Ata de reunião: como escrevê-la, com um exemplo prático
Uma ata de reunião é o documento que resume o que foi discutido, o que foi decidido e quem tem de fazer o quê. Uma boa ata é curta: quem faltou deve perceber em dois minutos as decisões tomadas e os passos seguintes. Não é preciso transcrever tudo, é preciso escrever o que muda o trabalho.
Algumas reuniões, como as assembleias de sócios ou de condóminos, têm regras próprias: para essas, consulte quem acompanha a matéria. Este guia diz respeito às reuniões de trabalho.
O que deve conter
- Data, hora e local da reunião.
- Participantes e ausentes.
- Assuntos da ordem de trabalhos.
- Decisões tomadas, escritas com clareza.
- Ações a fazer, com responsável e prazo.
- Próximo encontro, se previsto.
Como escrevê-la em 5 passos
- Prepare o esquema antes, partindo da ordem de trabalhos.
- Tome notas sobre decisões e ações, não sobre cada frase.
- Escreva-a logo: passados dias, os detalhes perdem-se.
- Peça a revisão a quem conduziu a reunião.
- Envie-a no prazo de um dia a participantes e ausentes.
Um exemplo
Reunião de acompanhamento do projeto Sítio web 12 de janeiro, 10:00, online Presentes: Maria, Paolo, Sara. Ausente: Luca.
Decisões
- A entrega fica confirmada para 26 de março.
- A nova página de preços entra na primeira versão.
Ações
| Ação | Responsável | Prazo |
|---|---|---|
| Enviar os textos ao cliente | Maria | 15 de janeiro |
| Preparar a página de preços | Paolo | 22 de janeiro |
| Verificar os prazos com o Luca | Sara | 13 de janeiro |
Próximo encontro: 26 de janeiro, 10:00.
Os erros mais comuns
- Transcrever tudo: ninguém lê.
- Decisões vagas: «vai-se avaliar» não é uma decisão.
- Ações sem nome: o que é de todos, ninguém faz.
- Enviá-la tarde demais: passada uma semana, já não serve.
A ata com o kMeeting
Com o kMeeting, a transcrição e a ata nascem da gravação da reunião, por isso só tem de as verificar. Se está a escolher uma ferramenta, leia como escolher uma plataforma de videoconferência para empresas.
Alex