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Extensão do Files

Alguém diz que sim. E fica escrito quem, quando e a quê.

O orçamento antes de sair, o procedimento antes de o publicar, a ata antes de a arquivar: «Pedir aprovação» a um revisor — ou a vários, um após o outro. Na espera o ficheiro está congelado; o revisor aprova, ou rejeita escrevendo o que falta; se ninguém responder, o pedido expira sozinho após sete dias.

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A aprovar → Aprovado / Não aprovado

A aprovação funciona sozinha, sem percursos de estado: três permissões no nível de acesso — quem pode enviar para aprovação escolhendo um revisor; quem pode aprovar ou rejeitar pessoalmente sem que ninguém lho peça, a «assinatura direta» típica de administradores e gestores; quem pode desbloquear um ficheiro que ficou «A aprovar» anulando o pedido, por exemplo com o revisor de férias, sem decidir o resultado. O requerente pode retirar o seu pedido; o revisor pode ser lembrado. Cada pedido traz quem, o quê, porquê, quando expira, e termina com um resultado: aprovado, negado, expirado, anulado. Com os Percursos de documento, um estado do percurso torna-se o portão: entrar nele abre o pedido, e na decisão o ficheiro passa sozinho a Aprovado ou Não aprovado.

Como funciona

  1. Peça

    Botão direito → Pedir aprovação: escolhe o revisor, ou vários revisores por ordem — se um rejeitar, volta para si. Uma nota para quem decide, se for preciso. O ficheiro congela-se.

  2. O revisor decide

    Notificação e e-mail; na fila «Em espera» vê o ficheiro, quem o pediu e porquê. Aprova, ou rejeita escrevendo o que falta — e quem carregou lê-o.

  3. Resultado, e recomeça-se

    Aprovado: o ficheiro leva a marca e, com um percurso, muda de estado. Não aprovado: volta a ser editável com o motivo ao lado. Expirado após sete dias: sabe-o quem o tinha pedido.

«Aprovado» não é um e-mail. É um estado do ficheiro, com uma assinatura por baixo.

O que pode fazer

  • Congelado na espera

    Ninguém altera o ficheiro enquanto o revisor decide: o que aprova é o que viu.

  • Revisores em sequência

    Primeiro o responsável, depois a direção: aprovam um após o outro. Uma rejeição interrompe a cadeia e devolve o ficheiro a quem pediu.

  • Assinatura direta

    Quem tem a permissão aprova pessoalmente, sem esperar um pedido: «Está a assinar diretamente este documento».

  • Desbloqueio sem resultado

    Revisor ausente? Quem tem a permissão anula o pedido e o ficheiro volta a ser editável. O resultado, quando existir, continua a ser do revisor.

  • Fila e lembretes

    «Em espera» para o revisor, «Os meus pedidos» para quem pede, a contagem das pastas com pedidos abertos, o lembrete a um clique.

  • Com Pedido de ficheiros e Percursos

    Um ficheiro entregue a pedido pode passar pela aprovação; um estado do percurso pode abrir o pedido sozinho.

Perguntas frequentes

É preciso um espaço de trabalho?

Não: a aprovação a pedido funciona em qualquer pasta. O espaço de trabalho acrescenta as políticas — transferência, carregamento e eliminação com aprovação — que abrem pedidos sozinhas.

Que diferença há em relação à assinatura do kSign?

A aprovação é uma luz verde interna, rastreada no Files. A assinatura do kSign é uma assinatura eletrónica com valor legal no documento. Um contrato passa pela primeira e termina com a segunda.

A rejeição tem de ter um motivo?

Pode torná-lo obrigatório como comentário. Em qualquer caso o motivo, se escrito, chega a quem carregou, no thread do ficheiro.

As outras funcionalidades do Files

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