : ils restent à leur place avec les mêmes permissions pour tous les autres. Seul son accès s’en va, et avec lui l’espace personnel, qui est par définition ce qui n’était pas du travail partagé.

Un employé peut-il créer un dossier « à lui » que personne d’autre ne voit ?

Dans l’archive de l’entreprise, non : Administrateur et Gestionnaire voient toujours tout. Pour les brouillons et les notes, il y a l’espace personnel, qui est vraiment à lui — mais il est séparé, a son propre quota et n’est pas l’endroit pour le travail partagé.

Pouvons-nous nous passer de l’espace personnel ?

Oui : c’est un privilège du type et il se désactive. Beaucoup d’entreprises ne le gardent que pour les Employés ; Collaborateurs et Invités ne l’ont jamais.

Nous venons de Google Drive ou Dropbox : comment importer l’archive ?

Avec la migration depuis le bureau ou depuis le dossier partagé, en reconstruisant d’abord l’arborescence de l’entreprise et en attribuant les accès ensuite. C’est le bon moment pour arrêter d’avoir un dossier par personne.

Les autres fonctionnalités de Files

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