Un produit

Types d’utilisateur

Qui vous êtes pour Files, avant même de savoir quel dossier vous ouvrez

Le type décide des privilèges généraux d’une personne : si elle administre, si elle a un espace personnel, quelles sections elle voit, si elle est interne ou externe à l’entreprise. Cinq prêts, les vôtres autant qu’il en faut.

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Cinq types, de l’administrateur à l’invité

L’Administrateur fait tout, y compris la migration et la récupération du coffre-fort. Le Gestionnaire administre membres, types, niveaux, groupes et espaces de travail, mais pas les paramètres du produit. L’Employé travaille : espace personnel, bureau, chat documentaire, toutes les sections. Le Collaborateur est externe — un cabinet, un fournisseur — et vit dans les espaces de travail auxquels il est assigné, avec le Tableau et les collections. L’Invité est externe et voit une page d’accueil simplifiée avec ses seuls accès directs. Chaque privilège s’active ou se désactive par type, et une personne peut avoir ses propres exceptions.

Comment ça marche

  1. Choisissez le type au moment d’inviter

    Dans l’invitation, vous choisissez le type ; la personne naît déjà avec les bons privilèges. Les types externes — Collaborateur et Invité — comptent sur le plafond des utilisateurs externes de l’offre, pas sur celui des employés.

  2. Réglez les privilèges par type

    Dans « Gestion des types », chaque privilège est un interrupteur, regroupé par domaine : activités administratives, automatisations, contrôles d’archive, activités, usage, sections visibles. Certains dépendent d’autres : gérer les auditeurs requiert de gérer les membres.

  3. Créez le vôtre, si les cinq ne suffisent pas

    « Cabinet externe », « Stagiaire », « Réviseur » : un nouveau type part d’un type existant et ne change que ce qu’il faut. Le type, pas le nom, est ce que le serveur vérifie à chaque requête.

Le type n’est pas une étiquette : c’est ce que le serveur contrôle à chaque clic.

Ce que vous pouvez faire

  • Activités administratives

    Gestion des membres, auditeurs, types, niveaux d’accès, groupes, paramètres, espaces de travail, modèles de documents ; journal d’audit, migration, usurpation.

  • Privilèges d’usage

    Espace personnel, bureau, chat documentaire, création de dossiers racine, Tableau, icône personnalisée des dossiers, partage de l’espace personnel avec administrateurs, gestionnaires, groupes ou tous.

  • Sections visibles

    Tableau de bord, Collections (partagés, favoris, récents, filigrane, expirant, horodatage, ZIP, coffre-fort), Galerie, Corbeille. Un Invité ne voit que la page d’accueil simplifiée.

  • Activités et contrôles d’archive

    Qui voit le fil des activités opérationnelles et de sécurité, qui gère les contrôles de l’archive et reçoit les rapports périodiques.

  • Internes et externes

    Collaborateur et Invité sont des types externes : ils comptent sur un plafond séparé de l’offre et ne peuvent pas recevoir de privilèges réservés aux internes.

  • Exceptions par personne

    Un privilège peut s’activer ou se désactiver pour un seul utilisateur sans créer un nouveau type : l’Employé qui utilise le bureau et c’est tout.

Les cinq types comparés
PrivilègeAdministrateurGestionnaireEmployéCollaborateurInvité
Interne / externe int.int.int.est.est.
Gestion des membres, types, niveaux, groupes
Paramètres du produit
Migration et récupération du coffre-fort
Journal d’audit
Accès à tous les dossiers
Espace personnel
Application de bureau
Chat documentaire (IA)
Espace de travail
Tableau
Collections, Galerie, Corbeille
Page d’accueil simplifiée

Valeurs par défaut : chaque privilège peut être modifié par type ou par personne individuelle.

Questions fréquentes

Quelle différence entre type et niveau d’accès ?

Le type est celui de la personne et vaut partout : il dit si elle administre, ce qu’elle voit, si elle a un espace personnel. Le niveau d’accès est celui du couple personne-dossier : il dit ce qu’elle peut faire là-dedans. Un Employé peut être Manager d’un dossier et Lecteur d’un autre.

Quel type doit avoir un client externe ?

Invité, s’il doit seulement voir et télécharger ce que vous lui attribuez : il voit une page d’accueil simplifiée avec ses accès. Collaborateur, s’il travaille avec vous dans un espace de travail et doit déposer, commenter, utiliser le Tableau.

L’administrateur du tenant est-il automatiquement Administrateur de Files ?

Oui : celui qui est propriétaire ou administrateur de l’entreprise dans Kamzan Account entre dans Files comme Administrateur. Pour tous les autres, c’est le type attribué dans le produit qui compte.

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