Acta de reunión: cómo redactarla, con un ejemplo práctico
Un acta de reunión es el documento que resume lo que se ha hablado, lo que se ha decidido y quién tiene que hacer qué. Un buen acta es breve: quien no estuvo debe entender en dos minutos las decisiones tomadas y los próximos pasos. No hace falta transcribirlo todo, hace falta escribir lo que cambia el trabajo.
Algunas reuniones, como las juntas de socios o de propietarios, tienen reglas propias: para esas, consulta a quien se ocupe de la materia. Esta guía trata de las reuniones de trabajo.
Qué debe contener
- Fecha, hora y lugar de la reunión.
- Participantes y ausentes.
- Temas del orden del día.
- Decisiones tomadas, escritas con claridad.
- Acciones por hacer, con responsable y fecha límite.
- Próxima reunión, si está prevista.
Cómo redactarla en 5 pasos
- Prepara el esquema antes, partiendo del orden del día.
- Toma notas de decisiones y acciones, no de cada frase.
- Escríbela enseguida: pasados unos días se pierden los detalles.
- Haz que la revise quien dirigió la reunión.
- Envíala en menos de un día a participantes y ausentes.
Un ejemplo
Reunión de seguimiento del proyecto Sitio web 12 de enero, 10:00, online Presentes: Maria, Paolo, Sara. Ausente: Luca.
Decisiones
- Se confirma la entrega para el 26 de marzo.
- La nueva página de precios entra en la primera versión.
Acciones
| Acción | Responsable | Fecha límite |
|---|---|---|
| Enviar los textos al cliente | Maria | 15 de enero |
| Preparar la página de precios | Paolo | 22 de enero |
| Comprobar los plazos con Luca | Sara | 13 de enero |
Próxima reunión: 26 de enero, 10:00.
Los errores más comunes
- Transcribirlo todo: nadie lo lee.
- Decisiones vagas: «se valorará» no es una decisión.
- Acciones sin nombre: lo que es de todos no lo hace nadie.
- Enviarla demasiado tarde: pasada una semana ya no sirve.
El acta con kMeeting
Con kMeeting la transcripción y el acta nacen de la grabación de la reunión, así que solo tienes que revisarlas. Si estás eligiendo una herramienta, lee cómo elegir una plataforma de videoconferencia para empresas.
Alex