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Erweiterung von Files

Wenn X passiert, falls Y, tu Z. Auch wenn Sie nicht da sind.

Jedes in «Angebote» hochgeladene PDF kommt mit Wasserzeichen und dem Label «Zu senden» heraus, und Marco erhält eine Benachrichtigung. Jede Datei, die in «Genehmigt» eintritt, wird nach «Veröffentlicht» kopiert. Die automatischen Regeln tun das von selbst, der Reihe nach, und schreiben ins Protokoll, was sie getan haben.

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Eine Regel pro Ordner: Ereignis, Bedingungen, Aktionen

Eine Regel lebt auf einem Ordner. Das Ereignis, das sie auslöst: eine Datei hochgeladen, geändert, umbenannt, eines davon, ein Statuswechsel, eine von allen abgeschlossene Kenntnisnahme. Die Bedingungen, alle oder mindestens eine: Dateityp — PDF, Word, Excel, Bild, Video… — Name enthält, wer hochgeladen hat, Dokumentstatus. Die Aktionen, ausgeführt in der Reihenfolge, in der Sie sie hinzufügen: In-App-Benachrichtigung, E-Mail an gewählte Empfänger, Status setzen, Labels zuweisen, Wasserzeichen anwenden — Text oder E-Mail des Betrachters —, Ablauf in N Tagen setzen, in einen anderen Ordner kopieren, als Nur-Lesen sperren. Hängt nicht von den Pfaden ab: Funktioniert allein mit den Basisfunktionen und den anderen aktiven Erweiterungen. Die Vorlagen speichern eine Reihe von Regeln und wenden sie auf einen anderen Ordner an, mit einem Assistenten, der nur die Lücken abfragt — welcher Status, welche Empfänger.

So funktioniert es

  1. Wählen Sie Ereignis und Ordner

    Rechtsklick → Automationen → Neue Regel: «wenn eine Datei in Angebote hochgeladen wird».

  2. Fügen Sie die Bedingungen hinzu

    «Wenn es ein PDF ist» und «wenn der Name „Angebot“ enthält». Files warnt Sie, wenn eine Aktion mit diesen Typen nie ausgeführt werden kann — das Wasserzeichen auf Videos zum Beispiel.

  3. Reihen Sie die Aktionen auf

    Wasserzeichen, Label «Zu senden», Benachrichtigung an Marco, Ablauf in 30 Tagen. Speichern, und von diesem Moment an läuft die Regel von selbst; das Ausführungsprotokoll sagt, was auf welcher Datei ausgelöst wurde.

Die Regel arbeitet auch, wenn Sie nicht verbunden sind. Das Protokoll sagt, was sie getan hat.

Was Sie tun können

  • Sechs Ereignisse

    Hochgeladen, geändert, umbenannt, eines der drei, Statuswechsel, Kenntnisnahme von allen Empfängern abgeschlossen.

  • Acht Aktionen

    Benachrichtigung, E-Mail, Status, Labels, Wasserzeichen, Ablauf, Kopie, Sperre. In Folge, in der Reihenfolge, die Sie wählen.

  • Sperren, die niemandem gehören

    Eine von einer Regel gesetzte Sperre ist nicht auf den Hochladenden ausgestellt: Nur wer die Regeln verwaltet, hebt sie auf. Files warnt, wenn eine Regel «geändert → sperren» jede weitere Änderung verhindern wird.

  • Vorlagen mit Assistent

    Speichern Sie die Regeln von «Angebote» als Vorlage und wenden Sie sie auf «Angebote 2027» an: Der Preflight listet, was fehlt — der Status, die Empfänger — und fragt danach.

  • Ausführungsprotokoll

    Welche Regel, auf welcher Datei, wann, mit welchem Ergebnis, Aktion für Aktion. Wenn etwas nicht passiert ist, sieht man warum.

  • Hält an, wo es soll

    Auf einem archivierten Ordner löst die Regel nicht aus; eine Datei im Tresor wird nicht angerührt. Die Regeln respektieren die Schutzmaßnahmen, umgehen sie nicht.

Häufige Fragen

Wer kann Regeln erstellen?

Wer die Berechtigung «Automatische Regeln verwalten» auf dem Ordner hat. Die Aktionen der Regel gelten für alle ankommenden Dateien, von wem auch immer.

Können die Regeln Dateien verschieben?

Sie kopieren in einen anderen Ordner; das Verschieben würde ändern, wer die Datei sieht, ohne dass jemand es entscheidet. Um ein Archiv neu zu ordnen, gibt es die automatische Umstrukturierung, mit der Auswirkung auf die Berechtigungen in der Vorschau.

Braucht man die Dokumentenpfade?

Nein. Ohne Pfade bleiben die Upload-Ereignisse und die Aktionen, die nicht die Status betreffen. Mit den Pfaden kommen das Ereignis «Statuswechsel», die Bedingung auf den Status und die Aktion «Status setzen» hinzu.

Die anderen Funktionen von Files

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