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Erweiterung von Files

Wer wissen muss, dass es angekommen ist, und wer sagen muss, dass er es gelesen hat

Der Kunde lädt den Abschluss hoch: Der Steuerberater weiß es sofort. Das Unternehmen veröffentlicht die Betriebsordnung: Jeder Mitarbeiter bestätigt, sie gelesen zu haben, und es bleibt festgehalten. Am 5. des Monats erhält, wer die Anwesenheiten noch nicht hochgeladen hat, die Mahnung mit der Liste dessen, was fehlt. Alles pro Ordner, ohne von Hand geschriebene E-Mails.

Demo anfragen Überblick über Files

Vier Typen, eine Liste, ein Nachweis

Auf einem Ordner werden vier Benachrichtigungstypen konfiguriert: Upload, Download, Kenntnisnahme und der kombinierte Typ Upload + Kenntnisnahme. Jeder hat seine Empfänger — alle mit Zugang, gewählte Personen, Gruppen — und den Kanal, in der App oder per E-Mail; die Liste zeigt, wer Zugang zum Ordner hat, und markiert, wer außerhalb der Organisation ist, bevor eine automatische E-Mail rausgeht. Die Unterordner erben; eine Datei kann eine eigene Konfiguration haben. Die Kenntnisnahme ist eine ausdrückliche Bestätigung — aus der App oder von der öffentlichen Seite —, die mit wer, wann und von wo registriert bleibt: Das Unternehmen kann nachweisen, dass das Dokument gelesen wurde. Wer den Ordner verwaltet, kann die Verwaltung der Benachrichtigungen auch für Personen oder Gruppen sperren, damit niemand sie abschaltet.

So funktioniert es

  1. Konfigurieren Sie den Ordner

    Rechtsklick → Kommunikation → Benachrichtigungen: Wählen Sie die Typen, die Empfänger, den Kanal. Die Liste zeigt Ihnen, wer was erhält, Externe hervorgehoben.

  2. Das Dokument kommt an, die Bestätigung geht raus

    Bei jedem Upload weiß es, wer es wissen muss. Sieht der Typ die Kenntnisnahme vor, zeigt die Datei «zu bestätigen» für die, die sie lesen müssen, in der App und per E-Mail; der Verwalter sieht die Übersicht, wer bestätigt hat und wer nicht, und kann erinnern.

  3. Upload-Erinnerungen

    Einmalig, wöchentlich oder monatlich, zur gewählten Uhrzeit — Zeitzone Rom. Mit einer Checkliste erwarteter Dokumente, Pflicht und optional: Wer alles hochgeladen hat, erhält keine Mahnung mehr; den anderen sagt die E-Mail, was fehlt.

«Ich habe es nicht gesehen» hört auf, eine Antwort zu sein.

Was Sie tun können

  • Kenntnisnahme mit Nachweis

    Die Bestätigung ist ein ausdrücklicher Akt, registriert mit Person, Datum, Uhrzeit und Adresse — auch über öffentlichen Link. Wer den Ordner verwaltet, erhält die Meldung und sieht die Übersicht.

  • Download-Bestätigung

    Für Ordner, in denen es zählt, zu wissen, wer heruntergeladen hat: Die Bestätigung kann auf die einzelne Datei, eine Auswahl oder den ganzen Ordner verlangt werden.

  • Geerbt und pro Datei

    Die Konfiguration steigt auf die Unterordner hinab; eine Datei kann eine eigene haben. Files verhindert Dopplungen: Benachrichtigt der Ordner diese Datei schon, wird keine zweite Regel hinzugefügt.

  • Wer sie abschalten kann

    Die Verwaltung einer Benachrichtigung kann für Personen oder Gruppen gesperrt werden: Die Betriebsordnung wird von niemandem «stummgeschaltet».

  • Externe markiert

    In der Liste sind Personen außerhalb der Organisation markiert: Bevor automatische E-Mails an eine externe Kanzlei rausgehen, sehen Sie es.

  • Upload-Checkliste

    «Anwesenheiten», «Spesenabrechnung», «Ärztliches Attest»: Wer hochlädt, ordnet die Datei dem erwarteten Dokument zu, und die Erinnerung weiß, was wem fehlt.

Häufige Fragen

Gilt die Kenntnisnahme als Nachweis?

Es ist eine ausdrückliche Erklärung, registriert mit Identität, Datum, Uhrzeit und Adresse, einsehbar in der Übersicht des Ordners und im Log. Für interne Ordnungen und Informationen ist das, was nötig ist; für die Unterzeichnung eines Vertrags gibt es kSign.

Erhält, wer nicht hochladen kann, trotzdem die Erinnerung?

Nein: Wer eine Zugriffsstufe ohne Upload hat, wird automatisch ausgeschlossen, und Files sagt es Ihnen beim Konfigurieren. Eine Erinnerung, die Unmögliches verlangt, geht nicht raus.

Kann ich eine Benachrichtigung beim Download meiner Dateien über öffentlichen Link erhalten?

Ja: Der Typ «Download» deckt auch die Zugriffe über Links und E-Mail-Freigaben ab, und Files schlägt die richtige Konfiguration vor, wenn Sie die Freigabe erstellen.

Die anderen Funktionen von Files

Bringen Sie die Dateien Ihres Unternehmens in die Cloud

Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Files Speichern und Teilen einfach und sicher macht.

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