Tipos de utilizador
Quem é para o Files, antes ainda de que pasta abre
O tipo decide os privilégios gerais de uma pessoa: se administra, se tem um espaço pessoal, que secções vê, se é interna ou externa à empresa. Cinco prontos, os seus quantos forem precisos.
Cinco tipos, do administrador ao convidado
O Administrador faz tudo, incluindo a migração e a recuperação do cofre. O Gestor administra membros, tipos, níveis, grupos e espaços de trabalho, mas não as definições do produto. O Colaborador interno trabalha: espaço pessoal, desktop, chat documental, todas as secções. O Colaborador externo é externo — um escritório, um fornecedor — e vive nos espaços de trabalho a que está atribuído, com o Quadro e as coleções. O Convidado é externo e vê uma página inicial simplificada só com os acessos diretos. Cada privilégio liga-se ou desliga-se por tipo, e uma pessoa pode ter exceções próprias.
Como funciona
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Escolha o tipo ao convidar
No convite escolhe o tipo; a pessoa nasce já com os privilégios certos. Os tipos externos — Colaborador externo e Convidado — contam para o limite de utilizadores externos do plano, não para o dos colaboradores internos.
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Regule os privilégios por tipo
Em «Gestão de tipos» cada privilégio é um interruptor, agrupado por área: atividades administrativas, automatizações, controlos de arquivo, atividades, utilização, secções visíveis. Alguns dependem de outros: gerir os auditores requer gerir os membros.
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Crie o seu, se os cinco não chegarem
«Escritório externo», «Estagiário», «Revisor»: um tipo novo parte de um existente e muda só o que é preciso. O tipo, não o nome, é o que o servidor verifica a cada pedido.
O tipo não é uma etiqueta: é o que o servidor controla a cada clique.
O que pode fazer
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Atividades administrativas
Gestão de membros, auditores, tipos, níveis de acesso, grupos, definições, espaços de trabalho, modelos de documento; registo de auditoria, migração, personificação.
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Privilégios de utilização
Espaço pessoal, desktop, chat documental, criação de pastas raiz, Quadro, ícone personalizado das pastas, partilha do espaço pessoal com administradores, gestores, grupos ou todos.
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Secções visíveis
Painel, Coleções (partilhados, favoritos, recentes, marca de água, a expirar, carimbo temporal, ZIP, cofre), Galeria, Reciclagem. Um Convidado vê só a página inicial simplificada.
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Atividades e controlos de arquivo
Quem vê o feed das atividades operativas e de segurança, quem gere os controlos do arquivo e recebe os relatórios periódicos.
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Internos e externos
Colaborador externo e Convidado são tipos externos: contam para um limite separado do plano e não podem receber privilégios reservados aos internos.
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Exceções por pessoa
Um privilégio pode ligar-se ou desligar-se para um único utilizador sem criar um tipo novo: o Colaborador interno que usa o desktop e mais nada.
| Privilégio | Administrador | Gestor | Colaborador interno | Colaborador externo | Convidado |
|---|---|---|---|---|---|
| Interno / externo | int. | int. | int. | est. | est. |
| Gestão de membros, tipos, níveis, grupos | sim | sim | não | não | não |
| Definições do produto | sim | não | não | não | não |
| Migração e recuperação do cofre | sim | não | não | não | não |
| Registo de auditoria | sim | sim | não | não | não |
| Acesso a todas as pastas | sim | sim | não | não | não |
| Espaço pessoal | sim | sim | sim | não | não |
| App desktop | sim | sim | sim | não | não |
| Chat documental (IA) | sim | sim | sim | não | não |
| Espaço de trabalho | sim | sim | sim | sim | sim |
| Quadro | sim | sim | sim | sim | sim |
| Coleções, Galeria, Reciclagem | sim | sim | sim | sim | não |
| Página inicial simplificada | não | não | não | não | sim |
Valores predefinidos: cada privilégio pode alterar-se por tipo ou por pessoa individual.
Perguntas frequentes
Que diferença há entre tipo e nível de acesso?
O tipo é da pessoa e vale em todo o lado: diz se administra, o que vê, se tem espaço pessoal. O nível de acesso é do par pessoa-pasta: diz o que pode fazer lá dentro. Um Colaborador interno pode ser Gestor de uma pasta e Visualizador de outra.
Um cliente externo que tipo deve ter?
Convidado, se tiver só de ver e transferir o que lhe atribui: vê uma página inicial simplificada com os seus acessos. Colaborador externo, se trabalha convosco num espaço de trabalho e tem de carregar, comentar, usar o Quadro.
O administrador do tenant é automaticamente Administrador do Files?
Sim: quem é proprietário ou administrador da empresa na Kamzan Account entra no Files como Administrador. Para todos os outros conta o tipo atribuído no produto.
As outras funcionalidades do Files
Leve os ficheiros da sua empresa para a cloud
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Alex