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Erweiterung von Files

Entwurf, in Prüfung, genehmigt. Auf der Datei geschrieben, nicht im Namen.

«Vertrag_v3_FINAL_genehmigt.docx» ist ein schlecht geschriebener Statuspfad. Mit den Dokumentenpfaden hat jede Datei einen echten Status — Entwurf, In Prüfung, Genehmigt, Veröffentlicht — mit einem Abzeichen in der Liste, dem Verlauf, wer ihn wann geändert hat, und den Regeln: von wo man wohin kann, welcher Status die Änderungen sperrt, welcher abschließt.

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Der Pfad gehört dem Ordner, der Status der Datei

Ein Pfad ist eine geordnete Liste von Status mit ihren Regeln: ein Anfangsstatus, vorausgewählt, wenn Sie einer Datei einen Status zuweisen; für jeden die Status, zu denen man wechseln kann — oder freier Fluss, wenn Sie keine wählen; die sperrenden Status, in denen die Datei für alle Nur-Lesen wird, Administrator eingeschlossen, bis sie den Status wechselt; ein Endstatus, «Archiviert», der den Abschluss markiert. Der Pfad wird dem Ordner zugewiesen, die Dateien erben ihn; es gibt einen Standard pro Unternehmen und man erstellt weitere, auch durch Duplizieren der Systempfade. An jeden Status lässt sich eine E-Mail binden — automatisch, oder mit Bestätigung und Auswahl der Empfänger. Und mit der Erweiterung Genehmigung wird ein Status zum Tor: Ihn zu betreten, öffnet die Anfrage an die Prüfer, und bei der Entscheidung geht die Datei von selbst nach Genehmigt oder Nicht genehmigt.

So funktioniert es

  1. Zeichnen Sie den Pfad

    Einstellungen → Dokumentstatus: Status, Farben, Anfang, Übergänge, welche sperren, welcher final ist, welcher die E-Mail sendet. Oder duplizieren Sie den Systempfad und passen Sie ihn an.

  2. Weisen Sie ihn dem Ordner zu

    Rechtsklick → Automationen → Pfad: «Verträge» folgt «Entwurf → Prüfung → Genehmigt → Archiviert». Die Dateien darin erben ihn, mit dem Anfangsstatus bereit.

  3. Wechseln Sie den Status, und etwas passiert

    Aus dem Dateimenü: nur die vom aktuellen aus erreichbaren Status. In «Genehmigt» sperrt sich die Datei und die E-Mail geht raus; der Verlauf hält jeden Übergang mit wer und wann fest.

Der Status des Dokuments steht nicht im Dateinamen. Er steht im Dokument.

Was Sie tun können

  • Sperrende Status

    «Genehmigt» macht die Datei für alle Nur-Lesen, Administrator eingeschlossen: Niemand retuschiert ein genehmigtes Dokument, ohne es vorher in die Prüfung zurückzubringen.

  • Übergänge

    Von Entwurf geht es in die Prüfung, nicht nach Veröffentlicht. Definieren Sie keine Übergänge, ist der Fluss frei zu den folgenden Status.

  • E-Mail beim Wechsel

    Automatisch oder mit Bestätigung: Sie wählen die Empfänger, fügen eine Notiz hinzu, die in der Mail erscheint, können abbrechen.

  • Verlauf und Berechtigungen

    «Den Statusverlauf sehen» und «Dateien in frühere Status zurückbringen» sind eigene Berechtigungen in der Zugriffsstufe.

  • Mit automatischen Regeln und Genehmigung

    Eine Regel kann beim Hochladen einen Status setzen oder auf einen Statuswechsel reagieren; die Genehmigung verwandelt einen Status in eine Anfrage an die Prüfer.

Häufige Fragen

Braucht man die Genehmigung, um die Pfade zu nutzen?

Nein: Die Pfade funktionieren allein — Status, Sperren, E-Mails, Verlauf. Die Genehmigung fügt den Tor-Status hinzu, der das Ja eines Prüfers verlangt.

Kann eine Datei einen Status ohne Pfad auf dem Ordner haben?

Ja: Beim Zuweisen eines Status aus dem Dateimenü wählen Sie unter den verfügbaren Pfaden. Mit dem Pfad auf dem Ordner dagegen entstehen die Dateien schon mit dem Anfangsstatus.

Wer wechselt die Status?

Wer die Bearbeitungsberechtigung auf dem Ordner hat, innerhalb der erlaubten Übergänge. Zurückgehen ist eine eigene Berechtigung, um nicht versehentlich ein abgeschlossenes Dokument wieder zu öffnen.

Die anderen Funktionen von Files

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