Erweiterung von Files
«Ich brauche Ihre Bescheinigung bis Freitag.» Einmal gesagt, bis zur Lieferung nachverfolgt.
Die Anwesenheiten von zwölf Personen, der Ausweis vom neuen Mitarbeiter, der Bericht vom Berater. Eine Dateianfrage sagt wem, was, wo und bis wann; wer sie erhält, lädt in den richtigen Ordner hoch, und Sie sehen in einem Dashboard, wer geliefert hat, wer dabei ist, wer fehlt — ohne jemandem per E-Mail nachzulaufen.
Die Anfrage autorisiert die Lieferung
Eine Anfrage lebt auf einem Zielordner und hat einen oder mehrere Zugewiesene, Mitglieder von Files. Zwei Arten: eine Datei von jedem — vollständig, wenn alle hochgeladen haben — oder nur eine von der Gruppe — es reicht, dass einer liefert. Wer sie erhält, findet die Anfrage in der Seitenleiste «Meine Anfragen», landet direkt im Ordner und kann hochladen, auch wenn seine Zugriffsstufe das normalerweise nicht erlaubt: Die Anfrage autorisiert ihn, dort zu liefern, und nur dort. Frist mit Vorankündigung von null bis sieben Tagen, verspätete Lieferung erlaubt oder nicht — wiedereröffnen heißt nur, das Datum zu verschieben. Der Anfragende, oder wer die Anfragen auf dem Ordner verwaltet, erinnert, bricht ab, eröffnet wieder; nie ein Empfänger. Mit aktiver Genehmigung kann die gelieferte Datei sofort in den Fluss des Prüfers eintreten.
So funktioniert es
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Fragen Sie an
Rechtsklick auf den Ordner → Datei anfragen: was nötig ist, an wen, bis wann, eine Datei pro Person oder eine für alle, wen sonst bei der Lieferung benachrichtigen.
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Sie liefern
Benachrichtigung und E-Mail mit dem Link, der den richtigen Ordner öffnet und die Anfrage schon im Blick. Sie laden hoch, und die Anfrage markiert «geliefert» für sie.
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Sie sehen das Dashboard
Zu beginnen, in Bearbeitung, abgeschlossen: pro Anfrage und pro Person. Der Chip auf dem Ordner sagt, wie viele Anfragen noch offen sind; die Erinnerung geht von dort aus.
Wer geliefert hat und wer fehlt: ein Bildschirm, keine separate Excel-Tabelle.
Was Sie tun können
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Eine pro Person oder eine für alle
Die Anwesenheiten: jeder seine. Das Sitzungsprotokoll: Es reicht, dass einer es hochlädt.
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Autorisiert zum Hochladen
Ein Gast mit Nur-Lesen kann in den Ordner der Anfrage liefern. Files warnt Sie bei der Auswahl: «Die Anfrage wird sie trotzdem autorisieren».
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Frist und Verspätung
Vorankündigung bis sieben Tage vorher; verspätete Lieferung erlaubt oder nicht. Eine abgelaufene Anfrage wird durch Verschieben des Datums wiedereröffnet.
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Wer verwaltet
Der Anfragende und wer «Dateianfragen verwalten» auf dem Ordner hat: Er sieht auch die von anderen eröffneten, erinnert, bricht ab, eröffnet wieder. Nie die Empfänger.
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Mit der Genehmigung
«Bei der Lieferung tritt die Datei in den Genehmigungsfluss ein»: Die gelieferte Bescheinigung prüft der Verantwortliche, bevor sie gilt.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zum Link «Dokumentenanfrage»?
Der Link ist für die ohne Konto: ein öffentlicher Briefkasten. Die Dateianfrage ist für Mitglieder von Files: namentlich, mit Status pro Person, Frist und Dashboard. Für externe Kunden mit vielen Dokumenten gibt es Flow.
Kann der Empfänger in einen Ordner liefern, den er nicht sieht?
Die Anfrage öffnet ihm den Zielordner zum Liefern. Sie gibt ihm keinen Zugang zum Rest: Er sieht die Anfrage und den Ort zum Hochladen.
Und die wiederkehrenden Erinnerungen?
Für «jeden Monat die Anwesenheiten hochladen» gibt es die Upload-Erinnerungen der Ordnerbenachrichtigungen, mit der Checkliste der erwarteten Dokumente. Die Dateianfrage ist für eine bestimmte Lieferung, mit einer Frist.
Die anderen Funktionen von Files
Bringen Sie die Dateien Ihres Unternehmens in die Cloud
Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Files Speichern und Teilen einfach und sicher macht.
Alex