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Erweiterung von Files

Jemand sagt Ja. Und es bleibt festgehalten, wer, wann und wozu.

Das Angebot vor dem Versand, das Verfahren vor der Veröffentlichung, das Protokoll vor der Archivierung: «Genehmigung anfragen» an einen Prüfer — oder mehrere, nacheinander. Während des Wartens ist die Datei eingefroren; der Prüfer genehmigt oder lehnt ab und schreibt, was fehlt; antwortet niemand, läuft die Anfrage nach sieben Tagen von selbst ab.

Demo anfragen Überblick über Files

Zu genehmigen → Genehmigt / Nicht genehmigt

Die Genehmigung funktioniert allein, ohne Statuspfade: drei Berechtigungen in der Zugriffsstufe — wer zur Genehmigung senden darf und dabei einen Prüfer wählt; wer persönlich genehmigen oder ablehnen darf, ohne dass jemand darum bittet, die «direkte Unterschrift», typisch für Administratoren und Manager; wer eine in «Zu genehmigen» verbliebene Datei durch Abbruch der Anfrage entsperren darf, zum Beispiel bei Prüfer im Urlaub, ohne das Ergebnis zu entscheiden. Der Anfragende kann seine Anfrage zurückziehen; der Prüfer kann erinnert werden. Jede Anfrage trägt wer, was, warum, wann sie abläuft, und endet mit einem Ergebnis: genehmigt, abgelehnt, abgelaufen, abgebrochen. Mit den Dokumentenpfaden wird ein Status des Pfads zum Tor: Ihn zu betreten öffnet die Anfrage, und bei der Entscheidung geht die Datei von selbst nach Genehmigt oder Nicht genehmigt.

So funktioniert es

  1. Anfragen

    Rechtsklick → Genehmigung anfragen: Wählen Sie den Prüfer, oder mehrere Prüfer der Reihe nach — lehnt einer ab, kommt es zu Ihnen zurück. Eine Notiz für den Entscheider, wenn nötig. Die Datei friert ein.

  2. Der Prüfer entscheidet

    Benachrichtigung und E-Mail; in der Warteschlange «Ausstehend» sieht er die Datei, wer sie angefragt hat und warum. Er genehmigt oder lehnt ab und schreibt, was fehlt — und der Hochladende liest es.

  3. Ergebnis, und weiter geht es

    Genehmigt: Die Datei trägt das Zeichen und wechselt mit einem Pfad den Status. Nicht genehmigt: Sie wird wieder bearbeitbar, mit dem Grund daneben. Abgelaufen nach sieben Tagen: Der Anfragende weiß es.

«Genehmigt» ist keine E-Mail. Es ist ein Status der Datei, mit einer Unterschrift darunter.

Was Sie tun können

  • Eingefroren während des Wartens

    Niemand ändert die Datei, während der Prüfer entscheidet: Was er genehmigt, ist das, was er gesehen hat.

  • Prüfer in Folge

    Erst der Verantwortliche, dann die Leitung: Sie genehmigen nacheinander. Eine Ablehnung unterbricht die Kette und bringt die Datei zum Anfragenden zurück.

  • Direkte Unterschrift

    Wer die Berechtigung hat, genehmigt persönlich, ohne auf eine Anfrage zu warten: «Sie unterschreiben dieses Dokument direkt».

  • Entsperrung ohne Ergebnis

    Prüfer abwesend? Wer die Berechtigung hat, bricht die Anfrage ab und die Datei wird wieder bearbeitbar. Das Ergebnis, wenn es kommt, bleibt beim Prüfer.

  • Warteschlange und Erinnerungen

    «Ausstehend» für den Prüfer, «Meine Anfragen» für den Anfragenden, die Zählung der Ordner mit offenen Anfragen, die Erinnerung mit einem Klick.

  • Mit Dateianfrage und Pfaden

    Eine auf Anfrage gelieferte Datei kann durch die Genehmigung gehen; ein Status des Pfads kann die Anfrage von selbst öffnen.

Häufige Fragen

Braucht man einen Workspace?

Nein: Die Genehmigung auf Anfrage funktioniert auf jedem Ordner. Der Workspace fügt die Richtlinien hinzu — Download, Upload und Löschung mit Genehmigung —, die von selbst Anfragen öffnen.

Was ist der Unterschied zur Unterschrift von kSign?

Die Genehmigung ist ein internes Okay, in Files nachverfolgt. Die Unterschrift von kSign ist eine elektronische Unterschrift mit Rechtsgültigkeit auf dem Dokument. Ein Vertrag geht durch die erste und endet mit der zweiten.

Muss die Ablehnung einen Grund haben?

Sie können ihn als Kommentar verpflichtend machen. In jedem Fall erreicht der Grund, wenn geschrieben, den Hochladenden im Thread der Datei.

Die anderen Funktionen von Files

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