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Estensione di Files

Qualcuno dice sì. E resta scritto chi, quando e a cosa.

Il preventivo prima di uscire, la procedura prima di pubblicarla, il verbale prima di archiviarlo: «Richiedi approvazione» a un revisore — o a più, uno dopo l’altro. Nell’attesa il file è congelato; il revisore approva, o rifiuta scrivendo cosa manca; se nessuno risponde, la richiesta scade da sola dopo sette giorni.

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Da approvare → Approvato / Non approvato

L’approvazione funziona da sola, senza percorsi di stato: tre permessi nel livello di accesso — chi può mandare in approvazione scegliendo un revisore; chi può approvare o rifiutare di persona senza che nessuno glielo chieda, la «firma diretta» tipica di amministratori e gestori; chi può sbloccare un file rimasto «Da approvare» annullando la richiesta, per esempio con il revisore in ferie, senza decidere l’esito. Il richiedente può ritirare la propria richiesta; il revisore può essere sollecitato. Ogni richiesta porta chi, cosa, perché, quando scade, e finisce con un esito: approvata, negata, scaduta, annullata. Con i Percorsi documento, uno stato del percorso diventa il cancello: entrarci apre la richiesta, e alla decisione il file passa da solo in Approvato o Non approvato.

Come funziona

  1. Richiedi

    Tasto destro → Richiedi approvazione: scegli il revisore, o più revisori in ordine — se uno rifiuta, torna a te. Una nota per chi decide, se serve. Il file si congela.

  2. Il revisore decide

    Notifica ed email; nella coda «In attesa» vede il file, chi lo ha chiesto e perché. Approva, o rifiuta scrivendo cosa manca — e chi ha caricato lo legge.

  3. Esito, e si riparte

    Approvato: il file porta il segno e, con un percorso, cambia stato. Non approvato: torna modificabile con il motivo accanto. Scaduta dopo sette giorni: lo sa chi l’aveva chiesta.

«Approvato» non è un’email. È uno stato del file, con una firma sotto.

Cosa puoi fare

  • Congelato nell’attesa

    Nessuno modifica il file mentre il revisore decide: quello che approva è quello che ha visto.

  • Revisori in sequenza

    Prima il responsabile, poi la direzione: approvano uno dopo l’altro. Un rifiuto interrompe la catena e riporta il file a chi ha chiesto.

  • Firma diretta

    Chi ha il permesso approva di persona, senza aspettare una richiesta: «Stai firmando direttamente questo documento».

  • Sblocco senza esito

    Revisore assente? Chi ha il permesso annulla la richiesta e il file torna modificabile. L’esito, quando ci sarà, resta del revisore.

  • Coda e solleciti

    «In attesa» per il revisore, «Le mie richieste» per chi chiede, il conteggio delle cartelle con richieste aperte, il sollecito a un click.

  • Con Richiesta file e Percorsi

    Un file consegnato su richiesta può passare per l’approvazione; uno stato del percorso può aprire la richiesta da solo.

Domande frequenti

Serve un workspace?

No: l’approvazione su richiesta funziona su qualunque cartella. Il workspace aggiunge le policy — download, upload e cancellazione con approvazione — che aprono richieste da sole.

Che differenza c’è con la firma di kSign?

L’approvazione è un via libera interno, tracciato in Files. La firma di kSign è una firma elettronica con valore legale sul documento. Un contratto passa dalla prima e finisce con la seconda.

Il rifiuto deve avere un motivo?

Puoi renderlo obbligatorio come commento. In ogni caso il motivo, se scritto, arriva a chi ha caricato, nel thread del file.

Le altre funzionalità di Files

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