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Erweiterung von Files

Was hier drin passiert ist, der Reihe nach

Sie kommen aus dem Urlaub und der Kundenordner hat sich verändert: wer was hochgeladen hat, wer den Entwurf verschoben hat, wer mit der externen Kanzlei geteilt hat, wer genehmigt hat. Der Aktivitäten-Feed erzählt es der Reihe nach, pro Ordner oder für das ganze Archiv, mit Filtern nach Person und Aktionstyp — und einer Zusammenfassung per E-Mail, wenn Sie sie lieber morgens lesen.

Demo anfragen Überblick über Files

Wer was sieht, ohne leere Bildschirme

Das Privileg «Aktivitäten sehen» des Typs bestimmt den Umfang: nichts, die eigenen oder das ganze Archiv. Im Reiter eines Ordners jedoch gibt der Ordner selbst den Umfang vor: Wer ihn öffnen kann, darf wissen, was mit seinen Dokumenten passiert ist — sonst wäre der Reiter fast immer leer, und ein leerer Reiter liest sich nicht als «Sie haben keine Berechtigung», sondern als kaputt. Die Sicherheitsereignisse — wer wem Zugang gegeben oder entzogen hat — werden nicht erweitert: Sie bleiben für die, die sie schon im allgemeinen Register sehen, damit ein externer Kunde mit Zugang zu einem Ordner nicht die internen Berechtigungsbewegungen liest. Wer nicht zu einem internen Typ gehört, sieht die Autoren als Initialen, «L.J.» statt «Luca Jinni», überall: im Feed, in der E-Mail, in der Dateizeile.

So funktioniert es

  1. Öffnen Sie die Aktivitäten

    Aus der Seitenleiste für das ganze Archiv, oder aus dem Ordnerreiter für «was ist hier passiert». Der Zähler der Ungelesenen sagt, ob es etwas Neues gibt.

  2. Filtern

    Nach Person, nach Typ — Uploads, Freigaben, Genehmigungen, Status, Schutzmaßnahmen — nach Zeitraum. «Was hat die Kanzlei Bianchi im März getan» ist eine Frage mit Antwort.

  3. Erhalten Sie es per E-Mail

    Periodische Zusammenfassung: alles in einer Nachricht, oder eine pro Ordner oder Workspace. Wer nicht jeden Tag in Files ist, bleibt trotzdem auf dem Laufenden.

«Wer hat diese Datei angefasst?» hat eine Antwort, in zeitlicher Reihenfolge.

Was Sie tun können

  • Jede Aktion, im Klartext

    «Hat hochgeladen», «hat v2 wiederhergestellt», «hat die rechtliche Sperre gesetzt», «hat den Zeitstempel angefordert», «hat die Kenntnisnahme bestätigt»: Sätze, keine Codes.

  • Umfang pro Typ

    Keine Aktivität, nur die eigenen, das ganze Archiv: Das entscheidet der Administrator pro Typ. Der Ordnerreiter bleibt lesbar für den, der den Ordner öffnet.

  • Initialen für Externe

    Wer nicht zu einem internen Typ gehört, liest «S.C.», nicht «Sara Colombo». Dieselbe Regel gilt im Feed, in der E-Mail und beim Ersteller der Datei.

  • Sicherheit getrennt

    Die Ereignisse zu Berechtigungen bleiben im allgemeinen Register, für die, die es sehen. Der Kunde sieht die Dokumente sich bewegen, nicht die internen Zugänge.

  • Angegebene Aufbewahrung

    Von 30 Tagen bis 5 Jahre, pro Unternehmen eingestellt und in den Einstellungen sichtbar. Für Steuerberatungsstellen, Banken und Vermittler empfiehlt sich ein Jahr oder mehr.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zum Audit-Log?

Der Feed ist zum Arbeiten: lesbar, filterbar, mit Benachrichtigungen und Zusammenfassungen und einer Aufbewahrung in Tagen. Das Audit-Log ist für die Compliance: vollständig, mit Kopie auf unveränderlichem Speicher, Administratoren und Auditoren vorbehalten.

Erscheinen die Dateiöffnungen?

Ja, und mit der Erweiterung Öffnungen verfolgen werden sie zum Detail pro Person, Datum, IP und Modus auf den Ordnern, in denen Sie sie aktivieren.

Kann ich die Benachrichtigungen ausschalten, aber den Feed behalten?

Ja: Die Benachrichtigungseinstellungen — in der App, E-Mail, einzelne oder getrennte Zusammenfassung — sind pro Person. Der Feed bleibt gemäß Ihrem Umfang einsehbar.

Die anderen Funktionen von Files

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