Verbale di riunione: come scriverlo, con esempio pratico
Un verbale di riunione è il documento che riassume cosa si è discusso, cosa si è deciso e chi deve fare cosa. Un buon verbale è breve: chi era assente deve capire in due minuti le decisioni prese e i prossimi passi. Non serve trascrivere tutto, serve scrivere ciò che cambia il lavoro.
Alcune riunioni, come assemblee societarie o condominiali, hanno regole proprie: per queste chiedi a chi segue la materia. Questa guida riguarda le riunioni di lavoro.
Cosa deve contenere
- Data, ora e luogo della riunione.
- Partecipanti e assenti.
- Argomenti all’ordine del giorno.
- Decisioni prese, scritte in modo chiaro.
- Azioni da fare, con responsabile e scadenza.
- Prossimo incontro, se previsto.
Come scriverlo in 5 passi
- Prepara lo schema prima, partendo dall’ordine del giorno.
- Prendi appunti su decisioni e azioni, non su ogni frase.
- Scrivilo subito: a distanza di giorni i dettagli si perdono.
- Fallo rileggere a chi ha guidato la riunione.
- Invialo entro un giorno a partecipanti e assenti.
Un esempio
Riunione di avanzamento del progetto Sito web 12 gennaio, ore 10:00, online Presenti: Maria, Paolo, Sara. Assente: Luca.
Decisioni
- La consegna viene confermata al 26 marzo.
- La nuova pagina prezzi entra nella prima versione.
Azioni
| Azione | Responsabile | Scadenza |
|---|---|---|
| Inviare i testi al cliente | Maria | 15 gennaio |
| Preparare la pagina prezzi | Paolo | 22 gennaio |
| Verificare i tempi con Luca | Sara | 13 gennaio |
Prossimo incontro: 26 gennaio, ore 10:00.
Gli errori più comuni
- Trascrivere tutto: nessuno lo legge.
- Decisioni vaghe: «si valuterà» non è una decisione.
- Azioni senza nome: quello che è di tutti non lo fa nessuno.
- Inviarlo troppo tardi: dopo una settimana non serve più.
Il verbale con kMeeting
Con kMeeting trascrizione e verbale nascono dalla registrazione della riunione, così devi solo controllarli. Se stai scegliendo uno strumento, leggi come scegliere una piattaforma di videoconferenza aziendale.
Alex